Cómo ahorrar papel en la oficina: 5 claves imprescindibles

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ahorrar papelAnte una mayor concienciación por parte de todos, nos imponemos la necesidad de ser sostenibles y responsables con el medioambiente en la mayoría de cosas que hacemos. Tanto a nivel particular como a nivel empresarial, es más común que llevemos a cabo todo tipo de acciones orientadas al cuidado y prevención del medioambiente. A veces, cuando pensamos en ello, nos abrumamos al creer que el efecto que tienen nuestras actuaciones individuales no sirve para mucho, aunque los resultados demuestran que si todos empezamos a hacer pequeñas cosas, posiblemente consigamos grandes resultados. Así que, ¿cómo podríamos aplicar este tipo de reglas a nuestro día a día? Desde fonvirtual, os proponemos una serie de reglas para ahorrar papel en la oficina. Por un lado, conseguiréis ahorrar mucho dinero gastando menos en papel y, por el otro, haremos que nuestra empresa sea más sostenible.

1. Reutiliza el papel

Todos utilizamos mucho papel de aquí y de allá para apuntar cosas: un número de teléfono, una cita, un nombre… casi cualquier superficie donde podamos escribir nos vale. Por eso es una buena idea no utilizar papel nuevo para esto, sino reutilizar folios impresos, por ejemplo.

 2. Imprimir a doble cara

Un buen punto de partida debe ser que imprimamos solo aquellos documentos que forzosamente vamos a necesitar. Debemos intentar ser muy juiciosos con esto, imprimiendo lo menos posible. De cualquier modo, parece interesante que, puestos a tener que imprimir cualquier tipo de documento, lo hagamos a doble página, por delante y por detrás. Con esta medida tan elemental conseguiremos ahorrar la mitad de papel del que hubiésemos consumido imprimiendo una única cara.

3. Fomentar el uso informático

Pensando con la misma coherencia, deberemos ampliar al máximo posible el uso informático que podamos hacer en nuestra oficina. Apuntar, por ejemplo, las cosas en archivos en el ordenador en lugar de en cuadernos, evitando utilizar el formato papel para nada. Tal y como hablábamos en el apartado anterior, sería interesante limitar al máximo la impresión de cualquier documento, al punto que sólo los realmente imprescindibles sean llevados a papel. Si tenemos una reunión, podemos sacarle mucho partido a las pizarras blancas o pasando la información directamente en soporte digital a los asistentes.

4. Reciclar

Todo el papel que hemos utilizado y que ya no nos sirve puede reciclarse, ya que es una acción muy sencilla y útil y que alargará la vida de los materiales que utilizamos día a día. Puedes colocar una caja en un rincón de la oficina y depositar en ella los documentos inservibles para, una vez a la semana, acercar su contenido hasta un contenedor destinado al reciclado de papel.

5. Uso de tecnologías más sostenibles para ahorrar papel

Apoyarnos en nuevas tecnologías que fomenten el no uso de papel. Por ejemplo, la emisión de facturas a través de correo electrónico en lugar de correo tradicional. Igualmente, existen en la actualidad soluciones de telecomunicaciones como el fax por Internet que ofrecen el mismo servicio que el fax tradicional, pero no consumen papel. Este tipo de ideas innovadoras que aparecen cada vez con mayor fuerza, son buenas medidas para ser sostenibles.

Imagen | FreeDigitalPhotos

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4 Comentarios en Cómo ahorrar papel en la oficina: 5 claves imprescindibles

  1. alejandro senes dice:

    Buenos dias,
    Felicidades por el post, comentaros que una buena decision el la implantacion de sistemas de gestion documental como Alfresco(gpl) o Sharepoint(pago).
    En nuestro caso alfresco nos esta dando muy buenos resultados.

  2. Gracias Ana por este post que nos sirve para concienciar a las empresas de hacer bien las cosas.

    Yo indicaría además que:

    – Cuidado con la reutilización, que hay tras estas fechas de la Renta quien usa impresos con datos personales de sus clientes para tomar notas por detrás y darlos a otros.

    – Cuidado con la impresión a doble cara. Si decides hacerlo, organiza bien el diseño del documento para saber qué imprimes por detrás, y diséñalo con márgenes adecuados si lo va a grapar o encuadernar de alguna forma. Y si tu impresora no es duplex (permite la impresión directamente a doble cara) el coste en tiempo, en posibles errores que te lleven a tener que volver a imprimir, y en energía consumida… puede ser igual al de haberlo hecho a simple cara.
    Para optimizar recursos, casi siempre es recomendado comprar una impresora duplex.

    – Cuidado con el ahorro en papel a costa de hacerlo todo con el ordenador, móvil, etc. Al papel nunca se le va la cobertura ni la batería y su uso habitual no tiene los dañinos efectos para la vista y para las cervicales que tiene el uso de pantallas de ordenador o tablets.

    – Cuidado con el reciclaje directamente a un contenedor de papel. Hoy en toda empresa primero debes pasar por una destructora de documentos toda la documentación que tenga información.

    – Cuidado con el uso de innovaciones alternativas que pueden ser adecuadas para unas empresas si y para otras no. Primero planifica.

    Lo recomendado en todos los casos es hacer una adecuada planificación de los procesos de trabajo, incluyendo la compra del papel más adecuado, a buen precio y que la tarea de imprimir se haga conscientemente y haya sido planificada como parte de un todo dentro de la gestión de toda empresa. Así se garantiza hacer siempre el mejor uso posible del papel y del botón de «Imprimir».

    Un cordial saludo.

    1. Leonor dice:

      Llevas toda la razón «consultorhost», en el punto que hablas sobre reciclar directamente el papel cierto es, que antes deberíamos destruir nuestros documentos con una destructora de papel.
      Desde hace 3 años soy autónoma y sinceramente, si tiro un documento a la papelera sin antes destruirlo no me quedo tranquila.

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