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¿Qué es el arqueo de caja?
¿Cuál es la función del arqueo de caja?
El arqueo de caja tiene varios propósitos y beneficios:- Control de los flujos de efectivo: permite tener un seguimiento preciso de los ingresos diarios. Esto ayuda a identificar cualquier discrepancia entre los registros contables y el efectivo físico, lo que a su vez puede revelar posibles errores o robos. Además, brinda información valiosa sobre las preferencias de pago de los clientes, lo que puede ser útil en la toma de decisiones estratégicas.
- Detección de irregularidades: actúa como una medida de control interno para detectar cualquier problema en el flujo de caja. Si se encuentran discrepancias entre los registros y el efectivo real, se pueden tomar medidas para investigar y corregir posibles errores o actividades fraudulentas. Esto ayuda a mantener la transparencia y confianza tanto dentro como fuera del negocio.
- Cumplimiento fiscal: al tener registros precisos del efectivo, se pueden generar informes financieros exactos y presentar declaraciones de impuestos de manera adecuada. Esto evita problemas legales y sanciones relacionadas con errores en la contabilidad.
¿Cómo se realiza esta tarea?
Antes de comenzar el arqueo, ten a mano todos los elementos necesarios: calculadora, papel para anotar y bolsas para separar el efectivo. Después, procede a contar el efectivo en la caja registradora, incluyendo billetes y monedas. Presta atención al proceso para evitar errores en este punto. Cuenta el efectivo al menos dos veces antes de pasar al siguiente punto. Una vez conozcas el total del efectivo, verifica las otras entradas de dinero:- Pagos electrónicos.
- Vales regalo.
- Cheques.
¿Cada cuánto tiempo se debe hacer el arqueo?
Depende del tipo de negocio. Aquí no hay reglas estrictas. Lo recomendable es hacerlo al final de cada jornada laboral con el fin de detectar y subsanar cualquier error de forma sencilla, pero depende mucho del movimiento que tenga tu negocio. En cualquier caso, es “obligatorio” realizar el arqueo de caja al menos una vez al mes. Si tu negocio maneja grandes volúmenes de efectivo, como es el caso de restaurantes o comercios minoristas, lo más recomendable es realizarlo a diario para mantener un control riguroso.Ejemplo de arqueo de caja
Imagina que tienes un negocio de venta al por menor de regalos personalizados. Al hacer el arqueo de caja encuentras lo siguiente:- Dinero en efectivo: 700 euros contabilizados; 650 euros cantidad real.
- Tarjeta de crédito: 300 euros contabilizados; 400 euros cantidad real.
- Vales regalo: 100 euros contabilizados; 50 euros cantidad real.
- Robos (internos o externos).
- Pérdida de justificantes.
- Fallos al cobrar o pagar.