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Llamar o enviar un mail a mis clientes

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Actualizado el 12 de junio de 2012

4 minutos de lectura

Por Ángel

Todos los días dedicamos una parte de nuestro tiempo a intentar ampliar nuestra red de contactos y clientes o de mejorar los vínculos con los que ya tenemos y que guardamos con cariño y esperanza en nuestras agendas. Es muy común que a la hora de iniciar la relación de negocios con un nuevo cliente o de retomarla tras la última visita, contacto o reunión nos hagamos preguntas similares a estas:

  • ¿Llamar o enviar mail?
  • ¿Cada cuanto tiempo debería llamar?
  • ¿Cada cuanto tiempo debería enviar mails?
  • ¿Qué debería hacer primero?
  • ¿Debo hacer solo una de las dos cosas?
  • ¿Al elegir lo uno debo desplazar a lo otro?

Si te preocupan tus clientes, valoras su tiempo y a la vez necesitas aprovechar el tuyo al máximo, es normal que te hagas todas estas preguntas. 

Cada día nuestros clientes y nosotros mismos estamos siendo bombardeados por correos electrónicos, llamadas de teléfono, correo ordinario, invitaciones a reuniones, etc. Pero el tiempo no es infinito y tus clientes no te van a prestar su atención ni su tiempo de forma continuada ni con la misma intensidad.

¿Qué hacer en cada caso?

Nuevo contacto. Imaginemos que  queremos establecer una relación con un cliente totalmente nuevo. Antes de contactar con la empresa, lo primero que deberías hacer es recabar algo de información acerca de la compañía. Dependiendo del tamaño es más fácil llegar hasta la persona que influye en las decisiones o incluso al que las toma.

Un buen método para llegar hasta estas personas es usar la red social LinkedIn. Para esto hay dos caminos. El primero es hacer una búsqueda sobre la empresa y revisar los resultados analizando si entre ellos existe alguna persona cuyo puesto conecte con tus intereses. La segunda es que por casualidad la persona en cuestión sea conocido de alguno de nuestros contactos en LinkedIn, lo que facilitaría que este último nos presentase a ambos.

Bien ya tenemos el contacto y tenemos información sobre la compañía. Ahora que hacemos, ¿Llamamos o usamos el correo electrónico?

Yo aconsejo para este primer acercamiento usar el teléfono.

Primero, porque una conversación por teléfono es una primera oportunidad para presentarnos y obtener de forma muy natural el permiso para poder enviar información o incluso concertar una visita inicial. Además, para este primer contacto el correo electrónico tiene varios problemas:

  1. El contacto no te conoce, puede pensar que el correo es Spam y puede que ni lo abra.
  2. El contacto no te conoce y puede pensar que él no te ha autorizado para que le envíes nada. Debido a la falta de tiempo, cada vez es más frecuente esto.
  3. Un correo electrónico no te puede añadir más información de la que ya tienes. Información del tipo:
  • Si los destinatarios son o no son  influyentes en la toma de decisiones
  • Si los destinatarios son o no los tomadores de las decisiones
  • Sus puestos en la empresa
  • Que es lo más les interesa saber
  • Sus procesos de compra
  • Sus motivaciones de compra

Segundo. Una conversación telefónica pensada y planeada, repito, pensada y planificada,  es la herramienta perfecta porque puede revelar las respuestas a todos estos puntos para que puedas identificar lo mejor:

  • Frecuencia y seguimiento de la cadencia: Conocerás su ciclo de compras y la manera ideal de alinear contactos con esto, (llamadas de teléfono y correo electrónico).
  • Contenido: Sabrás lo que les importa y por qué, y si te fijas, esto es lo que necesitas saber para hacer emails que tengan contenido significativo para ellos.

Tercero, las conversaciones como en  la vida real son la mejor manera de conectar. Gracias a tus conversaciones, tus posibles clientes estarán esperando y serán más receptivos a la hora de recibir tus correos electrónicos y es más probable que los abran, ya que tendrán la certeza de que el contenido les puede ser interesante o lo pueden usar.

Relación continuada. Una vez que ya contactaste en incluso visitaste a tu futuro cliente, te preguntarás que es mejor para hacer en adelante, si llamar o enviar correos electrónicos. Bien, una tarea y objetivo que tienes que ponerte durante el primer contacto y la primera visita es extraer las pistas que te den ayuden a conocer cual será el mejor camino a seguir:

  • Frecuencia de uso del correo electrónico
  • Horario y días de sus reuniones internas
  • Horario de trabajo
  • Horario de desayuno y comida habitual

Si, pueden parecer bobadas, pero te van a decir si el cliente será más o menos receptivo a las comunicaciones de un tipo u otro, a la vez que te van a dar la clave del momento adecuado para contactar con él, de cuando puede que seas peor recibido o incluso cuando puede ser que molestes.

Prueba a llamar en y/o enviar correos electrónicos en diferentes tramos horarios y detecta cuando son mejores recibidas tus llamadas y en que momentos tus correos electrónicos se tarda menos en abrir. Experimenta también que contenidos son más relevantes para tu contacto y por tanto mejor recibidos. Tú eres el transmisor, pero el contenido de tu mensaje hablado o escrito será lo que realmente te haga interesante para tu contacto.

Ni que decir tiene que no todo el mundo se organiza su tiempo de la misma forma. Además no todos tus clientes usan las tecnologías de la misma forma ni tienen las mimas necesidades e intereses.

Una vez que tengas información suficiente podrás saber:

  • Que tipo de comunicación y contenido es más adecuado e interesante para mi cliente
  • Que días y horas son lo más adecuados para comunicar con el
  • Que tipo de mensaje o información será mejor recibido por cada medio, teléfono o correo electrónico

Tu objetivo final debe ser crear y posteriormente cimentar la relación entre tu cliente y tú.  Piensa que tus productos y servicios seguro que no son exclusivos y que por tanto los puede encontrar en otras fuentes.

Tu relación estará lista para despegar. Y, recuerda, quien tiene la relación más fuerte al final se lleva la venta.

Más adelante hablaremos de como confeccionar campañas de email y de los Banners que se pueden incluir en estas campañas

De momento lo dejamos aquí.

Muchas gracias por vuestra atención.

Ángel González

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