- Qué es una factura
- Cómo hacer una factura
- Cuándo emitir una factura
- Ejemplo de factura
- Cuál es el plazo para remitir una factura
- La factura simplificada y el ticket
- La factura electrónica
- Duplicado de factura
- Tipos de Factura

1. Qué es una factura
Empecemos por lo básico, dar respuesta a la pregunta ¿qué es una factura? Una factura es un documento de carácter mercantil que recoge la información relativa a una transacción o compra venta de bienes o servicios.2. Cómo hacer una factura
El sistema tradicional era la factura en papel que se remitía por correo postal o se entregaba en el establecimiento al cliente, muchas veces se trataba de facturas hechas a mano sobre un libro en papel de facturas.Probar gratis software online de facturación
Te decidas por lo que decidas, no influirá en el contenido de la propia factura. Y es que cada factura debe incluir todos y cada uno de los datos que te enumero a continuación:Elementos a incluir al hacer una factura:
- Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa. Pueden existir series separadas en los siguientes casos: varios establecimientos, operaciones de distinta naturaleza o facturas rectificativas. Normalmente se inicia una serie nueva para cada año.
- La fecha de su expedición.
- Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
- Número de identificación fiscal atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.
- Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
- Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto, es decir, el importe total de la contraprestación, correspondiente a aquéllas y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
- El tipo impositivo del IVA y del recargo de equivalencia si procede, así como el porcentaje de retención en el IRPF igualmente si es que procede, como ocurre con los profesionales autónomos que pueden aplicar retenciones del 5% y 7%.
- La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá indicarse por separado.
- El importe total a pagar.
- La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
3. Cuándo emitir una factura
No solo se trata de saber cómo hacer una factura sino de conocer cuando estás obligado a ello. Como empresario o profesional autónomo tienes la obligación a expedir y entregar factura, u otros justificantes, por las operaciones que realizas durante tu actividad. No olvides que siempre tienes que conservar una copia del documento que entregues. Es decir, debes estar dado de alta en Hacienda para emitir facturas. También estás obligado a conservar todas las facturas que recibas de otros empresarios o profesionales. Es obligatorio que en la entrega de bienes y en la prestación de servicios emitas y conserves las facturas en las que se recojan las operaciones del IVA que conlleva tu actividad (la obligatoriedad se extiende también a aquellas que no están sujetas al impuesto y las sujetas pero exentas) e igualmente si te acoges a un régimen especial de IVA. Ahora bien, en algunos regímenes especiales de IVA, en principio no es necesario emitir facturas, dando lugar a las siguientes excepciones que afectan fundamentalmente a las operaciones con particulares:- Son operaciones exentas de IVA. (No confundir con operaciones no sujetas a IVA)
- Las realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial del recargo de equivalencia.
- Las realizadas por empresarios o profesionales en régimen simplificado del IVA, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos.
- Las realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.
4. Ejemplo de factura
Pongamos un ejemplo de factura. Un profesional autónomo se dedica a prestar servicios de mantenimiento informático y hace una factura a una empresa. La fecha de realización del trabajo es la misma fecha de emisión y cobro de la factura. El coste de la factura se construye a partir del precio unitario de hora trabajada. Al importe bruto de su trabajo se suma el 21% del IVA y se resta la retención de IRPF si procede, en este caso al tratarse de un profesional autónomo procede aplicar una retención del 15%. La liquidación del IVA de la factura le corresponde al trabajador autónomo y la retención del IRPF le corresponde a la empresa destinataria de la factura. La factura sería la siguiente:
5. Cuál es el plazo para remitir una factura
Las facturas o documentos sustitutivos deberán ser expedidos en el momento de realizarse la operación. No obstante, cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal deberán expedirse dentro del plazo de un mes contado a partir del citado momento. En todo caso, las facturas o documentos sustitutivos deberán ser expedidos antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.6. La factura simplificada y el ticket
Desde la entrada en vigor del Reglamento de Facturación actualmente vigente, la factura simplificada sustituyó al ticket que hasta entonces se admitía en operaciones de hasta 3.000 euros IVA incluido en actividades como la venta al por menor, la hostelería o el transporte de personas (taxis) entre otras. Desde ese momento los autónomos pueden emitir facturas simplificadas en operaciones de hasta 400 euros IVA incluido. Te recomendamos nuestro artículo específico donde puedes ver cómo hacer una factura simplificada, cuando aplicarla y los contenidos a incluir.7. La factura electrónica
Hace tiempo que está claro que la factura electrónica es el modelo de factura imperante, desplazando definitivamente a la factura en papel y a la factura en excel o word. De hecho, el reglamento de facturación otorga el mismo tratamiento a la factura electrónica que a la factura en papel. Además, es obligatorio que los proveedores de la Administración Pública y de las grandes empresas las utilicen. Te recomendamos nuestro artículo específico sobre la factura electrónica, donde analizamos sus características y funcionamiento.8. Duplicado de factura
En principio sólo puedes expedir un original de cada factura o documento sustitutivo. Pero se permite hacer duplicados, en los que deberá constar la expresión “duplicado” que tendrán la misma eficacia que la factura o documento sustitutivo original, en dos casos:- Cuando en una misma entrega de bienes o prestación de servicios concurriesen varios destinatarios. En este caso, deberá consignarse en el original y en cada uno de los duplicados la porción de base imponible y de cuota repercutida a cada uno de ellos.
- En los supuestos de pérdida del original por cualquier causa.