En este artículo te vamos a explicar:
- Qué son los libros contables obligatorios
- Cómo llevar los libros contables
- Libros contables en formato digital
- Libros contables del autónomo según su régimen fiscal
- Obligación de mostrar los libros contables
- Sanciones por no llevar la contabilidad
1. Qué son los libros contables obligatorios
Todos los autónomos estáis obligados a llevar una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad que desarrolláis.
Esto permite el seguimiento cronológico de tus operaciones y sirve para poder elaborar balances e inventarios de la evolución de tu negocio. Los libros contables obligatorios son los archivos o documentos donde tenéis que recopilar toda esa información financiera y económica de manera periódica.
Si tributas en Estimación directa normal, además, tienes la posibilidad de legalizar tus libros presentándolos en el Registro Mercantil donde la empresa tenga su domicilio, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social. También puedes realizar este proceso de manera telemática entrando en la página web del Registro que te corresponda y siguiendo los pasos indicados.
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2. Cómo llevar los libros contables
Claro el concepto, debes saber que todos los libros contables tienen que ser llevados con claridad y por orden de fechas. Nuestro anacrónico Código de Comercio (fechado el 16 de octubre de 1885) añade “sin espacios en blanco, ni tachaduras” algo que, obviamente, hoy en día no tiene mucho sentido, pero que, para que te sitúes, apuntamos aquí.
Si incurres en error, inmediatamente tienes que hacer una aclaración donde se advierta del equívoco o la omisión. Además, no están aceptadas las abreviaturas ni los símbolos que no estén admitidos por la propia práctica mercantil.
Y ¡atento! ten mucho cuidado con su mantenimiento porque todos los libros y documentos deben ser conservados durante, al menos, cuatro ejercicios fiscales en los que Hacienda podrá inspeccionarlos.
Y, a efectos mercantiles, debes guardarlos 6 años. De hecho, el cese de la actividad no exime de estas obligaciones, y se deben conservar los libros por ese mismo periodo, aunque ya no se ejerza la actividad. En caso de que el cese se produzca por fallecimiento, esta misma obligación recae sobre los herederos.
3. Libros contables en formato digital
Hoy en día la mayoría de los autónomos trabaja con software de facturación y/o gestión (en la nube o en su ordenador) que permiten descargar los libros contables obligatorios en formato excel o csv, es decir, como listados de hoja de cálculo con toda la relación de tus facturas de venta, compra e inversión.
Debes tener en cuenta dos cosas:
- Los listados informáticos son menos “flexibles”, no caben anotaciones al margen ni saltos en el orden de emisión de tus facturas de venta.
- Si cesas en tu actividad como autónomo y vas a dejar de usar el software, descárgate los libros en formato hoja de cálculo para guardarlos durante los 6 años a los que estás obligado a efecto mercantiles y de Hacienda.
4. Libros contables del autónomo según su régimen fiscal
Autónomo en Estimación Directa Normal
Si tributas en Estimación directa Normal, el primero de los libros contables obligatorio para ti es el Libro Diario en el que debes registrar, a diario, todas las operaciones económicas relacionadas con la actividad de tu negocio. Tienes que ordenarlo de manera cronológica, no obstante, está permitida la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores a tres meses y siempre que su detalle esté en otros libros o registros.
El segundo libro obligatorio es el de Inventarios y Cuentas anuales que se abre con el balance inicial detallado de la empresa y en el que, al menos de forma trimestral, hay que transcribir los balances de sumas y saldos. En él también hay que hacer constar el balance-inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales de la empresa.
Autónomo en Estimación Directa Simplificada
Si tributas en Estimación directa simplificada el primer libro contable que debes llevar es el Libro de Ventas e ingresos donde tienes que incluir todas las facturas que emitas a tus clientes. Piensa que debe ser una recopilación, establecida de manera cronológica, de tu facturación. No puede haber saltos en la numeración ni en la fecha ya que de haberlos significaría que faltan facturas y por tanto faltan ingresos que declarar ante Hacienda.
El segundo libro que debes conocer es el de Compras y gastos. En sus hojas tienes que anotar todas tus facturas de gastos o compras realizadas para el desarrollo de tu actividad. Recuerda que para ser gasto fiscalmente deducible tiene que cumplir determinados requisitos como que esté convenientemente justificado.
Por último, deberás estar al día con el Libro de bienes de inversión donde debes incluir las compras relacionadas con tu negocio que tengan una vida útil superior al año. Aquellos bienes “de larga duración”, por así llamarlos, que son bienes en los que inviertes para desarrollar tu actividad como una máquina, un ordenador o, incluso, un nuevo escritorio.
Autónomo en Estimación Objetiva (o Módulos)
Finalmente, si tributas por Módulos estás de suerte porque no estás obligado a llevar libros contables. Pero ¡ojo! no te confíes porque ésto no significa que no debas guardar facturas de pago o cobro de compras y ventas porque a ti también te los puede requerir Hacienda.
5. Obligación de mostrar los libros contables
Si bien la contabilidad es secreta, puede decretarse la exhibición, total o parcial, de los libros, ya sea de oficio o a instancia de parte, en los supuestos de:
- Sucesión universal.
- Liquidaciones de sociedades o entidades mercantiles.
- Expedientes de regulación de empleo.
- Cuando los socios o los representantes legales de los trabajadores tengan derecho a su examen directo.
- Cuando la persona a quien pertenezcan tenga interés o responsabilidad en el asunto en que proceda la exhibición.
La anacronía del Código de Comercio, de la que te hablaba anteriormente, también menciona las situaciones de “suspensión de pagos” y “quiebras”, figuras ya desaparecidas y que debes sustituir por “procedimientos concursales”.
En cualquier caso, esa exhibición tiene que realizarse en tu propio establecimiento y en tu presencia, o delante de la persona que legalmente tú designes, y adoptando las medidas necesarias para la debida conservación y custodia de los libros y documentos.
6. Sanciones por no llevar la contabilidad
Es sumamente importante que lleves al día la contabilidad de tu negocio porque, de no hacerlo, y ser inspeccionado, puedes ser sancionado por Hacienda.
Por lo general, estas sanciones serán económicas y para casos como, por ejemplo, no llevar al día tu contabilidad, ocultar datos o usar documentos falsos.
Según si tu falta es calificada como leve, grave o muy grave, implicará una penalización u otra.
Como ves, la llevanza de la contabilidad en un negocio es sumamente importante, así que si quieres que un profesional te gestione este tipo de papeleo no dudes en ponerte en contacto con la asesoría fiscal online de Infoautónomos.
