Nadie duda de la eficacia (y necesidad en muchos casos) de mantener ciertas reuniones con socios, empleados o clientes, ya sea para poner temas en común, tratar algún asunto en concreto o para cerrar las bases de un acuerdo. No obstante, digo «algunas» y no «todas» porque, según demuestran varios estudios, entre un 50 y un 70 por ciento de éstas reuniones no redundan en un beneficio real para la empresa y suponen un costo tanto en tiempo como en dinero (en el caso de que sea necesario desplazarse).
De hecho, muchas de éstas cuestiones que no es viable tratar por email o por teléfono, pero por las que tampoco merece la pena el tiempo y dinero del desplazamiento, la habilitación de una sala de reuniones o la coordinación (cada vez más difícil) de los miembros que han de participar en el encuentro, pueden ser solventadas mediante otras alternativas online que, además de permitir una interacción mucho más natural y fluida, permiten mostrar y compartir la documentación, gráficos o vídeos necesarios para su desarrollo.
Y si bien es cierto que la videoconferencia no es nada nuevo, la democratización de Internet y las nuevas tecnologías hacen posible que cualquier pyme, autónomo, emprendedor o freelance pueda ponerse en contacto con clientes, proveedores, inversores o socios compartiendo audio e imagen de forma totalmente gratuita y con gran calidad. Y para ello sólo es necesaria una conexión a Internet y una webcam, algo de lo que a día de hoy dispone cualquier profesional. Y no sólo eso, la llegada de tablets y smartphones nos permiten, incluso, mantener una reunión desde cualquier lugar gracias al desarrollo de apps móviles.
Pero ¿cuál es la herramienta que más nos conviene? Pese a que cada vez la oferta es mayor, en Infoautónomos hemos hecho una selección de cinco para que elijas la que más se adapta a tus necesidades.
1. Los hangouts o «quedadas» de Google.
Se trata de una de las funcionalidades más útiles y llamativas de Google Plus, la red social que el gigante de los buscadores lanzó hace un par de años. Basta con poseer una cuenta de Gmail para poder acceder a ella desde el perfil de Google Plus que se crea de forma casi automática. Permite realizar una videoconferencia de hasta 15 participantes, durante la cual se tiene la posibilidad de crear documentos colaborativos gracias a la aplicación de Google Drive.
Otro de sus puntos fuertes es la posibilidad de retransmitir esa conferencia o reunión en directo a través del canal de Youtube asociado a la cuenta o visualizar el vídeo del encuentro una vez finalizado.
2. Videollamadas grupales de Skype
Todo un clásico en el mundo de las llamadas a través de Internet (VoIP) que, además de las clásicas conexiones one to one, permite realizar videollamadas en grupos de hasta 10 personas y compartir pantalla. A diferencia con el anterior, sí es necesario descargar la aplicación en tu ordenador y que, al menos, uno de los participante posea una cuenta Premium.
3. Webex
Otro gran clásico pero con un corte mucho más profesional u orientado a la empresa. Pese a que cuenta con diferentes planes de precios, el sistema básico, totalmente gratuito, es una muy buena opción para mantener una reunión con un cliente determinado. Pese a que sólo es posible la permanencia de tres usuarios en la sala y sólo otorga una licencia de organizador, la herramienta de Cisco permite programar reuniones, archivar en un mismo lugar los documentos compartidos en los encuentros y gestionar la lista de contactos con gran facilidad.
4. Boostcam
Se trata de un servicio de videoconferencia online, ideal para tratar temas rápidamente y que no necesitan ser archivados ni recogidos posteriormente. Se accede sin necesidad de registro ni pre-instalar ningún elemento. Simplemente, inicias una videoconferencia en un click y la web genera una URL que deberás compartir con los demás asistentes para que entren en la sala. Una herramienta muy sencilla que dispone de chat, pero no permite compartir pantalla ni documentos.
