Cuando un trabajador usa su vehículo propio para realizar desplazamientos por motivos laborales, la empresa puede tener que compensarle esos gastos mediante el pago del kilometraje.
Lo más importante es distinguir entre un desplazamiento necesario para trabajar y los trayectos ordinarios de casa al centro de trabajo.
Para que lo entiendas, te explicamos cuándo debe pagarse, cómo se calcula y qué debes tener en cuenta para evitar errores en la nómina, el IRPF o la cotización.
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¿Está la empresa obligada a pagar el kilometraje?
La empresa estará obligada a pagar el kilometraje cuando el trabajador tenga que usar su vehículo particular para realizar un desplazamiento laboral y así lo establezca el convenio colectivo, el contrato, la política interna de empresa o una orden de desplazamiento aceptada por la empresa.
Porque no se trata de un “extra” salarial, sino de una compensación por un gasto que el trabajador asume para poder realizar su trabajo.
De hecho, el Estatuto de los Trabajadores indica que no tienen consideración de salario las cantidades recibidas por indemnizaciones o suplidos por gastos realizados como consecuencia de la actividad laboral.
Por tanto, si el trabajador adelanta un gasto necesario para la empresa, lo correcto es compensarlo como gasto de locomoción, siempre que esté debidamente justificado.
¿Cuándo se paga el kilometraje a un trabajador?
El kilometraje suele pagarse cuando el trabajador se desplaza fuera de su centro habitual de trabajo para realizar tareas propias de su puesto.
Por ejemplo:
- Para visitar a un cliente.
- Al acudir a una reunión en otra ciudad.
- Para ir a una obra, instalación o centro de trabajo distinto.
- Para realizar gestiones comerciales o técnicas por cuenta de la empresa.
- Al hacer un desplazamiento puntual ordenado por la empresa.
En cambio, la empresa no tiene que pagar, salvo pacto o convenio, el desplazamiento normal desde el domicilio del trabajador hasta su centro de trabajo, ya que ese trayecto se considera ordinario y no un gasto de locomoción laboral.
Y también es importante que el desplazamiento esté acreditado, porque la Agencia Tributaria exige justificar la realidad del desplazamiento para aplicar la exención fiscal del kilometraje.
¿Cómo se calcula el kilometraje y a cuánto se paga en una empresa?
El cálculo es: kilómetros recorridos X importe por kilómetro = cantidad a pagar
La cantidad exceptuada de gravamen en IRPF por gastos de locomoción es de 0,26 euros por kilómetro recorrido, siempre que se justifique el desplazamiento.
Además, también pueden quedar exceptuados de gravamen los gastos de peaje y aparcamiento debidamente justificados.
Aunque esto no significa que todas las empresas tengan que pagar exactamente 0,26 euros por kilómetro, ya que el convenio, el contrato o la política interna pueden fijar otra cantidad.
Pero debes que tener en cuenta algo importante: si se paga por encima del límite exento, el exceso puede tributar como rendimiento del trabajo. Mientras que si se paga por debajo, normalmente estará exento hasta el importe abonado, siempre que se cumplan los requisitos.
A modo de ejemplo:
| Kilómetros | Importe por Kilómetro | Total |
| 100 km | 0,26 euros | 26 euros |
| 250 km | 0,26 euros | 65 euros |
| 500 km | 0,26 euros | 130 euros |
Para aplicar correctamente el pago, es conveniente que conserves un registro con fecha, origen, destino, motivo del desplazamiento, kilómetros realizados y justificantes de peajes o parking.
Qué indica el Estatuto de los Trabajadores sobre el kilometraje
El Estatuto de los Trabajadores no fija una cantidad concreta por kilometraje.
Es decir, no dice que la empresa tenga que pagar 0,26 euros, 0,30 euros o cualquier otro importe.
Lo que sí establece es la diferencia entre salario y cantidades extrasalariales.
En su artículo 26, señala que “no tienen consideración de salario las cantidades recibidas por el trabajador como indemnizaciones o suplidos por gastos realizados como consecuencia de su actividad laboral”.
Ahí encaja el kilometraje: no retribuye el trabajo en sí, sino que compensa un gasto que el trabajador ha asumido para prestar el servicio.
Por eso, para saber si existe obligación concreta de pago y qué importe aplicar, tendrás que revisar:
- El convenio colectivo.
- El contrato de trabajo.
- La política de gastos de la empresa.
- Las órdenes o autorizaciones de desplazamiento.
- La práctica habitual de la empresa.
Ejemplo práctico
Imaginemos que un trabajador de una pyme tiene que visitar a un cliente en otra provincia usando su coche particular.
Estos son los datos:
- Distancia total recorrida: 320 kilómetros.
- Importe aplicado por la empresa: 0,26 euros/km.
- Peaje justificado: 14 euros.
- Parking justificado: 8 euros.
El cálculo sería:
320 km X 0,26 euros = 83,20 euros
A esa cantidad se suman los gastos justificados:
83,20 euros + 14 euros + 8 euros = 105,20 euros
La empresa debería abonarle 105,20 euros como compensación por gastos de desplazamiento.
Si todo está justificado, el kilometraje, el peaje y el parking pueden quedar exceptuados de gravamen dentro de los límites previstos.
Este tipo de importes debe reflejarse correctamente en nómina como concepto extrasalarial, separado del salario.
Y también se recomienda conservar justificantes y evidencias del desplazamiento, como partes de trabajo, agenda, orden de viaje o facturas.
Consejos para empresas sobre el pago del kilometraje
Para evitar problemas, lo mejor es que la empresa tenga una política clara de gastos de desplazamiento.
Aquí tienes algunos consejos:
- Revisa el convenio colectivo: puede fijar cuándo se paga el kilometraje y qué importe corresponde.
- Define una política interna por escrito: incluye cuándo se autoriza el uso del vehículo propio, cuánto se paga por kilómetro y qué justificantes hay que aportar.
- Pide siempre documentación: no basta con pagar el kilometraje. Conviene justificar fecha, destino, motivo del viaje, kilómetros, peajes y parking.
- Diferencia entre salario y gasto compensatorio: el kilometraje no debe mezclarse con el salario base ni con complementos salariales.
- Controla el límite exento de IRPF: la referencia fiscal vigente sigue siendo 0,26 euros por kilómetro para gastos de locomoción justificados, más peajes y aparcamientos acreditados.
- Inclúyelo correctamente en la nómina: porque una mala clasificación puede generar errores fiscales o laborales.
La empresa debe pagar el kilometraje cuando el desplazamiento responde a una necesidad laboral y existe obligación por convenio, contrato, política interna o autorización empresarial.
Y para hacerlo bien, lo más importante es fijar unas reglas claras, justificar cada desplazamiento y aplicar correctamente el tratamiento fiscal.
