A menudo, cuando pensamos en una oficina, nos imaginamos los muros, una iluminación adecuada y algunos servicios como línea telefónica, la luz o el agua. Sin embargo, no pensamos tanto en el equipamiento, un aspecto que resulta imprescindible para conseguir un ambiente de trabajo adecuado que favorezca la realización de las tareas en un ambiente laboral favorable.
El lugar dónde se desarrolla la actividad es imprescindible lograr un buen desempeño y el hecho de conseguir un ambiente óptimo va a impactar directamente en la economía de la empresa.
Por esta razón, hay que ser precisamente muy cuidadoso a la hora de elegir y diseñar el espacio de trabajo, ya que será determinante en la realización eficiente de las tareas por parte de los trabajadores.
Consejos para tomar una decisión acerca del espacio y diseño
- Defina el presupuesto. Una de las principales variables será el gasto que estamos dispuestos a destinar a nuestro lugar de trabajo. De esto dependerá tener mayor o menor margen de maniobra a la hora de diseñar el espacio de trabajo y tomar decisiones acerca de cualquier cambio o modificación.
- Las características físicas del inmueble: El diseño arquitectónico también influirá en gran medida a la hora de diseñar el espacio de trabajo. De forma que tanto el área disponible como su distribución deberán permitir el correcto desempeño de las actividades. Las características físicas del inmueble también influirán en el caso de que en el futuro sea necesario añadir nuevos espacios o crear distintos diseños de oficina, lo que permite ampliar el margen de maniobra en caso de que surjan nuevas necesidades.
- Una de las cosas a tener muy en cuenta en el diseño es contar con espacios que permitan la interacción de los trabajadores basándonos en un análisis sobre las condiciones laborales de seguridad, salud y confort. Contar con el mobiliario de oficina adecuado es imprescindible para poder aprovechar correctamente todos los espacios y permitir el correcto desarrollo de las tareas asignadas.
- El diseño de la oficina no se tiene que ver como un gasto sino como una inversión. Hay que tener en cuenta que un ambiente laboral adecuado favorece la efectividad de los equipos de trabajo.
- Por otra parte, la oficina perfecta debe tener espacio suficiente para albergar los puestos de los trabajo de los trabajadores y, para eso, es necesario realizar un análisis detallado de las necesidades presentes, pero también de las futuras. Además, hay que tener en cuenta qué número de personas que se va a recibir habitualmente para poder ofrecer en todo momento una buena experiencia de cliente durante la estancia en la empresa. Los requerimientos de mobiliario, es decir, equipos informáticos, electrónicos y demás material, también marcarán en gran medida las necesidades de espacio para poder desempeñar las tareas con garantía.
- Otro de los factores fundamentales es la ubicación de la misma. Es de vital importancia definir si la oficina va a configurarse como un punto de encuentro frecuente entre empresa y cliente, por lo que se debe prestar una especial atención a este punto y situar nuestro “centro de operaciones” en un lugar adecuado a éstas circunstancias.
- Por supuesto, la accesibilidad es clave. Nuestra ubicación ha de contar con un fácil acceso, por lo que hay que tener en cuenta la red de comunicaciones con la que cuenta la zona en la que vayamos a fijar nuestra sede, prestando especial atención a los servicios de transporte público, si se trata de una zona céntrica o si está localizada en un parque empresarial o cerca de otras empresas y negocios del sector.
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