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Como contabilizar y/o facturar gastos anticipados

Buenas tardes,

he mirado y no he visto nada de esto por ahi, igual es que no he mirado demasiado bien.

Resulta que colaboro con una empresa Italiana, la cual hace varias gestiones en España para lo que contactan conmigo.
El caso es que yo soy de Valencia y estas gestiones se deben de hacer en Madrid, por lo que la empresa me ha adelantado casi una cantidad de dinero que cubre los gastos del hotel, mis dietas, transporte y tasas de las gestiones pertinentes, o sea, solo de los gastos de viaje.

Mi pregunta es: ¿Como contabilizo eso?

- Por un lado, tengo el ingreso que me han hecho. ¿Hago factura de esto?
- ¿Como contabilizo los gastos? Lo digo porque serán muchos tickets, facturas y pagos de tasas...además que ellos las quieren para comprobar los gastos
- Si sobra algo y lo tengo que devolver, ¿me tienen que hacer una factura?

Muchas gracias.

gastos-anticipados, reembolso