Presentación de las cuentas anuales de una pyme

Qué son las cuentas anuales 

Antes de entrar en especificaciones debes familiarizarte con las cuentas anuales y la información que facilita. 

Las cuentas anuales forman parte del Plan General de Contabilidad de Pymes, o lo que es lo mismo, el modelo que  constituye el desarrollo de las normas contables de las pequeñas y medianas empresas; se trata de una variación adaptada del Plan General de Contabilidad (PGC), la madre (o el padre) de todos los planes contables. 

El Plan General de Contabilidad de PYMES se estructura en cinco apartados en el que las cuentas anuales constituyen la tercera parte. ¿Qué información reflejan?

Las cuentas anuales, a su vez,  están formadas por tres documentos que en su conjunto dan clara muestra de la salud económica de la pyme: 

1. El balance de situación: Refleja los datos acerca de los derechos y posesiones de la empresa, denominados Activos; así como sus deudas y obligaciones; o sea, Pasivos. Además, el balance de situación también registra el Patrimonio Neto de la pyme formado por los  fondos propios o fuentes de financiación no exigibles, como el capital social, las reservas y los beneficios acumulados. En este artículo puedes ampliar información sobre el balance de situación. 
2. La cuenta de pérdidas y ganancias: Este documento propio de las cuentas anuales recibe también el nombre de cuenta de explotación o cuenta de resultados e integra los ingresos y gastos del ejercicio contable. La diferencia entre ingresos y gastos arroja el resultado contable de cada ejercicio.
3. La memoria: En la memoria se recopila toda la información cualitativa y cuantitativa  adicional al balance de situación y a la cuenta de pérdidas y ganancias. El contenido de la memoria se incluye atendiendo a las normas que establecen los artículos 259, 260 y 261 de la Ley de Sociedades de Capital. 

Si quieres familiarizarte con los términos contables más importantes para la gestión de tu pyme te recomendamos la lectura del artículo 21 conceptos básicos para la contabilidad de tu pyme.

Formato de cuentas anuales: modelo Cuentas Anuales PYME 

Existen cuatro modelos oficiales de cuentas anuales:

1. Cuentas Anuales abreviadas
2. Cuentas Anuales PYME
3. Cuentas Anuales normales
4. Cuentas anuales consolidadas

La cifra de negocios, el número de trabajadores y el activo de la empresa marca la obligatoriedad de usar un modelo u otro. Si necesitas ayuda con la gestión de estos modelos, puedes ponerte en contacto con nosotros asesoría fiscal online de Infoautónomos. 

Si la tuya es una microempresa con una cifra de negocio inferior a 2.000.000 euros, menos de 10 trabajadores en plantilla y un total activo no superior a 1.000.000 euros, podrás regirte por el modelo de Cuentas Anuales PYME que también es el que deben presentar las empresas con una cifra de negocio inferior a 5.700.000 euros, menos de 50 trabajadores en plantilla y un total activo no superior a 2.800.000 euros.

Pero si hablamos de cifras más altas de cifra de negocio y de partidas de Activo, entonces,tu sociedad podrá presentar Cuentas Anuales abreviadas.

Este último modelo es el que corresponde a las empresas con una cifra de negocio inferior a 8.000.000 euros, menos de 50 trabajadores en plantilla y un total activo no superior a 4.000.000 euros.

Formulación, aprobación y presentación de las cuentas anuales

Como su propio nombre indica, las cuentas anuales se formularán cada 12 meses salvo en los supuestos de constitución de la pyme, de disolución o de cambio de fecha de cierre del ejercicio contable.

Esta formulación se hará en el plazo máximo de tres meses una vez cerrado el ejercicio. En circunstancias habituales, hablamos del 31 de marzo como fecha tope para la formulación de las cuentas anuales siempre que el ejercicio coincida con el año natural. 

Aún quedan dos pasos intermedios entre la formulación de las cuentas anuales y su presentación:

• Primero, la legalización de los libros contables de la pyme en el Registro Mercantil provincial, bajo la fórmula de presentación, telemática en el periodo máximo de cuatro meses desde el cierre del ejercicio.
• Segundo, la aprobación de las cuentas anuales en la Junta General de socios o accionistas de la que saldrá el certificado de aprobación de cuentas anuales, documento de presentación obligatoria en el Registro Mercantil y sobre el que el registrador mercantil va a poner la lupa. Este certificado incluirá la denominación de la empresa, el lugar de celebración de la Junta General, las especificaciones del acuerdo de aprobación, el formato de dichas cuentas y la firma de los administradores de la sociedad.

Después de la aprobación de las cuentas anuales, el empresario o administrador cuenta con un mes para la presentación de las cuentas anuales en el Registro Mercantil del domicilio social de acuerdo con el artículo 279 de la Ley de Sociedades de Capital y el artículo 365 del Reglamento del Registro Mercantil.

La fecha de presentación o  de depósito de las cuentas anuales cumple generalmente el 30 de julio en caso de que el ejercicio vaya en paralelo del año natural. 

Fechas de formulación, aprobación y presentación de la cuentas anuales 2019

Los plazos anteriormente indicados son los establecidos en circunstancias normales pero la crisis del COVID-19 ha alterado dichos plazos, otorgando a pymes y empresas más margen de actuación para la formulación, aprobación y presentación de las cuentas anuales correspondientes al ejercicio 2019, después de que se suspendieran los plazos administrativos.

El Real Decreto-ley 19/2020 establece el 1 de junio como la fecha de reactivación de los plazos de formulación y aprobación de las cuentas anuales. 

• Formulación de las cuentas anuales 2019:  31 de agosto de 2020 como fecha límite
• Legalización de los libros contables 2019: 30 de septiembre de 2020 como fecha límite
• Aprobación de las cuentas anuales 2019: 31 de octubre de 2020 como fecha límite
• Depósito de las cuentas anuales 2019: 30 de noviembre de 2020 como fecha límite

No olvides presentar las cuentas anuales. Hacerlo puede acarrear sanciones que oscilan entre 1.202 y 60.000 euros o incluso el propio cierre de la hoja registral de tu empresa.

Esto último supone todo un embrollo ya que si quieres reabrir la hoja registral tendrás que elaborar y depositar las cuentas anuales de los tres ejercicios económicos previos.

Cómo presentar las cuentas anuales de una pyme

La presentación o depósito de las cuentas anuales que ha de realizar toda persona jurídica con actividad empresarial se puede hacer telemáticamente con certificado digital mediante el programa D2 que pone a disposición de las empresas el Colegio de Registradores. También puedes optar por el depósito en formato CD o DVD.

La presentación de las cuentas anuales de tu pyme no es peccata minuta. Exige conocimiento y tiempo. ¿Cuentas con ello? En Infoautónomos sí. Si quieres cumplir con esta obligación evitando embrollos ponte en contacto con la asesoría fiscal online de Infoautónomos.