Libro de Ingresos y Gastos 2025

Libro de ingresos y gastos 2025 + plantilla

El libro de ingresos y gastos es una de las piezas más importantes para que tu negocio se asiente sobre unos cimientos sólidos.

Pero no queremos que te agobies.

Aunque suene complejo, no se trata en sí de un libro como tal, sino que hablamos de una hoja de Excel que, con un poco de ayuda, te permitirá tener bien organizada y al día la gestión económica de tu empresa si eres autónomo.

Para que lo entiendas bien, vamos a explicarte qué es y para qué sirve, quiénes deben llevarlo y cómo se rellena.

Además, te traemos una plantilla de libro de ingresos y gastos muy completa y fácil de usar que te puedes descargar aquí.

¡Vamos a ello!

1. Qué es y para qué sirve el libro de ingresos y gastos de un autónomo

Como autónomo, debes saber que tienes una serie de obligaciones ineludibles ante Hacienda.

Entre ellas, llevar un registro tanto contable como fiscal de tu actividad.

Estas obligaciones variarán en función de tu forma de tributar: estimación directa u objetiva.

Así, el libro de ingresos y gastos sólo es obligatorio para autónomos en régimen de estimación directa.

Estos libros de contabilidad antes eran físicos y se tenían que comprar.

Pero hoy día es suficiente con disponer de un documento que recoja la información de tu actividad usando cualquier programa o software de facturación, o incluso en una cómoda y sencilla hoja de Excel.

Tu libro de ingresos y gastos sirve para recoger la contabilidad de tu negocio de forma ordenada, y que así puedas hacer un seguimiento diario de tus operaciones sin mucho esfuerzo.

Por eso, te recomendamos hacer uso del formato de hoja de Excel.

Así, este documento te permitirá no sólo tener un registro contable de tu actividad, sino saber también cuánto dinero entra y sale, tus beneficios o pérdidas, y una serie de datos económicos que te van a permitir llevar a cabo una planificación financiera adecuada para tu negocio.

2. ¿Quiénes deben llevar el libro de ingresos y gastos?

El libro de ingresos y gastos es obligatorio si eres autónomo con actividades empresariales o profesionales en el Régimen de Estimación Directa, ya sea Normal o Simplificada.

Y no será obligatorio para aquellos que tributen en el Régimen de Estimación Objetiva del IRPF (Módulos).

Con respecto al tiempo que deberás guardar este documento, a efectos tributarios, los impuestos prescriben a los 4 años.

No obstante, debes saber que, según el Código de Comercio, la documentación mercantil (en la que entraría el libro de ingresos y gastos) se debe conservar al menos durante 6 años.

Nuestro consejo es que mantengas este libro guardado, por lo menos, esos 6 años ya que la legislación no es del todo concreta en este aspecto.

3. Cómo se hace la contabilidad del autónomo

Llevar tu contabilidad como autónomo te puede parecer complicado al principio, pero conociendo bien los libros obligatorios y sabiendo cómo organizar la información, es mucho más sencillo de lo que parece.

Como te hemos dicho antes, ya no es necesario usar libros físicos.

Hoy en día puedes llevar tu contabilidad de autónomos en Excel o usar programas de gestión digital.

Lo más importante de todo es cumplir con los requisitos de Hacienda y registrar todos tus movimientos de forma clara y ordenada.

Libro de ingresos y gastos: tus datos obligatorios

Como ya sabes, este es el documento principal para controlar tu actividad económica.

Porque sirve tanto para calcular correctamente tu IRPF, como para presentar tus impuestos.

Ya sea que uses un software especializado o una simple hoja de cálculo, debes asegurarte de que tu libro de ingresos y gastos contenga toda la información exigida por Hacienda, bien organizada y sin errores ni tachaduras si es en papel.

Vamos a explicarte con detalle qué debe incluir cada apartado de estos libros contables.

El libro de ingresos

Aquí se registran todas tus ventas y cualquier otro ingreso relacionado con tu actividad profesional.

Cada entrada debe incluir:

• Año y trimestre al que pertenece el ingreso.
  
  
• Tipo de actividad (según tu epígrafe del IAE).
  
  
• Tipo de factura emitida (completa, simplificada o rectificativa).
  
