Migrar de Excel a un programa de facturación homologado es obligatorio para cumplir con Verifactu: Excel dejó de ser una opción válida para emitir facturas en España desde el 1 de julio de 2025, fecha en la que los fabricantes de software estaban obligados a tener sus sistemas adaptados.
El proceso de migración en Holded (desde 7,50 euros al mes con el plan Plus) lleva menos de una hora si los datos están bien organizados. Si todavía estás eligiendo programa, puedes consultar primero la comparativa de los mejores programas de facturación para pymes en España antes de seguir con este tutorial.
Paso 1: Prepara tu Excel con el formato que Holded acepta
Holded acepta importaciones en formato CSV o Excel (.xlsx). Para que el sistema reconozca los datos correctamente, las columnas deben coincidir con los campos esperados.
Para importar contactos necesitas: nombre, NIF o CIF, email, teléfono, dirección, código postal, ciudad y país.
Para importar facturas de venta: número de factura, fecha, cliente (NIF o nombre exacto), concepto, base imponible, porcentaje de IVA y total. Descarga las plantillas oficiales de importación desde Configuración, Importación y Descargar plantilla para asegurarte de que el formato coincide antes de empezar a preparar el archivo.
Tiempo estimado: diez minutos.
Paso 2: Importa primero los contactos, antes que las facturas
Antes de importar facturas, Holded necesita que los clientes y proveedores existan ya en el sistema, porque cada factura se vincula a un contacto. Ve a Configuración, Importación y Contactos, sube el archivo CSV con tus clientes y proveedores, y revisa el mapeo de columnas que el sistema genera automáticamente.
Si alguna columna del CSV no se asocia bien con el campo correspondiente de Holded, ajústala manualmente en el paso de mapeo antes de confirmar la importación. Haz clic en Importar y verifica que los contactos aparecen correctamente en la sección Contactos. Si hay errores, el sistema te mostrará una lista de las filas problemáticas.
Tiempo estimado: cinco minutos.
Paso 3: Importa el histórico completo de facturas
Con los contactos ya cargados en Holded, ve a Configuración, Importación y Facturas de venta y sube el CSV con tu histórico de facturas. Revisa el mapeo con atención: el nombre del cliente en el CSV debe coincidir exactamente con el nombre importado en el paso anterior, porque Holded vincula cada factura a su contacto por el nombre exacto o por el NIF.
Cualquier variación (un acento de más, un punto al final, abreviaturas) puede impedir la vinculación. Importa primero un lote pequeño de diez o veinte facturas para verificar que todo queda correcto antes de hacer la importación completa del histórico. Si el lote de prueba se importa bien, lanza el resto.
Tiempo estimado: diez minutos.
Paso 4: Configura los datos de tu empresa y el formato de numeración
En Configuración y luego Empresa, añade el logo de tu empresa, dirección fiscal completa, NIF y datos de facturación que aparecerán en cada documento que emitas. En Configuración y Facturación, define el formato de numeración de facturas.
Si quieres continuar la numeración desde el último número que usabas en Excel, configúralo aquí indicando el número siguiente al último emitido (por ejemplo, si la última factura en Excel fue la 2025/187, configura Holded para que la siguiente sea 2025/188). El plan Plus a 7,50 euros al mes es suficiente para empezar. Si necesitas contabilidad automatizada, el plan Estándar a 29,50 euros al mes añade la generación automática de asientos contables con cada factura emitida.
Tiempo estimado: cinco minutos.
Paso 5: Verifica que el balance coincide antes de archivar el Excel
Antes de dejar Excel definitivamente, compara el total de facturas emitidas y cobros registrados en Holded con tu hoja de cálculo. En Informes y Cuenta de resultados puedes ver el resumen de ingresos del periodo importado. El total debería coincidir con el de tu Excel, hasta el último euro.
Si hay diferencias, revisa la importación: lo más habitual es que alguna factura no se haya vinculado correctamente al contacto por alguna inconsistencia en el nombre o el NIF. Corrige esas facturas manualmente desde Holded antes de archivar el Excel original. Una vez cuadrado el balance, archiva el Excel como histórico y opera solo desde Holded para todas las facturas nuevas.
Tiempo estimado: cinco minutos.
Qué plan de Holded te conviene según el tamaño de tu negocio
Si eres autónomo con menos de 250 facturas al año y una sola cuenta bancaria, el plan Plus a 7,50 euros al mes cubre lo esencial: emisión de facturas con Verifactu, escáner de gastos y conexión con un banco.
Si tu negocio tiene dos o más usuarios o trabajas con varios bancos, el plan Básico a 14,50 euros al mes añade cinco bancos, facturas recurrentes y un segundo usuario.
Si tu prioridad es la contabilidad automatizada y los informes financieros completos, el plan Estándar a 29,50 euros al mes incluye contabilidad completa, bancos ilimitados, asientos contables automáticos por cada factura y cuenta de pérdidas y ganancias, balance de situación y cuentas anuales generados automáticamente.
