Modelo de factura proforma para rellenar en Excel con ejemplo

¿Qué es una factura proforma? 

Es un documento en el que un proveedor o vendedor facilita al comprador interesado toda la información relativa a la operación a realizar.

Equivale, por tanto, a un presupuesto u oferta comercial.

La factura proforma generalmente adopta el formato y las características de una factura normal, incluyendo todos los campos necesarios: fecha de emisión, datos de identificación y fiscales de ambas partes, descripción detallada de la operación o mercancía, precios, impuestos aplicables y condiciones de entrega y de pago.

Debe precisarse claramente en el documento que se trata de una factura proforma y normalmente no va numerada ni firmada.

Su validez legal vendrá cuando sea aceptada y dé lugar a un contrato de compra venta y a una factura real normal.

La factura proforma no conlleva ninguna obligación contable, fiscal o de pago.

Ejemplo de factura proforma

Aquí tienes un ejemplo de factura proforma para rellenar y en excel.

¿Cuándo se utiliza una factura proforma?

Los casos más habituales son en operaciones de comercio exterior para declarar el valor de una mercancía en aduanas o para documentar el envío de mercancía sin valor comercial, como por ejemplo una muestra de producto, así como en proyectos de emprendedores interesados en una subvención o crédito, que aportan facturas proforma como complemento a su plan de empresa para justificar las inversiones a realizar.

¿En qué consiste esta plantilla modelo de factura proforma?

Este modelo de factura proforma en Excel incluye una sencilla plantilla elaborada por Infoautónomos.

Te permitirá hacer rápidamente las facturas proforma que necesites.

Incluye todos los campos necesarios, tan sólo tendrás que personalizar los datos de tu cliente, los de tu negocio, los del trabajo presupuestado, los impuestos a aplicar y los de la fórmula de pago.

Como información complementaria te recomendamos nuestro artículo “Cómo hacer una factura”.

Esta plantilla de presupuestos es un modelo que puede ser una opción válida para tus inicios como autónomo, pero te recomendamos que también valores la posibilidad de trabajar con un software de facturación como el que tienes a tu disposición y de forma completamente gratuita en Infoautónomos.

Esta solución profesional, muy sencilla de utilizar, te permitirá emitir presupuestos, facturas y llevar un rápido y adecuado control de presupuestación, facturación y cobros.

¿Qué diferencia hay entre una factura proforma y una factura ordinaria?

La principal diferencia entre una factura proforma y una factura ordinaria radica en su propósito y efectos legales:

1. Factura Proforma:
   • Propósito: Es un documento preliminar que se utiliza para informar al cliente sobre el detalle de una posible venta o servicio. Se presenta antes de que se realice la transacción final.
   • Legalidad: No tiene valor legal en términos de contabilidad o fiscalidad. Es solo una estimación o presupuesto de lo que podría ser una factura ordinaria.
   • Uso común: Se utiliza principalmente en transacciones internacionales o cuando se requiere una cotización formal para la aprobación del cliente antes de emitir la factura real.
2. Factura Ordinaria:
   • Propósito: Es el documento oficial que se emite una vez realizada la transacción. Detalla el precio final de los productos o servicios entregados.
   • Legalidad: Tiene efectos legales y fiscales. Es obligatoria para efectos de contabilidad, declaración de impuestos y auditorías.
   • Uso común: Se emite una vez que se ha entregado el producto o servicio y se requiere para justificar la transacción ante las autoridades fiscales.

En resumen, la factura proforma es una estimación previa y no tiene valor fiscal, mientras que la factura ordinaria es un documento final que tiene plena validez legal y tributaria.

¿Y en qué se diferencian a simple vista?

A simple vista, las diferencias entre una factura proforma y una factura ordinaria suelen ser:

1. Título del Documento:
   • Factura Proforma: En general, se especifica claramente en el encabezado que es una "Factura Proforma". Esto deja claro que no es una factura real.
   • Factura Ordinaria: El encabezado simplemente dirá "Factura", sin la palabra "proforma" o "preliminar".
2. Número de Factura:
   • Factura Proforma: A menudo no lleva un número de factura oficial o, si lo tiene, no es parte de la secuencia numérica estándar utilizada para las facturas reales. En algunos casos puede usar un número de referencia o un número especial.
   • Factura Ordinaria: Siempre tiene un número de factura único y secuencial que cumple con los requisitos fiscales y contables.
3. Información sobre el Pago:
   • Factura Proforma: Generalmente no incluye un vencimiento o un estado de pago, ya que no es un documento de cobro oficial.
   • Factura Ordinaria: Suele indicar claramente el monto total a pagar, las condiciones de pago, y la fecha de vencimiento del pago.
4. Indicaciones Legales y Fiscales:
   • Factura Proforma: No contiene detalles legales como los impuestos aplicables, ya que no es válida fiscalmente. No tiene IVA desglosado (si es el caso).
   • Factura Ordinaria: Debe incluir información fiscal relevante, como el desglose del IVA (o el impuesto correspondiente), y cumplir con los requisitos legales de facturación.
5. Enfoque en la Entidad:
   • Factura Proforma: Puede incluir un mensaje indicando que se trata de una estimación y que no tiene validez fiscal ni contable.
   • Factura Ordinaria: En general, no presenta ninguna aclaración de este tipo porque ya tiene validez oficial y es utilizada para efectos fiscales y de pago.

¿Cómo conseguir esta plantilla de modelo de factura proforma?

Para descargar esta plantilla debes suscribirte aquí.