  
• Descripción del ingreso.
  
  
• Fecha de emisión de la factura y fecha de la operación.
  
  
• Número de factura.
  
  
• Nombre y NIF del cliente.
  
  
• Importe total de la factura.
  
  
• Base imponible (sin impuestos).
  
  
• Tipo e importe de retención aplicados.
  
  
• Tipo y cuota de IVA (si corresponde).

Todo ingreso debe ser registrado individualmente, sin agrupar, y con todos los datos necesarios para facilitar el control tributario.

El libro de gastos

Similar al de ingresos, este libro recoge todas las facturas de tus gastos deducibles, siempre detallando por separado cada uno.

La información obligatoria incluye:

• Fecha del gasto y de la operación.
  
  
• Número y fecha de la factura.
  
  
• Nombre y NIF del proveedor.
  
  
• Total de la factura.
  
  
• Base imponible.
  
  
• Tipo e importe de retención (si aplica).
  
  
• Tipo y cuota de IVA.
  
  
• Indicar si se trata de un bien de inversión.

¡No lo olvides! Registrar los gastos correctamente es fundamental para poder deducirlos en tu Declaración de la Renta.

El libro de bienes de inversión

Este libro es específico para registrar las compras que haces para tu actividad profesional y que tienen una duración superior a un año, como ordenadores, vehículos o mobiliario.

La información que debes anotar es:

• Tipo y descripción del bien.
  
  
• Fecha de inicio de uso.
  
  
• Valor de adquisición y valor amortizable.
  
  
• Método y porcentaje de amortización.
  
  
• Cuotas de amortización (inicio, resultante, final y pendiente).
  
  
• Datos completos de la factura de compra.
  
  
• Fecha y motivo de baja del bien (si se da de baja).

Este registro es importante porque estos bienes generan gastos amortizables, que puedes deducir de forma proporcional durante varios ejercicios fiscales.

El libro de provisiones de fondos y suplidos

Este libro solo lo necesitan quienes reciben adelantos de clientes (provisiones) o pagan gastos en su nombre (suplidos).

Aunque es menos común, si realizas este tipo de operaciones, debes incluir:

• Número y fecha de la factura.
  
  
• Tipo de operación (provisión o suplido).
  
  
• Nombre y NIF del cliente.
  
  
• Importe pagado.

Es importante recordar que estas facturas deben ir siempre a nombre del cliente, aunque tú seas quien haga el pago por adelantado.

4. Los libros obligatorios del IVA de los autónomos

Ahora vamos a entrar en detalle con la “letra pequeña”.

Si eres autónomo y cotizas por estimación directa, estás obligado a presentar cuatro libros que servirán para:

• Elaborar los resultados trimestrales de tu negocio.
  
  
• Aplicar las amortizaciones de bienes correspondientes.
  
  
• Calcular tu liquidación trimestral del IVA.

Vamos a verlos de uno en uno.

Libro registro de facturas emitidas

Se trata del libro en el que debes recoger todas las facturas que has emitido a lo largo del año.

Para que todo quede registrado de forma correcta, en las facturas deben aparecer obligatoriamente los siguientes datos:

• Número de factura.
  
  
• Fecha de la factura.
  
  
• Nombre y NIF del cliente.
  
  
• Base imponible.
  
  
• Tipo impositivo de IVA.
  
  
• Cuota de IVA.
  
  
• Importe total.

Libro registro de facturas recibidas

Aquí es donde tienes que registrar todas las facturas que ha recibido tu negocio a lo largo del ejercicio.

De esta forma podrás ver de un vistazo todas las facturas y gastos que se han producido por la actividad que realizas.

Igual que en el caso de las facturas emitidas, deben recoger la siguiente información:

• Número de factura.
  
  
• Fecha de la factura.
  
  
• Concepto.
  
  
• Nombre y NIF del proveedor.
  
  
• Base imponible.
  
  
• Tipo impositivo de IVA.
  
  
• Cuota de IVA.
  
  
• Importe total.

Libro registro de bienes de inversión

El objetivo de este libro es el de llevar un registro de todos aquellos bienes de inversión en los que has invertido como autónomo, si se da el caso.

