Consejos para definir nuestro espacio de trabajo I: Factores a tener en cuenta

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Lo primero que hemos de pensar es que tras nuestros empleados, por lo general, la el espacio de trabajo es el siguiente coste fijo más importante de nuestra compañía, por lo que hemos de prestarle tanta atención y analizarlo con tanto cuidado como analizamos una nueva incorporación a nuestra empresa. Tenemos que dejar de verlo como un mal necesario y verlo como un activo más que ha de favorecer el crecimiento de nuestro proyecto o compañía.

Además, como iremos viendo a continuación, no sólo tiene un impacto importante sobre los costes, sino que también puede afectar a nuestra productividad y a la de nuestros empleados, afecta a nuestra imagen y a nuestra relación con los clientes, factores vitales para la continuidad de nuestra compañía o nuestro proyecto de emprendimiento.

Analicemos a continuación qué factores hemos de tener en cuenta para la elección de nuestro nuevo o primer espacio de trabajo, pero desde dos visiones muy diferenciadas: las necesidades globales de la compañía o proyecto, y las necesidades del o los integrantes de ésta.

A nivel Global

Factores estratégicos: debemos analizar en qué fase nos encontramos: inicio, crecimiento, estabilidad, contracción, etc… Trasladar las previsiones del plan de negocio a las necesidades de espacio es importante para definir la superficie necesaria. De ahí que no sea conveniente firmar contratos de alquiler superiores a las previsiones de dicho plan, ya que los posibles descuentos de un contrato a largo plazo pueden convertirse en pérdidas. Sobretodo, en los inicios, es conveniente ser conservador en las previsiones.

Factores económicos: evidentemente el espacio de trabajo no debe ser una lacra para los beneficios. Especialmente en los inicios, cuando la tesorería es más bien escasa. Actualmente el mercado inmobiliario tiene muy buenas ofertas, pero no conviene precipitarse, ya que es un coste lo suficientemente importante como para dedicarle un tiempo a la búsqueda.

Además, debes recodar que ya es obligatorio que en cualquier operación de alquiler o compraventa se adjunte el certificado de calificación energética. Una buena calificación energética significa una reducción de los costes energéticos una vez implantados.

Clientes: es muy importante saber cómo será la relación con los clientes, tanto a la hora de definir la zona de ubicación (incide en el coste significativamente), como decidir sobre el diseño de nuestro futuro espacio de trabajo y los espacios de soporte necesarios. ¿Visitamos al cliente o él nos visita a nosotros? Pregunta ésta muy importante para el siguiente factor.

Imagen: la relación con el cliente es la que marcará la necesidad de destinar recursos a cuidar la imagen de nuestro espacio total o parcialmente ó ser más austeros. La austeridad no significa descuido o desorden, como se verá posteriormente un espacio de trabajo adecuado incide directamente en la productividad.

A nivel personal

• Puesto de trabajo asignado: la definición idónea del puesto marcará la productividad de la persona que trabaje en él, por ello, ha de analizarse qué actividades se realizarán en este puesto para poder definirlo. La tecnología ha avanzado lo suficiente como para que los puestos actuales no sean como hace 10 años. Es muy importante que la dimensión de la mesa sea acorde con las herramientas que se emplearán. Un tamaño excesivo no es adecuado ya que ocupará más espacio y el espacio es coste.

Evidentemente han de seguirse todas las directrices de ergonomía en lo referente a ubicación en el espacio, iluminación, etc…, ya que afectarán igualmente a la productividad y posibles bajas médicas, por lo que no es algo trivial.

Espacios de soporte: ha de analizarse si son necesarios otros espacios aparte del puesto asignado, ya sea una sala de reunión para visitas, un archivo, un espacio técnico para servidores, comedor, etc…, siguiendo el mismo criterio del puesto asignado, correcto pero no excesivo, la superficie es coste.

Una vez analizado lo anteriormente expuesto estaremos en disposición de dimensionar, localizar y elegir nuestro nuevo espacio y ver qué alternativas nos ofrece el mercado inmobiliario. Para ello, es conveniente asesorarse por un técnico competente, ya que existe una numerosa normativa a cumplir en lo referente a los centros de trabajo.

Imagen | Gerard :-[ via photopin cc

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