Qué es el albarán
El albarán o nota de entrega, es un documento mercantil que acredita la entrega de un pedido.
Al comprador le sirve para comprobar que lo que ha recibido coincide con lo que solicitó y verificarlo con la facturación del pedido cuando ésta sea posterior.
En el caso del vendedor sirve como justificante de que el comprador ha recibido el pedido.
Y para la persona o empresa que se encarga de la entrega del pedido, el albarán justifica que lo ha entregado.
El albarán original y una copia se envía al comprador, el cual debe firmarlo como prueba de que ha recibido el pedido, quedándose con el original y entregando la copia la mensajero.
Otra copia permanecerá en poder del vendedor. Es necesario guardar el albarán por si se produjese alguna reclamación.
El uso del albarán no es obligatorio por lo que en ocasiones se entrega directamente la factura.
En los casos en los que las transacciones son muy continuas se entrega albarán y al final de cada periodo se emite la factura de todas las transacciones.
Requisitos del albarán
El contenido del albarán varía en función del país en que se emita, aunque en general debe contener los siguientes datos que demuestran la existencia de la transacción:
- Lugar y fecha de emisión del albarán.
- Código o número del documento.
- Datos identificativos del comprador y del vendedor.
- Domicilio del comprador y vendedor.
- Lugar y fecha de entrega.
- Firma y sello del receptor de la mercancía.
- Cantidad y descripción de los productos.
No es requisito indispensable especificar en el albarán el precio del producto, puesto que la función del albarán no es la de justificar el pago, para ello está la factura, sino la de justificar la entrega del producto o servicio.
Tipos de albarán
En función de los datos que contenga el albarán distinguimos entre albarán valorado y albarán sin valorar.
- El albarán valorado no suele ir acompañado de la factura, por que lo que contiene además de la descripción y cantidad de productos, el precio individual de cada producto, descuentos, impuestos e importe total del pedido. En este caso la facturación se hace posteriormente a la entrega del producto.
- El albarán sin valorar va acompañado de la factura, por lo que tan solo contiene los datos relativos a la descripción y cantidad de productos, y no deja constancia del precio de cada producto ni del precio final del pedido, ya que estos datos se especifican en la factura que acompaña a este albarán.
El uso de un tipo u otro de albarán dependerá tanto del cliente, si solicita más o menos información en el mismo, como de la política de facturación que siga el vendedor.
Cuestiones a tener en cuenta
- El albarán no es un documento sustitutivo de la factura, sino complementario de la misma.
- La firma del albarán supone la conformidad con la mercancia recibida, por lo que no es aconsejable firmarlo hasta que no se compruebe el buen estado del pedido y que coincida con lo que se había solicitado.
- Si no se está conforme con lo recibido, se puede optar bien por no firmar el albarán en cuyo caso se devolvería el pedido, o bien por firmarlo, pero indicando en el apartado “observaciones” la anomalía detectada en el momento de la entrega.
- Es necesario guardar el albarán o una copia por si fuese necesario hacer una reclamación.
Cuándo es obligatorio conservar albaranes
Lo normal es que la información que aporta el albarán se refleje posteriormente en una factura, que es garantía en derecho tributario y además el documento con el que podrás deducir gastos o tributar el IVA.
Pero cuando la factura, en vez de reflejar la información presente en el albarán, lo menciona o hace referencia directamente a él, tendrás la obligación de guardarlo junto a su correspondiente factura.
Esto es algo que pasa habitualmente en las facturas recapitulativas. Aquellas en las que se incluye información relativa a distintas operaciones realizadas en diferentes fechas para un mismo destinatario, siempre que éstas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural.
