Kanban actualmente es una de las distintas metodologías ágiles que sirve para gestionar las tareas de trabajo dentro de una organización o empresa. El origen de este término procede del japonés, en el que Kan significa visual y Ban tarjeta.
Es decir, a modo de resumen muy escueto y simple, Kanban es la aplicación de tarjetas o Post-Its en el que se marcan las tareas del trabajo, quién las ejecuta y el plazo de tiempo calculado para terminarlo.
Antes era un sistema de producción más, que destacaba por su efectividad y eficiencia. Se instauró en los procesos de producción de Toyota, en las que usaban tarjetas para conocer el material necesario dentro de la cadena.
La gran ventaja de esta metodología es que es muy sencilla de aplicar y aprender por parte de todo el equipo de trabajo. Además, al ser una técnica eminentemente visual, es muy fácil mantener un control sobre la evolución del proyecto y las distintas tareas.
Qué le ofrece Kanban a tu negocio en realidad
Al incluirse dentro de las metodologías ágiles se trata de una manera de trabajar en equipo que permite aumentar la productividad y la eficiencia del desarrollo de los proyectos. La metodología Kanban se define a partir de los siguientes principios:
- Por un lado se antepone la calidad a la cantidad. En este caso lo esencial es que ha de salir bien, sin margen de error. La calidad final del producto ha de estar garantizada, pues el deber corregirlo o arreglarlo es más costoso.
- La priorización de la productividad y la eficacia. Bajo el conocido como Principio YAGNI que se basa en hacer o priorizar únicamente lo imprescindible para que todo salga bien. Los elementos superficiales quedan reducidos a la mínima expresión.
- Mejorar continuamente es otro principio de Kanban, no es solamente un método de gestión sino una forma de mejorar los proyectos durante su desarrollo.
- La capacidad de adaptación y la flexibilidad de esta metodología es importante, permite priorizar tareas según las necesidades productivas del momento.
Cómo se implementa
Kanban es un tablero de tareas que sirve para organizar todo el trabajo con los principios comentados anteriormente y que ha de permitir ofrecer un ritmo de ejecución sostenible. Pero para aplicarlo correctamente conviene conocer algunos aspectos como el flujo de trabajo de proyectos, la visualización de fases del ciclo de producción, el lema Stop Starting, start finishing y el control de flujo.
Primero de todo debemos crear un tablero en el que cada columna representará el estado de las tareas (Ejecución, hecho, testeando, pendiente,…) y definirá el flujo de trabajo del proyecto.
Una de las diferencias con el método Scrum es que las tarjetas (tareas) se van desplazando columna por columna hasta que se haya terminado mientras que las nuevas labores se van acumulando al comienzo.
La visualización de las fases del ciclo de producción se basa en el desarrollo incremental y con el trabajo dividido en distintas partes para agilizar todo el proceso.
A nivel de implementación cada tarea concreta es un post-it pegado en el tablero que todos pueden ver fácilmente, con la información imprescindible (responsables, descripción básica y duración estimada). En algunos casos incluso se pueden añadir fotos para la asignación de trabajo.
Stop Starting, start finishing
La prioridad dentro del sistema Kanban es terminar el trabajo en curso antes de empezar con otras tareas. Las labores vigentes han de estar limitadas, no puede haber más de x actividades en cada fase y antes de empezar un trabajo hay que terminar el anterior. De este modo se consigue solucionar el bajo ratio de finalización que sufren muchas empresas.
Uno de los factores que definen o diferencian la metodología Kanban en comparación a otras (Scrum, XP Programming, etc.) es que ésta no se aplica a un solo proyecto, sino que mezcla tareas y proyectos. El objetivo en este caso es mantener un flujo de trabajo constante, mantener en cola las tareas para ser desarrolladas y no tener que interrumpir al trabajador en cada momento.
Las ventajas de Kanban
Kanban es una metodología que permite ofrecer entregas en cualquier instante y cambiar el orden de prioridades al momento. Aspecto muy adecuado para las empresas que necesiten flexibilidad tanto en el seguimiento de las tareas como en la supervisión del trabajo del resto del equipo.
Kanban es una de las metodologías ágiles con las que se organizan los proyectos y las tareas en cualquier empresa. Puedes aprender más y ser un experto en la materia con el Postgrado en Agile Project&Product Management que ofrece IEBS ¡Hazte ágil!
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