Estamos empezando a parecernos demasiado al Conejo Blanco de Alicia en el País de las Maravillas. Siempre pegados al reloj, corriendo y lamentándonos de lo tarde que llegamos. ¿Cuántos trabajos te han encargado últimamente para antes de ayer? Hay clientes que tienen por costumbre incluir la etiqueta “urgente” en todos sus proyectos. Pero eso no es lo peor. El problema es que, después de trabajar sin descanso para cumplir con una fecha de entrega imposible, veas como el proyecto se queda en el limbo de forma indefinida cuando la pelota deja de estar en tu tejado.
Quizá no corría tanta prisa, ¿no? Algunos clientes tóxicos abusan de la urgencia. De hecho, hay quienes ni siquiera fijan una fecha límite porque todo tiene que ser “ASAP” (as soon as posible), una expresión que muchos querríamos hacer desaparecer de la faz de la Tierra. Pero ¿cómo saber cuándo se trata de una emergencia de verdad?
Pongamos los puntos sobre las íes. Un proyecto nunca es urgente si...
- No te han proporcionado todo el material o la explicación necesaria para desarrollar un buen trabajo.
- Solo exigen una fecha límite (generalmente imposible) para que tú acabes el proyecto, pero no para el resto de fases y profesionales implicados.
- Los clientes no están dispuestos a pagar un suplemento económico por la urgencia del encargo y el trabajo a deshora o en días festivos.
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Los riesgos de gestionar proyectos urgentes
Cuando te ocurre alguno de esos tres supuestos es que estás claramente ante una falsa urgencia. Si no eres consciente de ello y la acatas sin más, puedes acabar enfrentándote a algunos problemas graves. Piensa en lo que ocurre cuando un paciente llega a un hospital en estado crítico. Automáticamente, las alarmas se disparan y todos los recursos se vuelcan en él.
En tu negocio pasa algo parecido a pequeña escala. Si dedicas el máximo esfuerzo a una tarea que en realidad no lo requiere, vas a tener que asumir riesgos como estos…
- Hacer un mal trabajo debido a la falta de información. Como consecuencia, quedará en entredicho tu profesionalidad y, además, seguramente tendrás que volver a repetirlo. Es decir, que toda la energía consumida habrá sido en vano.
- Dejar de lado a otros buenos clientes y proyectos que también son importantes e incluso más urgentes. A la larga, eso podría conllevarte perder algunos de ellos.
- Disminuir tu productividad debido a las constantes interrupciones y a un exceso de estrés provocado por la urgencia.
- No saber priorizar las tareas adecuadamente. Al final, si todo es urgente, nada lo es.
- Enfriar las relaciones con el cliente en cuestión por la frustración que te supondrá haber dedicado un esfuerzo extra a su proyecto, cuando no era necesario.
La solución para salir airoso de los trabajos urgentes
No podemos hacer que dejen de haber falsas urgencias, pero sí podemos tomar algunas medidas para prevenirlas en parte o, al menos, para detectarlas y no asumir riesgos innecesarios.
Cobrar un suplemento por la urgencia
Si vas a pasarte todo el fin de semana encerrado en casa, debes exigir un abono extra que compense tu descanso y la interrupción de tu vida personal. En el caso de que el cliente no esté dispuesto a pagar el suplemento, ya sabrás que en realidad no le corre tanta prisa.
Establecer plazos para cada fase del proyecto
A veces, el error es fijar una fecha en rojo en el calendario sin más. Normalmente los proyectos constan de diferentes fases. Por ejemplo, primero debes recibir un briefing o un material determinado y después elaborar el trabajo. Por eso, conviene marcar los días que deben pasar entre una fase y otra para que el proyecto se desarrolle correctamente. Es decir, en lugar de establecer la entrega el 20 de enero, deberías señalar que tardarás 5 días laborables en realizar el trabajo tras recibir todo el material solicitado.
Aprender a priorizar
Hay que saber diferenciar entre lo urgente y lo importante. Esta es una tarea para los clientes, pero también para los autónomos y empresarios. A veces, la culpa es nuestra por no saber organizar el trabajo priorizando las tareas que de verdad importan.
Recuerda que primero debes ponerte manos a la obra con los trabajos importantes y urgentes. En el segundo nivel estarían las tareas urgentes, pero no importantes, que podrías delegar en otra persona. Después, deberías afrontar aquellas que sean importantes, pero no urgentes, intentando no aplazarlas demasiado. Por último, tendrías las actividades no urgentes ni importantes que directamente puedes tachar de tu agenda.
Dar confianza al cliente
Imagina que acabas de contratar a un nuevo proveedor. Quizá le exijas un plazo de entrega más corto del necesario para asegurarte un margen amplio de maniobra si algo no saliese bien. ¡Sí! Los empresarios también abusamos de las falsas urgencias… Pero ¿por qué? Como ves, una de las principales razones es la falta de confianza. Esto significa que tenemos que esforzarnos para que nuestros clientes confíen en nosotros y eviten recurrir a tácticas como estas.