Para que lo entiendas, hablamos de aquellos elementos o bienes usados en el ejercicio de tu actividad que han requerido una inversión elevada (más de 3.005,06 euros), y que están destinados a ser usados por un periodo de tiempo superior a un año como instrumentos de trabajo.

Algunos ejemplos de bienes de inversión son: equipos informáticos, vehículos de transporte, maquinaria, herramientas, mobiliarios, locales afectos a la actividad… 

Por tanto, en tu libro de registro de bienes de inversión tienen que aparecer todos los datos de sus facturas, así como el criterio de amortización de cada bien durante los próximos cinco años.

Si quieres más información, puedes leer nuestro artículo sobre el tratamiento fiscal de los bienes de inversión de los autónomos.

Libro de registro intracomunitario

Se trata de un libro obligatorio solo si eres autónomo inscrito en el Registro de devolución mensual del IVA – IGIC.

Estos trabajadores por cuenta propia deben presentar sus autoliquidaciones o declaraciones telemáticas correspondientes a:

• Impuesto sobre Sociedades (IS).
  
  
• Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA).
  
  
• Impuesto General Indirecto Canario (IGIC). 

Por tanto, tal y como establece la normativa, deberán presentar mensualmente una “Declaración informativa de operaciones incluidas en los libros registros” (modelo 340).

4. Cómo rellenar el libro de ingresos y gastos del autónomo + plantilla

Como ya te hemos comentado, no necesitas comprar un libro de registro de ingresos y gastos ya que puedes recurrir de forma gratuita a formatos electrónicos o plantillas en hojas de Excel en los que puedes rellenar fácilmente todos tus datos.

Solamente tienes que elegir el que mejor se adapte a tus necesidades y seguir las instrucciones paso a paso para cumplir de forma rápida y sencilla con esta obligación.

Y para que lo consigas, te traemos la mejor solución posible, la Plantilla de Libro de Ingresos y Gastos de Infoautónomos.

En qué consiste la Plantilla de Libro de Ingresos y Gastos de Infoautónomos

Nuestra plantilla es una sencilla hoja de cálculo en Excel diseñada para que puedas llevar toda tu contabilidad bien organizada si eres autónomo en estimación directa.

Para ello, incluye los siguientes apartados:

• Libro registro de compras y gastos por trimestre.
  
  
• Libro registro de ventas e ingresos por trimestre.
  
  
• Libro registro de bienes de inversión y amortizaciones a 5 años.
  
  
• Resultados por trimestres, antes y después de amortizaciones.
  
  
• Liquidación final del IVA por trimestres. 

Con el mantenimiento al día de este fichero, cumplirás con tu contabilidad y no necesitarás llevar ningún libro más.

Esta versión incorpora novedades en su formato y en las funcionalidades de la propia plantilla:

• Mejora en la elección de la retención aplicable a través de campos seleccionables cerrados.
  
  
• Si tu actividad está exenta de IVA, también está contemplado.
  
  
• Inclusión de IGIC para actividades en Canarias.
  
  
• Visualización gráfica de las ventas, compras y resultados antes de amortización de cada uno de los trimestres.
  
  
• Liquidación final del IVA por trimestres.
  
  
• Nuevo formato.
  
  
• Corrección de errores que nos habéis ido comentando. 

La plantilla está especialmente indicada para autónomos que generen un pequeño número de facturas emitidas y recibidas, deseen llevar directamente sus cuentas, y posean unos mínimos conocimientos de Excel y contabilidad.

Eso sí, en caso contrario, te recomendamos apoyarte en un asesor experto contratando el servicio de gestoría online para autónomos de Infoautónomos.

Además, es recomendable la programación de copias de seguridad y la impresión trimestral de los ingresos y gastos.

Y, aunque estés empezando como autónomo, si quieres llevar un control completo de tu facturación y contabilidad, te recomendamos que también valores la posibilidad de trabajar con el software de facturación gratuito de Infoautónomos.

Esta solución profesional, muy sencilla e intuitiva, te permitirá emitir presupuestos, facturas y llevar un rápido y adecuado control de presupuestación, facturación y cobros, además de extraer tus libros de ingresos y gastos y tu libro de bienes de inversión y amortizaciones.

¿Cómo conseguir la Plantilla de Libro de Ingresos y Gastos de Infoautónomos?

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