Si lo prefireres puedes escuchar este artículo sobre el proceso de outsourcing o externalización de la pyme aquí:
Las pymes son una importante fuente de empleo en nuestro país.
Dos de cada tres trabajos creados en España se han generado en pymes, según los últimos informes de la Confederación española de la Pequeña y Mediana Empresa (CEPYME). A nivel europeo este tipo de sociedad representa el 99% del total de las empresas y proporciona el 67% de los puestos de trabajo en Europa.
Este comportamiento crece cada año algo que responde a varios factores. Sin duda la valentía de los emprendedores está a la cabeza, pero también la externalización, la internacionalización y la diversificación de los canales de financiación ha supuesto un paño caliente para los empresarios.
Y es que los mercados extranjeros se han convertido en una apuesta segura para las PYMES. Y la aplicación de las nuevas tecnologías a todo tipo de negocio se ha convertido en fundamental.
En medio de este proceso de transformación en las formas de trabajo de las pymes, el outsourcing está cada vez más asentado. Una estrategia de negocio que ahorra costes, aumenta la productividad y profesionaliza determinados aspectos de la producción del negocio.
Ventajas del outsourcing o la externalización de la pyme
Se conoce por outsourcing el proceso de externalización de determinados servicios o procesos dentro de una empresa.
Básicamente se trata de una estrategia empresarial mediante la que se contratan determinados aspectos del negocio a otras empresas profesionales aprovechando sus conocimientos y tecnología, en pos del beneficio del negocio propio.
Se trata de un proceso que tiene múltiples ventajas, también algunos inconvenientes que veremos más adelante, que debes analizar antes de dar el salto.
Podemos enumerar como ventajas del outsourcing o externacionalización:
Aprovechar los conocimientos expertos de otros profesionales en materias en las que uno mismo carece de formación
Es decir, si dentro del servicio o producto que desarrollas hay aspectos del negocio que no controlas o a los que no eres capaz de sacar partido, es una buena estrategia contratar a otro que sí sepa cómo rentabilizar ese aspecto de tu empresa.
Normalmente suelen externalizarse servicios de administración, recursos humanos, informáticos, asesoría… No es lógico, por ejemplo, que si no sabes montar la página web de tu empresa pierdas tiempo y esfuerzo en intentarlo. Lo mejor es contratar a un diseñador web y mientras tú te dediques a otros aspectos del negocio.
Ahorro de costes
El tiempo es dinero y, por la misma cuestión que la ventaja anterior, todo el tiempo que pierdas en algo que tú no sabes afrontar te está saliendo caro porque lo estás perdiendo en otras funciones que sí deberías estar desarrollando para rentabilizar tu negocio.
Lo mismo que si dedicas recursos de tu empresa a una faceta de la misma que es imposible afrontar desde dentro.
Piénsalo, qué es más barato ¿delegar en un asesor fiscal todo lo que tiene que ver con las obligaciones fiscales y contables de tu negocio, que además es conocedor de todos los cambios, novedades, bonificaciones, deducciones… o aprender tú de fiscalidad y contabilidad para intentar llevar el papeleo de tu pyme? O, siguiendo el ejemplo anterior ¿es mejor contratar a un diseñador web o aprender tu programación HTML?
Optimización y eficiencia del negocio
Si quitas lastre en aquellas tareas que no sabes afrontar, dedicarás tiempo y recursos a lo que realmente sabes hacer bien y te hace diferente del resto.
Deja que los expertos en que aquello que hayas delegado afronten los problemas que vayan surgiendo. Además, serán conocedores de todas las novedades que afecten a tu negocio y aportarán rapidez a la hora de implementarlas y solucionar las posibles crisis que sobrevengan.
Este optimizará tu sistema de negocio y le aportará eficiencia.
Ventaja competitiva
Sin duda, de todo ello conseguirás una ventaja competitiva.
Tal y como está configurado el mercado hoy la diferenciación es básica para arañar cuota.
El outsourcing no sirve solo para ahorrar en costes sino también añadir valor a una empresa. Externalizando determinados servicios consigues la especialización de los proveedores y, a la vez, que la empresa se centre en aquello que la hace diferente y se considera pilar básico de la misma ofreciéndote una ventaja frente a tus competidores.
