Cuántas veces hemos llamado a un número de información de la Administración Pública para conocer el estado de una subvención solicitada, ampliar información sobre cómo realizar determinados trámites o resolver alguna duda, una acción muy común en el caso de autónomos, pymes y emprendedores.
Y cuántas veces nos hemos quedado tal y como estábamos, es decir, sin obtener aquello que realmente necesitábamos, con respuestas a medias o que no contestan a lo que de verdad necesitábamos saber.
Muchas veces, obtener información de las administraciones públicas de forma no presencial o telemática, ya sea telefónicamente o mediante un email o derivados (un cuestionario) se convierte en una verdadera Odisea. A nosotros nos ha pasado. Por eso, hemos elaborado una guía con 5 consejos básicos para obtener la información que necesitamos y no morir en el intento. Se trata de simples consejos y recomendaciones, muchos de ellos casi obvios, pero que pueden resultar muy útiles cuando nos vemos perdidos en la búsqueda de información.
Pero antes de comenzar, has de saber que la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, publicada el 23 de junio de 2007 que se vio desarrollada parcialmente por el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, regula la forma en que las administraciones públicas deben hacer uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación (TIC) a la hora de gestionar tanto el derecho de los ciudadanos de acceder a determinadas informaciones, datos y documentos como la obligación de éstas de facilitar dicho acceso. Y uno de los elementos fundamentales en éste proceso son las llamadas sedes electrónicas.
Una vez hecho el apunte, entremos en materia con éstas 5 recomendaciones:
1. Buscar la información en el lugar adecuado. Normalmente, las páginas web oficiales y sedes electrónicas de las administraciones deben ser el primer lugar a consultar en nuestra búsqueda. Si no hallamos la respuesta en su contenido o bien no nos ha quedado claro del todo, debemos buscar la forma de ponernos en contacto con ellas, bien mediante una dirección de correo o formulario, bien mediante un número de teléfono gratuito que han de facilitarnos.
2. Definir qué es exactamente lo que necesitamos saber. Cuanto más clara, sintética y directa sea nuestra consulta, más fácil nos será trasladársela a aquéllos que nos deben proporcionar información. Si de trata de varias cuestiones, es conveniente identificar cada una de ellas y transmitirlas de forma clara y por separado, para poder obtener una respuesta a cada una de ellas.
3. Saber cuál es el organismo específico que se encarga de cada una de las cuestiones a las que queremos responder. Y si no lo sabemos, preguntarlo. Si hemos realizado correctamente el anterior ejercicio, deben saber a qué departamento transferirnos cuando, por ejemplo, llamados a una centralita o número de teléfono genérico, o enviamos un formulario.
4. Obtener los datos de nuestra consulta y facilitar los nuestros para poder recibir la respuesta. Si enviamos un cuestionario web, es imprescindible quedarnos con el número de referencia del que, normalmente, nos proveerán. Además, si llamamos por teléfono, conviene saber el nombre de la persona con la que hablamos o el departamento. Si podemos, es bueno preguntar por números de teléfono y direcciones de email determinados para agilizar los trámites. Nunca se nos debe olvidar, además, preguntar en qué plazo podremos tener respuesta a nuestras cuestiones o requerimientos en caso de que no puedan responder de forma instantánea, y facilitar los datos necesarios para que puedan ponerse en contacto con nosotros.
5. Tener paciencia y perseverar. Se trata de un consejo tan básico como importante, pero muchas veces no lo llevamos a cabo por miedo a “ser pesados” o por simple aburrimiento. Pero la clave en el trato con las administraciones públicas es armarse de paciencia y no cejar en el intento hasta que no hayamos encontrado respuesta a todas nuestras preguntas y quedemos realmente satisfechos. No conformarse con la primera respuesta y seguir insistiendo hasta que veamos resueltas nuestras dudas o nos provean de la forma en que hacerlo es vital para lograr nuestro objetivo.
