¿Cuántas veces te has visto en la situación de pagar en nombre de tu cliente una gestión derivada del servicio que le prestas? Tasas, impuestos, seguros, otros gastos de gestión….Hablamos de gastos suplidos, una constante en la facturación de profesionales que se han de incluir en la factura que se le presenta al cliente junto a los honorarios de los servicios prestados.
Cómo detectar que estás ante un gasto suplido
Los gastos suplidos pueden aparecer en una factura recibida o puedes incluirlos en la emisión de tus facturas. Para ello debes asegurarte de que tanto el gasto que te incluye un proveedor como el que vas a repercutir a tu cliente es realmente es un suplido, ya que de la naturaleza del gasto depende su tratamiento fiscal y contable.
Estos son los requisitos que ha de cumplir todo gasto suplido:
- Que el gasto se haya realizado en nombre del cliente.
- Que el pago realizado de forma anticipada por el profesional sea por cuenta y orden del cliente. Ha de haber un mandato expreso, verbal o escrito, por parte del cliente.
- Contar con justificante del pago del gasto suplido.
El cliente ha de contar con la factura genérica de los honorarios profesionales en la que se incluye el suplido y con la factura específica del gasto suplido. De esta manera y en caso de que proceda, el cliente podrá deducirse ambas.
No debes confundir el suplido con un gasto reembolsable. Estarás ante un gasto reembolsable cuando la factura vaya a tu nombre y no al del cliente.
Si te pierdes a la hora de gestionar tus gastos y declararlos lo más aconsejable es contar con la ayuda experta de una asesoría online.
Cómo incluir el gasto suplido en la factura
- Denominación propia y de forma separada: El gasto ha de incluirse en la factura bajo la denominación “Suplido”. También se admite “Cantidad abonada por cuenta del cliente”.
- Importe diferenciado del resto de los servicios prestados al cliente. Dicho importe no se suma a la base imponible del resto de servicios ni está sujeto a los tipos impositivos pues en su momento ya se pagó el IVA correspondiente. Por tanto, mientras que los servicios prestados por el autónomo sí llevan IVA e IRPF (en caso de aplicar retención), el suplido, no incluye estos impuestos al no tratarse de un servicio prestado por el profesional.
- El suplido no es un gasto ni un ingreso: Aunque el cliente final sí puede deducirse el gasto suplido, el profesional que realizó el pago anticipado en nombre del cliente y cuyo importe recupera al facturarlo no puede deducírselo. El suplido tampoco tiene la consideración de ingreso computable para el profesional.
La facturación de suplidos es solo una de todas las obligaciones que establece el Reglamento de facturación. Si quiere cumplirlas de forma correcta y sin que se te escape una confía la labor contable y fiscal a un servicio de asesoría online como el de Infoautónomos.
