La etiqueta empresarial: la carta de presentación ante otros profesionales
El objetivo del protocolo empresarial tal y como explica Carmen Cuadrado Pérez en su libro “Protocolo en las relaciones internacionales de la empresa y los negocios”, es “reforzar una determinada imagen que a la empresa con tanto esfuerzo le ha costado construir” (p. 35)Dicho protocolo incluye una serie de normas básicas que se deben poner en práctica para lograr transmitir una imagen adecuada al cliente en potencia. Éstas te abrirán las puertas para plantear propuestas que serán bien recibidas y consideradas.
Tres de los aspectos que se deben observar si quieres mantener la etiqueta empresarial: la forma en la que te presentas, el contexto del interlocutor y las fórmulas de cortesía que utilizan. Si realizas una pequeña investigación sobre estos tres aspectos causarás una buena impresión.
Piensa en el contexto de tu interlocutor
Aunque parece algo sencillo, es muy importante tener en cuenta el contexto de la persona con la que estás haciendo negocios. Desde la zona horaria en la que se encuentran, hasta a qué horas o en qué épocas del año es más conveniente contactar para mantener una reunión.
Se debe tener especial cuidado en el uso de determinadas palabras en algunos contextos, pues incluso dentro de hablantes de la misma lengua, las diferentes regiones tienen particularidades que deben ser consideradas para evitar caer en algún malentendido que pueda truncar una venta.
Investigar sobre los usos del lenguaje en distintas culturas
El uso del lenguaje es muy importante. Por ejemplo: en Venezuela la palabra “cartuchera” se utiliza para referirse a un estuche para guardar lápices, gomas de borrar, sacapuntas y otros pequeños objetos relacionados. En España, este objeto se llama “estuche”. Si tú quieres vender ese producto en alguno de los dos países debes pensar en cuál es el término adecuado para que tu posible cliente entienda lo que le estás vendiendo. Este pequeño ejemplo se puede aplicar a grandes ventas y a situaciones en las que se necesita tener en consideración las particularidades propias de cada región y el uso que dan a las palabras y a determinadas frases. De este modo se podrían evitar grandes confusiones y además, al pensar en la forma de expresión de tu interlocutor le demostrarás interés y ganarás una mejor reputación, factor clave a la hora de hacer negocios y que determina el éxito de una empresa.Las fórmulas de cortesía varían drásticamente entre un país y otro
La forma de escribir un email, de saludar o incluso de mirar a tu interlocutor puede variar mucho de un país a otro. Desde lugares en los que se debe dar siempre la mano para saludar, a otros en los que se debe hacer una inclinación para saludar de forma respetuosa a los demás, las costumbres que se utilizan en cada región pueden variar tanto que un gesto que es muy bien recibido en un sitio, puede ser una ofensa grave en otro. Es muy importante recabar información respecto a las costumbres y a las fórmulas de cortesía de cada país para asegurarte de que cada vez que te diriges a un cliente lo haces de la forma más profesional y respetuosa posible.Estas recomendaciones son algunas de las que se deben analizar para que tu carta de presentación sea bien vista por otros profesionales que residen en lugares con unas costumbres y una cultura diferentes a la tuya. La primera impresión es fundamental, por lo que debes estudiar bien estos detalles para causar la mejor impresión a tus posibles clientes.
