Gestión del tiempo: el método GTD

El método GTD (las siglas de Getting Things Done) es un método de gestión del tiempo ideado por David Allen.

El método se basa en la idea de que una persona debe liberarse mentalmente de estar pensando en las tareas que tiene pendientes, para concentrarse en las que está realizado y ser más eficaz.

Y es que seguro que muchos de los profesionales que nos leéis habéis sufrido en carnes propias la experiencia de pasar todo el día sin parar de trabajar y al terminar agotados, llegar a la frustrante conclusión de que no hemos acabado nada y que para el día siguiente se nos acumulan de nuevo las tareas… Uno de los mayores problemas de los autónomos y freelances es la gestión del tiempo, por la gran diversidad de tareas a las que hay que enfrentarse cada día.

Bien, pues el método GTD supone un cambio en la forma de trabajar para conseguir que al final del día esas tareas importantes estén realizadas.

Este método se basa en 4 pasos:

1. Recopilar: Lo fundamental en este paso es que localicemos todas las tareas que tenemos pendientes, todo lo que necesitamos dar seguimiento (emails, citas, notas, tareas…) y las registremos en un mismo sitio, lo que Allen denomina «cubo». Podemos usar una aplicación, un cuaderno, el propio correo electrónico…, pero debe estar todo registrado en en un mismo cubo, para liberar así a nuestra mente de estar pendiente por si se nos olvida algo.

2. Procesar: Hay un orden:

• Empezar siempre por el principio
• No procesar más de un elemento a la vez.
• No enviar de vuelta al «cubo» a ningún elemento.
• Si un elemento requiere de una acción para ser realizado:

• Si lleva menos de dos minutos, hazlo.
• Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente.
• Posponlo.

• Si un elemento no requiere una acción:

• Archívalo como referencia.
• Deséchalo si no es procedente.
• Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.

3. Organizar: Hay que ordenar las tareas en función de su importancia. En su obra, Allen sugiere varias listas donde organizar las tareas:

• Acciones próximas
• Proyectos
• En espera
• Quizá

4. Revisar: Al menos una vez al día deben revisarse las listas y mover las tareas al lugar en que deban estar si han sufrido variaciones. Una vez a la semana deberían revisarse también las tareas pendientes, o en espera por si tienen que tomar más importancia o, por el contrario, quedan relegadas a «quizá».

Y, por supuesto: Hacer. Lo importante de la organización es que no ocupe demasiado tiempo para que podamos realizar las tareas, que es nuestro objetivo. Aunque al principio tardemos más, después automatizaremos esta organización.

Esto, contado así, tal vez parezca un poco complicado de poner en práctica, pero lo cierto es que hay infinidad de aplicaciones basadas en este método, tanto para smartphones como, por ejemplo, extensiones que pueden usarse con el navegador o con el correo electrónico. Y, por supuesto, el libro de Allen: Organízate con eficacia.

¿Has probado este método?, ¿qué otros métodos para mejorar la productividad conoces?

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