En un viaje de negocios, cada minuto cuenta. Si no planificas bien, esos minutos pueden convertirse en horas.
Además, la ilusión de abrir nuevos horizontes en tu negocio dejará paso a la frustración, el estrés y la pérdida de oportunidades.
Si la idea de embarcarte en un viaje de negocios como autónomo te causa cierto estrés, sigue leyendo.
Traza el itinerario del viaje de negocios con detalle
Sin un plan, todo tenderá al caos.
Aunque no seas una persona metódica, siempre debes tener claros los pasos a seguir:
- Información sobre vuelos y transportes en la zona.
- Tiempos entre traslados.
- Documentos obligatorios (si hicieran falta).
Prepara un documento con toda la información que consideres relevante, será tu guía durante el viaje de negocios y evitará la ansiedad que supone no saber qué hacer al llegar al destino.
Consejo: usa aplicaciones móviles que te permitan tener este itinerario siempre a la mano y poder modificarlo al instante. Es más cómodo y versátil que recurrir a la agenda o al papel.
Reserva con suficiente antelación
Muchos emprendedores funcionan mejor con la improvisación, prefieren no perder tiempo en los trámites previos y acuden directamente al destino sin reservar alojamiento.
Esto tiene dos problemas:
- Disponibilidad.
- Precios.
Puede que al aterrizar en tu destino descubras que todo está reservado.
También puede ocurrir que encuentres tarifas prohibitivas por el simple hecho de buscar una habitación en ese mismo momento.
Evita problemas.
Una vez tengas claro el itinerario del viaje, reserva todo lo necesario con antelación.
Si puedes, hazlo con cancelación gratuita por si algún problema de última hora te hiciera cambiar de planes.
En general, conviene tener todo lo importante reservado: hotel, billetes de avión o coche de alquiler; incluso los restaurantes, si vas a cerrar algún acuerdo en ellos.
¿Viajas a otra cultura? Investiga
Si vas a adentrarte en un país del cual no sabes nada, tendrás que ir un paso más allá.
No basta con saber cómo llegar o dónde se encuentra el hotel.
Ahonda en su cultura.
Será de gran utilidad que descubras las costumbres, la forma en la que suelen comunicarse y cualquier otro detalle sobre su forma de vida.
Así, evitarás errores en la fase de negociación y podrás interactuar con más confianza.
Dedica tiempo a preparar las reuniones
En los viajes de negocios se suele poner el foco en los trámites relacionados con el propio viaje, como la documentación o la estancia en el lugar.
Sin embargo, hay que tener bien organizado lo más importante.
¿Cuál es la razón por la acudes a ese viaje de trabajo?
Probablemente quieras cerrar un acuerdo importante o encontrarte con un cliente que puede cambiar la perspectiva de tu negocio a corto o medio plazo.
No querrás dejar todo eso a la improvisación, ¿verdad?
Detalla cada reunión. ¿Con quién te vas a encontrar? ¿Qué puntos debes tratar? ¿Cómo vas a negociar?
Esta preparación hará que vayas más tranquilo y encauzará las primeras conversaciones.
Recuerda que en el viaje de negocios la idea es sacar al máximo partido a cada interacción.
Consejo: si tienes varias reuniones, deja un espacio en tu agenda entre una y otra, puede que alguna de ellas se alargue más de lo previsto haciéndote llegar más tarde. Recuerda que la puntualidad siempre se valora, sobre en todo en ciertas culturas.
Contrata un seguro de viaje
A veces, por ahorrar unos cuantos euros, obviamos el seguro de viaje.
Sin embargo, puede ser la diferencia entre solucionar un problema rápidamente o vivir una auténtica pesadilla.
Esto es necesario en el extranjero, donde los problemas suelen ser más complicados (y caros) de solucionar.
Antes de contratar el seguro de viaje, lee bien las cláusulas.
Asegúrate de que cubra los posibles incidentes que puedan surgir.
Como ves, planificar un viaje de negocios puede parecer una odisea, sobre todo si eres autónomo, gestionas un pequeño negocio y te desplazas al extranjero.
Por suerte, si te preparas adecuadamente, podrás enfrentar este reto con una sonrisa.
Recuerda: en el mundo de los negocios la preparación y adaptabilidad son claves. ¡Disfruta y aprovecha ese viaje!
