¿Cuánto cuesta contratar un trabajador?

Una de las dudas más habituales entre autónomos, emprendedores y pymes es cuánto cuesta contratar a un trabajador.

Y no es extraño: el coste laboral va mucho más allá del sueldo neto que cobra el empleado.

Para que lo tengas claro desde el principio, contratar a un trabajador implica tres grandes partidas de coste:

1. El sueldo bruto del trabajador, del que se deriva su salario neto.
   
   
2. Las cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa, calculadas aplicando distintos tipos sobre el salario bruto.
   
   
3. Los costes de gestión laboral, como gestoría, confección de nóminas, contratos y seguros sociales.

En nuestra sección de descargas tienes a tu disposición una plantilla de calculadora de costes salariales en Excel.

Esta herramienta te ayudará a estimar el coste de los trabajadores que estés pensando en contratar, pudiendo simular distintos escenarios y variantes en función del sueldo bruto y de las condiciones de contratación.

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Cómo calcular el sueldo bruto del trabajador

El salario bruto está constituido por dos grandes tipos de percepciones:

Percepciones salariales

Incluyen las cantidades que retribuyen directamente el trabajo realizado:

• Salario base.
  
  
• Complementos salariales.
  
  
• Pluses (nocturnidad, turnicidad, peligrosidad, etc.).
  
  
• Retribuciones en especie, cuando existan.

Estas cantidades cotizan a la Seguridad Social.

Percepciones extrasalariales

Incluyen compensaciones que no retribuyen el trabajo en sí, como:

• Indemnizaciones.
  
  
• Dietas y gastos justificados.
  
  
• Determinadas prestaciones o compensaciones.

En general, no cotizan, siempre que cumplan los requisitos legales y no encubran salario, un aspecto cada vez más vigilado por la Inspección de Trabajo.

El papel del convenio colectivo

Como empresario, no puedes fijar libremente el salario de un trabajador.

Debes respetar, como mínimo:

• El convenio colectivo aplicable a tu actividad.
  
  
• El ámbito territorial correspondiente (estatal, autonómico, provincial o de empresa).
  
  
• El grupo o categoría profesional del trabajador según sus funciones.

Los convenios colectivos suelen establecer:

• Salarios mínimos por categoría o grupo profesional.
  
  
• Pluses obligatorios, cuando proceda (por ejemplo, transporte o nocturnidad).
  
  
• Normas sobre horas extraordinarias, trabajo en festivos y fines de semana.

Además, si el salario fijado por convenio queda por debajo del Salario Mínimo Interprofesional (SMI) vigente, deberás ajustarlo al SMI. Esto es habitual en sectores como hostelería, comercio o limpieza.

La empresa puede pagar por encima del convenio, pero nunca por debajo, salvo supuestos excepcionales regulados legalmente.

Calcular el sueldo neto del trabajador

Muchos trabajadores no piensan en términos de sueldo bruto, sino que lo que realmente quieren saber es cuánto van a cobrar “limpio” en la nómina a final de mes, es decir, su sueldo neto.

Por eso, a la hora de negociar condiciones salariales, es fundamental que tengas clara la diferencia entre salario bruto y salario neto, y que el trabajador entienda cómo se aplican las deducciones.

Para calcular el sueldo neto, al preparar la nómina mensual debes descontar del sueldo bruto dos grandes partidas:

Seguridad Social a cargo del trabajador

Está formada por las siguientes cotizaciones:

• Contingencias comunes: 4,70 % del sueldo bruto.
  
  
• Formación profesional: 0,10 %.
  
  
• Desempleo:
  • 1,55 % en contratos indefinidos.
  • 1,60 % en contratos temporales.
    
    
• Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI): 0,15 % del sueldo bruto en 2026.

En conjunto, estas cotizaciones suponen aproximadamente entre un 6,5 % y un 6,6 % del sueldo bruto, según el tipo de contrato.

Retención del IRPF

La retención del IRPF es un porcentaje variable que se descuenta en la nómina y que el empresario ingresa en Hacienda como anticipo del IRPF del trabajador.

Depende del nivel de ingresos y de las circunstancias personales y familiares (hijos, personas a cargo, discapacidad, etc.).

A modo orientativo:

• Sueldo bruto de 1.100 euros → retención cercana al 4 %.
  
  
• Sueldo bruto de 2.000 euros → 12 % – 14 %.
  
  
• Sueldo bruto de 3.000 euros o más → 20 % o superior.

Por ejemplo, un trabajador con contrato indefinido y un sueldo bruto mensual de 2.000 euros podría tener unas deducciones aproximadas de:

• Seguridad Social del trabajador: 130 euros.
  
  
• IRPF: 260 euros.

En este caso, su sueldo neto sería aproximadamente 1.610 euros.

Calcular el coste de Seguridad Social a cargo de la empresa

Además del sueldo bruto, el autónomo o la empresa debe asumir la Seguridad Social a su cargo, uno de los principales costes laborales.

Estas cotizaciones incluyen:

• Contingencias comunes: 23,60 %.
  
  
• Desempleo:
  • 5,50 % en contratos indefinidos.
  • 6,70 % en contratos temporales y a tiempo parcial.
    
    
• Accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, según actividad:
  • 1 % en trabajos de oficina.
  • 1,85 % en comercio.
  • 3,60 % en limpieza y seguridad.
  • Hasta 6,70 % en actividades de alto riesgo.
    
    
• Formación profesional: 0,60 %.
  
  
• FOGASA: 0,20 %.
  
  
• MEI: 0,75 % del sueldo bruto en 2026.

En términos generales, para un puesto de oficina:

• 31 % – 32 % del sueldo bruto en contratos indefinidos.
  
  
• 32 % – 33 % en contratos temporales o a tiempo parcial.

En los contratos de duración inferior a 30 días, existe además un recargo fijo adicional, que en 2026 se sitúa en torno a los 30 euros por contrato.

Ejemplo de coste real de un trabajador

Para terminar, veamos un ejemplo práctico de cuánto cuesta realmente contratar a un trabajador.

Supongamos la contratación temporal, a jornada parcial (80 %), de un trabajador de 19 años, bajo el convenio de hostelería de la Comunidad Valenciana.

• Grupo: cafeterías, restaurantes, cafés-bar y colectividades.
  
  
• Categoría: quinta.

Conceptos salariales cotizables

• Salario base: 880,36 euros.
  
  
• Pagas extraordinarias prorrateadas: 440,16 euros.
  
  
• Plus transporte: 66,96 euros.

Total salario bruto mensual: 1.387,48 euros.

Deducciones en la nómina del trabajador

• Seguridad Social del trabajador (≈ 6,55 %): 90,86 euros.
  
  
• IRPF (4 %): 55,50 euros.

Líquido en nómina:

1.387,48 − 90,86 − 55,50 = 1.241,12 euros.

Costes para la empresa

• Seguridad Social empresa (≈ 32 %): 443,99 euros.
  
  
• Bonificaciones: ninguna.

Coste total empresa:

1.387,48 + 443,99 = 1.831,47 euros.

Las cifras y ejemplos incluidos son orientativos y pueden variar en función del convenio colectivo aplicable, la situación personal del trabajador y los tipos de cotización vigentes en cada ejercicio.