Qué se puede externalizar (qué no) y cuándo
Lo normal es que externalices los servicios “secundarios” de tu empresa entendiendo por tal los administrativos: facturación, fiscalidad y contabilidad, seguridad, limpieza, protección de datos…
También los de producción como la logística o la tecnología, y/o los del área comercial como el telemarketing y los servicios de promoción o comercialización.
Pero es básico saber qué NO deberías externalizar nunca.
No referimos a las actividades medulares de la empresa, también llamadas, “core activities”, aquellas que te diferencian y que definen, groso modo, tu propio negocio.
En un ejemplo básico, no es lógico que si te dedicas a fabricar teléfonos móviles externalices tu departamento de I+D+i (Investigación, Desarrollo e innovación) porque estarás desvelando a terceros, ajenos a tu empresa, tus patentes, tu propiedad intelectual e industrial y, por tanto, aquello que te hace diferente.
Y no es que no se pueda externalizar la producción, pero hay que hacerla solo en caso de que el producto que vendes ya esté maduro y suficientemente implementado en el mercado.
Siguiendo el mismo ejemplo de antes, podrás dejar la producción a otra empresa de determinadas piezas o del propio dispositivo móvil a un proveedor cuando éste sea un producto reconocible en el mercado y tú ya estés trabajando en nuevos modelos.
En otro ejemplo, más sencillo, si te dedicas a la fabricación de tartas puedes externalizar la logística del reparto, pero no tendría sentido dar la receta a un tercero para que la hiciera, porque estarías “regalando” tu modelo de negocio.
Ahora bien, si esa tarta ya es conocida y la receta ya es pública, no importará que una fábrica de pasteles la haga por ti para tu empresa permitiéndote que tú te dediques a innovar y buscar nuevas recetas que mantengan tu éxito, o te lleven al mismo.
Desventajas del outsourcing o la externalización de la pyme
Pero no todo van a ser ventajas dentro del proceso de externalización u outsourcing.
Hay que tener en cuenta determinadas circunstancias antes de dar el paso:
Hay que pensar muy bien si la externalización te ayudará a ahorrar costes o encarecerá tu producto
Piensa que, a lo mejor, estás pensando externalizar algo que, con una formación específica, puede hacer alguien de tu equipo. Hablamos sobre todo de producciones que se alargan en el tiempo y que no precisan de demasiada especialización.
Siguiendo el ejemplo de la fabricación de móviles, puedes encargar la fabricación de determinada pieza a una empresa externa o formar a X personas dentro de tu equipo para que la fabriquen de manera interna. ¿Qué te saldría más caro? ¿Formar a alguien de tu equipo, comprar la materia para realizar la pieza, invertir en maquinaria…? ¿O pedir a otra empresa que la haga por ti despreocupándote de todo el proceso?
Debes echar cuentas antes de tomar una decisión.
Ten cuidado con los datos
El Reglamento europeo de Protección de Datos y la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos y garantía de los derechos digitales son muy estrictas con respecto a los datos que se manejan en la empresa y contempla importantes sanciones si hay fugas de los mismos.
Piensa que, si externalizas determinados servicios (como el administrativo), irremediablemente, tendrás que ceder esa información considera sensible por parte de la normativa comunitaria.
Hay que tener mucho cuidado con el proveedor a quien transfieres esta información sensible.
Vínculo con el proveedor
Externalizar puede ser bastante tedioso. Tienes que conseguir que la empresa en la que delegas parte de tu producción sea casi una extensión de tu propia empresa.
Al principio puede ser complicado y dar quebraderos de cabeza. Piensa que si, finalmente no te gusta un proveedor, podrás recurrir a otros, pero siempre es complicado hacer ver a otro lo que quieres implementar.
Por ejemplo, si encargas a alguien la imagen de marca, la empresa de marketing elegida para esta tarea tendrá que conocer muy bien cómo sois por dentro y cómo trabajáis, si no será imposible que haga bien su trabajo y ese es un proceso que puede alargarse en el tiempo hasta conseguir que el vínculo sea productivo.
No tendrás las cosas al instante
Es altamente probable que la empresa que contrates para determinada fase de la producción de tu producto no trabaje en exclusiva para ti. Lo normal es que sea proveedora de más empresas por lo que la inmediatez no está garantizada.
Así que piensa que, por norma, tus tiempos serán más dilatados que si haces todas las fases de la producción de manera interna.
Aún con los inconvenientes o desventajas planteados el outsourcing es un proceso muy recomendable para casi la totalidad de las pymes.
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