Fiscalidad e impuestos de los Autónomos
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La contabilidad del autónomo

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Como autónomo estás obligado a la llevanza de la contabilidad de una manera clara y ordenada. Pero no solo por la obligatoriedad debes estar familiarizado con el proceso contable de tu negocio.

Te será de gran ayuda para conocer en todo momento el estado de salud del que goza tu empresa y te allanará el camino a la hora de presentar impuestos y declaraciones fiscales.

La contabilidad del autónomo

Actualizado el 3 de diciembre de 2021

9 minutos de lectura

Por Infoautónomos

El trabajador autónomo ha de hacer frente tanto a las obligaciones fiscales, basadas en la presentación de impuestos, como a las obligaciones contables, o lo que es lo mismo, la llevanza de los libros de registro. 

Tanto una como otra suele plantear problemas a los autónomos. Y si bien en el primero de los casos lo es por dificultad, en el segundo lo es por tedio. Sin embargo, no hay que olvidar que se trata de una tarea de obligado cumplimiento con múltiples ventajas para un correcta gestión del negocio. 

A continuación, abordamos la utilidad de la información contable, los libros contables de obligado cumplimiento y unos consejos de gestión rutinaria que el negocio agradecerá. 

1. Para qué sirve la contabilidad del autónomo

Más allá de las molestias que plantea la llevanza de la contabilidad, hay que ver en este proceso un aliado para nuestro negocio que esboza más ventajas que inconvenientes. La información contable tienes tres utilidades principales: 

Presentar impuestos

 Como trabajador autónomo estás obligado a presentar cada tres meses y con carácter anual una serie de modelos de tributarios del IVA e IRPF. Esto es en líneas generales ya que es tu epígrafe de actividad económica el que determina cuáles son tus obligaciones fiscales.

 La información contable, que se asienta  principalmente en el registro de ingresos y gastos es la base para la realización de las autoliquidaciones y la presentación de declaraciones informativas

En un mes como el abril, en el que coincide la presentación de los impuestos correspondientes al primer trimestre del año y el inicio de la declaración de la Renta, tener a mano la información contable actualizada es fundamental para que tú o bien tu asesoría fiscal veáis facilitado el cumplimiento de estas obligaciones tributarias que se repiten con periodicidad en el calendario fiscal.

Conocer la situación económica del negocio 

Gestionar diariamente la contabilidad de tu negocio te permite conocer de forma fidedigna el estado de tu negocio. Sin esta información actualizada la toma de decisiones se torna difícil y errática. El registro contable tiene su incidencia en el plano fiscal, financiero y presupuestario del negocio. 

En definitiva, la contabilidad exigida por Hacienda te servirá para saber en todo momento qué estás ingresando y cuáles son tus gastos.

Cumplir con la llevanza de los libros de registro

El epígrafe de actividad también marca las obligaciones contables del autónomo que consiste básicamente en la llevanza de libros de registro de IRPF e IVA. El conjunto de operaciones realizadas en el seno de la empresa se han de anotar y conservar durante seis años. 

De todo la anterior se desprende el hecho de que la contabilidad del autónomo resulta de utilidad para el funcionamiento interno de la empresa, para que Hacienda conozca los movimientos de tu actividad y para que tu asesoría pueda cumplir en tu nombre el conjunto de tus obligaciones tributarias.

2. El registro contable de los ingresos y gastos 

Los ingresos y gastos derivados del desarrollo de tu actividad económica quedan incluidos en los libros contables que serán unos u otros atendiendo al tipo de actividad económica realizadas.

Los ingresos: facturas emitidas y ventas

Esta es quizás la parte más sencilla. Como autónomo estás obligado a llevar un libro de registro de facturas emitidas y un libro de ventas e ingresos que sirven para recopilar todas las facturas e ingresos que vayas expidiendo o recibiendo en el desarrollo de tu actividad.

Tienes que ir ingresando la información de manera cronológica. Su finalidad es conocer lo que se ha facturado a lo largo de un periodo de tiempo determinado, un trimestre, un año… y contabilizar, así, los ingresos generados por tu actividad.

Libro registro de facturas emitidas

En sus hojas debes reflejar la siguiente información:

  • Número de factura y, en su caso, serie.
  • Fecha de emisión y, si es diferente, también la fecha de realización de la operación.
  • Destinatario de la factura (nombre y apellidos o razón social, y NIF).
  • Base imponible.
  • Tipo de IVA (4%, 10% ó 21%).
  • Importe del IVA.

