Si lo necesitas, o te resulta más cómodo, puedes escuchar el artículo en el siguiente podcast:
Los pagos en efectivo son una constante en la contabilidad del autónomo pero también una baza para la economía sumergida. Por ello, conviene que conozcas todo acerca de esta modalidad de pago en efectivo: los límites, la normativa y los documentos que lo acreditan.
Si quieres conocer los detalles tienes dos alternativas: continuar leyendo este post o contar con la asesoría online de Infoautónomos para orientarte sobre ello.
Métodos de pagos en efectivo
Empecemos por las consideraciones más básicas que también te detallamos en este artículo sobre la norma de pago en efectivo.
¿Cuáles son los métodos de pago en efectivo? La respuesta la encontramos en el artículo 34.2 de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.
- El papel moneda y la moneda metálica, nacionales o extranjeros.
- Los cheques bancarios al portador denominados en cualquier moneda.
- Cualquier otro medio físico, incluidos los electrónicos, concebido para ser utilizado como medio de pago al portador.
Límite de pagos en efectivo
Además, debes saber que si vas a utilizar alguno de los medios de pago en efectivo anteriores, la Ley 7/2012, de 29 de octubre para la lucha contra el fraude fiscal, limita desde 2012 los pagos en efectivo a 2.500 euros por cada operación en que alguna de las partes sea empresario o autónomo profesional. El pasado año hubo un conato de rebajar esta cuantía hasta los 1.000 euros que no se llegó a materializar.
Denuncia por incumplimiento de pagos en efectivo
Cuidado con el incumplimiento del artículo 7 de esta ley, ya que Hacienda pone a disposición un procedimiento de denuncia de pagos en efectivo a través de la cual tu proveedor puede poner en conocimiento ante Hacienda tu actuación ilegal. Además si la denuncia se realiza dentro de los tres meses siguientes al pago el denunciante estará exento de responsabilidad en la infracción que corresponda.
Cómo acreditar los pagos en efectivo: ejemplo práctico
Pensemos en un ejemplo para entender cómo debes proceder como autónomo ante un pago en efectivo a un proveedor.
Una autónoma propietaria de un estudio de fotografía subcontrata a otro fotógrafo, por 1.500 euros, para realizar el reportaje de una boda. Como ese mes ha sido especialmente bueno paga en efectivo el servicio, como popularmente se dice, «a tocateja».
El proveedor, también autónomo, le factura el producto e incluye que el pago ha sido en efectivo. A efectos legales, la factura justifica fiscalmente el gasto para que la adquiriente pueda deducírsela como gasto afecto y la fecha acredita que se ha satisfecho el importe dentro del periodo de justificación. Recuerda que tienes la obligación de conservar estas facturas durante cuatro años.
Sin embargo, pongámonos en el caso de que el equipo de fotografía del ejemplo cuesta el doble, 3.000 euros, y nuestra autónoma se hace con él. En esta ocasión la adquiriente no puede pagar en efectivo conforme a la ley porque la cifra excede los 2.500 euros. Esta vez sí la compradora necesitará justificante de pago que deberá conservar durante un periodo de cinco años ante posibles comprobaciones tributarias. Este justificante de pago constituye un recurso de prueba en derecho tributario.
Actualizaté Marina:
Aunque sean 1.500 euros es un equipo que utiliza para su actividad.
Por lo que la factura la tendrá que conservar más de 4 años, ya que al ser inversión la amortización hará mayor el período. Y esos 4 años empezarían a contar a partir del último año amortizado.
Si se amortizar al 10% serían 10 años + los 4 = 14 años.
Ya que su amortización hace que el documento pueda ser solicitado en un período más largo.
Rober Glez.
Asesor-formador
Buenos días Rober:
Muy agradecida por tu comentario.
El artículo trataba sobre la normativa de pagos en efectivo que no es de carácter tributario sino financiero y su régimen sancionador es administrativo pero no fiscal-tributario. Por tanto, incidimos en el hecho de que la obligación que aquí se expone en financiera.
Ahora bien, aunque reiteramos que el tema del artículo no es tributario, es posible que el ejemplo no sea el más adecuado si nos centrándonos en el tratamiento fiscal y presuponemos que es el desembolso es para un inmovilizado. Pero, ¿y si en vez de inmovilizado fuera existencia?
