Si bien es cierto que las nuevas tecnologías de la información y la comunicación nos abren, cada día, un sinfín de posibilidades a la hora de hacer crecer nuestros negocios, mejorar nuestra productividad y simplificar procesos, no lo es menos que nuestra dependencia hacia ellos, especialmente en el campo de las telecomunicaciones, va en aumento y, con ello, se incrementa el gasto de nuestra empresa en éste ámbito.
Por ello, es necesario ser consciente de la necesidad de ahorrar en la factura telefónica de tu negocio y evitar incurrir en costes innecesarios y sostenidos en el tiempo. Aquí encontrarás tres recomendaciones que te serán de utilidad en ésta labor:
Racionaliza el tiempo de tus llamadas
En la actualidad, donde el tiempo es más valioso que nunca, las llamadas telefónicas suponen disponer tanto de tu tiempo, como el de tu interlocutor. Debes tener en cuenta que una llamada telefónica se asocia a asuntos de importancia y que, en ocasiones, pueden suponer una cierta intromisión si, por ejemplo, llamamos de forma constante o demasiado prolongada a un cliente.
Antes de llamar haz una lista de los temas a tratar, intenta ser claro y conciso, dar instrucciones precisas o solicitar la información que necesites. Aunque existen normas de cortesía, procura no extenderte en temas personales o divagar sobre asuntos que nada tienen que ver con el motivo de tu llamada.
Si la información a tratar es larga, siempre puedes concertar una cita personal (donde la comunicación suele ser más fluida) o enviar el resto del material por correo electrónico.
Busca sistemas alternativos de comunicación.
Muchas veces es más sencillo solucionar algo con una rápida llamada. Pero, en muchos casos, la impaciencia o lo "urgente" (que no siempre es lo importante) nos mueven a descolgar el teléfono antes de preguntarnos si esa llamada es o no fundamental para nuestro negocio.
Existen asuntos que pueden ser gestionados mediante correo electrónico sin problema, ya que nos permite elaborar una respuesta correcta o adjuntar material ilustrativo.
De otro lado, las videoconferencias online suelen ser un recurso muy socorrido en ésas ocasiones en las que el teléfono es demasiado impersonal. Existen multitud de plataformas que permiten la comunicación de forma gratuita y con diversos servicios añadidos, como la posibilidad de compartir documentos en tiempo real, realizar videoconferencias en grupo o compartir el escritorio de nuestro ordenador para mostrar informes, una web, una propuesta...
Planes que permitan controlar el gasto para ahorrar en la factura
Pero si el teléfono es fundamental para tu empresa, otra de las claves es optar por un servicio de tarificación que nos permita controlar el gasto. Cada vez son más los paquetes que incluyen un sinfín de servicios que, en muchos casos, no utilizamos y que suponen un gasto fijo mes a mes, hayas consumido o no el total de lo contratado.
De hecho, en caso de rebasar los límites de nuestra tarifa, el coste de los servicios extra suele ser bastante más elevado de lo habitual. En éstos casos, y antes de elegir una tarifa fija, es importante realizar un análisis de nuestras necesidades reales en materia de comunicación, evitar contratos de permanencia, establecer un sistema de avisos en el consumo mensual y analizar dicho consumo para poder ir adaptando nuestra tarifa al mismo.
Otra posibilidad es la de optar por las tarjetas prepago, una opción que regresa con fuerza y que te permite realizar un control absoluto del gasto. Un ejemplo de ello es la nueva Jazzcard Móvil de Jazztel, que permite navegar y hacer llamadas sin coste de establecimiento a cualquier destino nacional por sólo 0,06€/min, IVA incluido.
El abanico de opciones es amplio, pero la fórmula para ahorrar en la factura telefónica de tu negocio pasa, inevitablemente, por conocer tus necesidades comunicativas, comparar la oferta y seleccionar el plan que mejor se adapta a tus necesidades, de forma flexible y racional.
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