La Agencia Tributaria exige que la numeración de facturas sea incremental y continua, no permitiendo duplicados ni saltos en la numeración. No obstante, según establece el artículo 63.4 del Reglamento del IVA, la anotación individualizada puede sustituirse por un asiento resumen en el que deberá constar:

  • Fecha o periodo en que se han expedido las facturas.
  • Facturas numeradas correlativamente indicando el número inicial y final de los documentos anotados.
  • Base imponible global.
  • Cuota global conjunta.

Un asiento que podrá realizarse en caso de que se cumplan determinados requisitos:

  • En los documentos no debe ser preceptiva la identificación del cliente.
  • Las operaciones se entenderán realizadas en el mismo mes natural.
  • Que a las operaciones se les aplique el mismo tipo impositivo.

Libro registro de ventas e ingresos

Este libro es obligatorio para autónomos en estimación directa simplificada. Aquí reflejarás las ventas realizadas por medio de factura y otros ingresos que puedas tener.

Debes incluir:

  • Número de anotación.
  • Fecha de la operación.
  • Concepto e importe del ingreso con separación del IVA.
descanso asesoría infoautónomos

Los gastos: facturas recibidas, bienes de inversión y otros gastos

Si se hace seguimiento de los ingresos en sus correspondientes libros, los gastos son contabilizados en el libro de facturas recibidas, en el de bienes de inversión y en el de compras y gastos.

Si hablábamos de la importancia que tiene la llevanza de la contabilidad para saber de qué salud goza tu negocio, este libro es la “cara cruz” de la moneda. Aquí controlarás la inversión en gastos necesarios para la obtención de los ingresos. Así podrás saber en todo momento si tu negocio genera beneficios o pérdidas.

Pero cuidado con lo que quieres incluir en las hojas del libro de facturas recibidas ya que solo determinados gastos pueden ser inscritos y, posteriormente, considerarse fiscalmente deducibles. Recuerda que tienen que cumplir con el requisito de que sean necesarios para el desarrollo mismo de tu actividad.  

Tenemos otro artículo sobre gastos deducibles donde puedes ampliar la información al respecto. Seguro que te será de gran ayuda.

Entrando más en detalle en el análisis de los gastos debemos remarcar que para la contabilización de los mismos deberemos llevar tres libros de registros diferentes:

  • Libro de registro de facturas recibidas.
  • Libro de registro de bienes de inversión.
  • Libro de registro de compras y gastos.

Libro de registro de facturas recibidas

El más conocido y, quizás, también el de más fácil comprensión, es el libro de registro de facturas recibidas. Básicamente estás ante un listado de todas las facturas que hayas recibido a lo largo de un periodo de tiempo y que reflejan las compras que hayas realizado (ya sea de bienes o servicios) para desarrollar de manera óptima tu actividad.

En este primer libro tienes que hacer constar:

  • La fecha de la factura y fecha de la realización de la operación si consta en el documento y es diferente.
  • El número de factura.
  • Nombre o razón social del emisor y NIF.
  • Base imponible del IVA.
  • Tipo aplicable.
  • Cuota de IVA soportada.

Como sucedía en el libro de facturas expedidas, puedes sustituir la anotación individual por un asiento siempre que las facturas sustituidas por el mismo cumplan con los siguientes requisitos:

  • Provenir de un mismo proveedor
  • El importe total conjunto de las operaciones no puede superar 6.000 € (sin IVA).
  • El importe de cada una de las operaciones no puede superar 500 € (sin IVA).

Libros registro de IVA

Libro de registro de Bienes de Inversión

La primera duda a resolver es qué es un bien de inversión.

La Agencia Tributaria considera “bien de inversión” a efectos de IVA (diferente al concepto de “inmovilizado” a efectos del IRPF) todos aquellos bienes adquiridos que van a servir al desarrollo de tu actividad durante más de un ejercicio. Ejemplos de estos bienes de inversión son la maquinaria, los ordenadores, o incluso, un vehículo.

No obstante, existe un segundo requisito para considerarlos “bienes de inversión” y es que su importe sin IVA debe ser superior a 3.000 euros.

La cuota de IVA que hayas soportado por la adquisición de este de bien, debe ser revisada durante un periodo de 4 años para determinar cuál es el porcentaje de ese IVA que podrás deducir cada año.

La segunda duda a resolver es obvia: ¿qué debes incluir en este libro de bienes de inversión?

  • Bienes debidamente individualizados.
  • Datos para identificar las facturas y documentos de cada bien.
  • Fecha de comienzo de utilización, prorrata definitiva y regularización anual.