Un saludo.
milenials… siempre quieren tener razón incluso cuando ellos saben que no la tienen.
Roger sobre Guardar 10 + 4 años las facturas ¿ Sólo son sobre el bien que se amortizar o también influyen al resto de facturas por existir en ese periodo una amortización ? Gracias
Y que ocurre si un cliente quiere comprar un producto de 3.000 euros y decide pagar 2.500 en metalica y el resto por transferencia… ¿podria?
Hola Carlos:
No es posible lo que planteas. Has de pagarlo todo por transferencia ya que lo que se tiene en cuenta es el importe total de la operación.
Un saludo.
Yo entiendo que si que se puede. En ocasiones es habitual dejar una señal de compra en efectivo que luego posteriormente se descuenta de la cantidad definitiva que hay que pagar por el bien adquirido. Ej. vehículo que cuesta 20.000 € dejamos una señal en efectivo de 500 € y posteriormente cuando la documentación esté preparada se paga por transferencia los restantes 19.500 €. Saludos
Buenos días Jose Antonio:
Te remitimos a una consulta realizada en Hacienda donde se hace referencia a lo que venimos comentando.
https://www2.agenciatributaria.gob.es/es13/s/iafriafrc05f
Un saludo.
El enlace dela consulta de Hacienda está roto. ¿podeis 0verificarlo? Parece interesante conocer la postura de la AEAT en este caso..
Hola Alex:
Efectivamente da error. Es una cuestión de la Agencia Tributaria, algún problema técnico que esperemos, es puntual ya que hasta ayer mismo funcionaba.
Un saludo.
Para facilitar la labor exponemos lo que viene en la consulta:
132780-PAGO PARCIAL EN EFECTIVO
Pregunta Se plantea si se encuentra sometido a las limitaciones al pago en efectivo una operación entre un empresario y un particular valorada en 3.000 euros, que se pagan 1.000 por transferencia y 2.000 en efectivo.
Respuesta
Se trata de una operación efectuada en la que al menos una de las partes intervinientes actúa en calidad de empresario o profesional, por lo que se encuentra sometido a la prohibición de pago en efectivo si el importe de la operación es igual o superior a 2.500 euros.
La prohibición para los pagos en efectivo se produce cuando se paguen en efectivo operaciones por un importe igual o superior a 2.500 euros (art. 7.Uno.1 de la Ley 7/2012). En este caso, la operación es de 3.000 euros, por lo que se supera el límite para que la operación pueda pagarse en efectivo. El pago de esa operación en efectivo, sea total o parcialmente (dado que la norma no distingue), supondría un incumplimiento de la prohibición.
Pero la base de la sanción no es por el importe de los 3.000 euros de la operación, sino sólo aquella parte pagada en efectivo. Así, la base de la sanción es la cuantía pagada en efectivo en las operaciones de importe igual o superior a 2.500 euros (art. 7.Dos.4 de la Ley 7/2012). Luego, en caso de operaciones pagadas sólo parcialmente en efectivo, la base de la sanción será inferior al importe de la operación. Para la limitación al pago en efectivo basta con que el importe de la operación sea igual o superior a 2.500 euros, aunque el pago en efectivo sea inferior a esta cuantía. En este caso, la base de la sanción son 2.000 euros.
Un saludo.
No entiendo, por ejemplo yo vendo chimeneas y suelen estar en torno a los 3000€ con instalacion, los clientes suelen dejar una reserva del 50% en metalico y el resto suele ser en transferencia, estariamos incumpliendo? Tenemos un lio con esto ahora que te leo, algun ejemplo o ejemplos? Gracias !!
Hola Toni
El pagador, de acuerdo con lo que pone la ley, estaría incumpliendo la normativa. Esta limitación es así siempre que haya un profesional o empresario implicado como es el caso. Además este límite no atiende a pagos parciales sino que lo que se tiene en cuenta es el coste total de la operación. En el propio artículo viene la ley a la que hacemos referencia. Además, en el histórico de comentarios dejamos la consulta realizada a Hacienda frente un caso similar al que expones y su respuesta.
Un saludo.