El uso generalizado de smartphones y tabletas ha supuesto toda una revolución en la forma de gestionar negocios y empresas. Las tecnologías de última generación han dejado de ser patrimonio exclusivo de las grandes empresas y han comenzado a extenderse entre empresas de menor tamaño y micropymes.
Pese a que según el estudio sobre la «Implementación de las TIC en la PYME española«, elaborado por Fundetec, la penetración de las nuevas tecnologías de la información está siendo más lenta de lo aconsejable y su implementación efectiva es de carácter desigual en función del sector, el potencial y beneficios de éstas para la pyme son innegables.
Uno de los primeros fenómenos que está comenzando a tornarse una realidad para muchas pequeñas empresas es la deslocalización de su centro de trabajo. Gracias a la tecnología móvil y al desarrollo cada vez más avanzado de diferentes aplicaciones y herramientas de gestión, cualquier autónomo o microempresa puede «trasladar» su oficina allí donde está su cliente, mejorando su productividad y competitividad y ganado en inmediatez a la hora de realizar determinados procesos.
Desde la posibilidad de poder realizar cobros electrónicos mediante aplicaciones móviles, hasta la aparición de completas suites de gestión empresarial para tablets, pasando por el almacenaje de datos en la nube, accesibles en cualquier momento y desde cualquier lugar, la labor de simplificación y automatización de procesos es ahora una realidad al alcance de cualquier autónomo sin necesidad de realizar un gran desembolso.
No obstante, existen factores que es necesario valorar antes de dar el salto a la movilidad. En primer lugar, es importante comprobar la seguridad de las tecnologías con las que trabajamos y verificar que cumplen con los estándares legales, en especial cuando lo que se manejan son datos de caracter personal. Pese a que existen algunas lagunas en lo referente a la LOPD, es vital conocer «la letra pequeña» de las herramientas que utilizamos, como dónde se guardan los datos y, sobre todo, de quién son propiedad una vez subidos a una aplicación o plataforma, las obligaciones legales de las partes en caso de incidencia y la posibilidad de recuperarlos en caso de que se produzca una pérdida.
Además de éstas precauciones, conviene hacer una evaluación real de nuestras necesidades de gestión y las de nuestra empresa, de nuestra capacidad de manejar eficientemente ésta nueva tecnología y, finalmente, comparar la oferta que nos proporciona el mercado.
De nada sirve contratar un servicio o herramienta con una amplia funcionalidad si apenas usaremos un 20% de la misma. De forma inversa, debemos buscar herramientas adaptadas a nuestros procesos de negocio, capaces de dar respuesta a las necesidades de éste de forma sencilla e intuitiva, es decir, con un alto grado de usabilidad, ya que el objetivo final es el de simplificar la tarea de gestión.
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