Libro de bienes de inversión “inmovilizado”

A efectos de IRPF debes llevar un control de tu inmovilizado. Hablamos también de bienes de inversión solo que en este caso su coste es superior a 300 euros. Por tanto, todos los bienes de inversión de IVA lo serán también a efectos de IRPF, pero, obviamente, no al revés.

Del mismo modo que en el caso anterior hablamos de bienes que serán utilizados más allá de un solo ejercicio, Hacienda no te permite contabilizarlos como un gasto único, sino que tendrás que hacerlo distribuyendo su importe de manera proporcional a lo largo del tiempo.

La propia Agencia Tributaria los tiene clasificados y les tiene asignados, según el tipo, unos plazos de amortización mínimos y máximos que puedes aplicar. ¿Qué debes incluir en este segundo libro de bienes de inversión?

  • Valor de adquisión del bien.
  • Cuota de amortización.
  • Fecha de comienzo del uso del bien.
  • Valor residual del activo.

Libro de registro de compras y gastos

En este libro contable debes incluir tanto las compras que hayas realizado con factura, así como los gastos para los cuales no dispongas de una, pero sí un comprobante de pago en forma de ticket o de recibo del banco.

Son de vital importancia porque también serán deducibles en el IRPF y te harán ahorrar dinero a la hora de presentar tus impuestos.

Como te explicábamos en líneas superiores son gastos afectos al desarrollo de tu actividad e imprescindibles para la misma.  Para entenderlo fácilmente, hablamos de gastos como las propias cuotas de la Seguridad Social de las que, aunque no tienes una factura de la Administración sí que posees un recibo del banco en el que se acredita que has efectuado el pago.

Del mismo modo: determinados impuestos, seguros… Pero también el tique que pueden darte en una librería por comprar material de oficina o un cartucho de tinta para tu impresora, siempre que puedas acreditar, eso sí, que dichos gastos se encuentran relacionados con tu actividad.

En el libro de gastos tendrás que incluir:

  • El número de recibo.
  • Fecha en que se produce el gasto.
  • Proveedor (nombre o razón social).
  • Importe del gasto con separación del IVA.
  • Concepto.

Un último apunte para conocer es que los libros contables deben ser llevados con claridad y por orden de fechas. Y, si incurres en error, debes hacer una aclaración donde se advierta del equívoco o la omisión. Además, no están aceptadas las abreviaturas ni los símbolos que no estén admitidos por la propia práctica mercantil.

3. Consejos para la llevanza de la contabilidad del autónomo

Como ya has podido comprobar estas obligaciones contable por su carácter rutinario exigen tiempo y dedicación. Si lo haces de manera correcta y con tesón al final apreciarás la utilidad que te proporcionan en la gestión de tu negocio algo que, como decíamos al inicio de este artículo, va más allá de la mera obligación por parte de la Administración.

Para llevar a cabo esta corrección y hacerlo con constancia te damos los siguientes consejos de gestión: 

  1. Hazte con un software de facturación y contabilidad. Para hacer más llevadero el conjunto de estas obligaciones surgen los programas de facturación y contabilidad online que en la actualidad causan furor entre autónomos y pymes dejando atrás el tradicional talonario de facturas.  La automatización de estos sistemas facilita la labor de registro de la información contable y evita errores más habituales en la contabilidad manual. En este artículo puedes conocer todas y cada una de las bondades del uso de un programa de facturación y contabilidad online. Además, en Infoautónomos ponemos a tu disposición una aplicación web de Facturación y Contabilidad para Autónomos que te permite gestionar tu negocio de forma sencilla, sin necesidad de instalar nada en tu ordenador.  
  2. Cuenta con un asesor contable y fiscal. Si realmente le otorgas la importancia que tiene a la gestión contable y fiscal de tu negocio es primordial que contrates un servicio de asesoría con el que cumplir de forma escrupulosa todas estas obligaciones. Si prefieres olvidarte de todo ello, y dedicar tu tiempo a vender, deja que un especialista de Infoautónomos lo haga por ti.

  3. Registra la información contable en un mismo espacio pero de forma diferenciada, es decir, diferenciando los distintos tipos de documentos contables; esto es, recibos bancarios, facturas, justificantes de pagos
  4. Obtén gráficos e informes de forma periódica sobre la información contable paras conocer de forma visual el estado de situación del negocio.
  5. Presta atención a las novedades en materia contable. Antes de finalizar el ejercicio contable y fiscal, Hacienda suele anunciar cambios en la llevanza de los libros contables. Estos cambios se aplicarán sin problema alguno si empleas un software de facturación y contabilidad y tienes contratado un asesor contable y fiscal.

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