Con el paso de los años y con el avance de la tecnología, han surgido nuevos métodos para automatizar las tareas de gestión de nuestra empresa y optimizar el rendimiento del negocio. Las soluciones que encontramos en el mercado son más innovadoras y eficientes, y es más sencillo que autónomos y microempresas puedan acceder a ellas gracias a su reducido coste.
Una de estas soluciones son los sistemas de gestión en la nube, es decir, sistemas en que los datos y procesos de gestión de nuestro negocio están almacenados de forma online, lo que nos permite acceder a ellos y operar en cualquier momento y desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
Así, ya existen soluciones para los tres puntos clave de la gestión del negocio: Facturación online, Gestión comercial (CRM), y Gestión de tareas online.
Primer punto crítico: ¿Qué ventajas presenta el CRM en el cloud?
Las herramientas de gestión comercial o gestión de clientes (CRM) en la nube presentan varias ventajas frente a los sistemas tradicionales. Entre ellas destacan:
- Comodidad: No precisan un software ni un dispositivo específico, tan solo conexión a Internet.
- Seguridad: La información del usuario está totalmente a salvo gracias a las copias de seguridad automáticas y a la calidad de las bases de datos.
- Trabajo en equipo: Si tu negocio cuenta con un equipo comercial, el sistema permite compartir información y asignar tareas a terceros, de este modo los equipos de trabajo pueden coordinarse y comunicarse sin problemas a través de una sola herramienta.
- Actualización: No es necesario estar pendiente de adquirir nuevas versiones del producto en el mercado, ya que las actualizaciones se realizan de forma automática.
- Servicio a medida: El servicio puede adaptarse a las necesidades de la empresa junto con el precio. De este modo se evitan los periodos de sobreinversión cuando la actividad empresarial es baja.
Segundo Punto Crítico: ¿Qué ganamos gestionando las tareas del negocio online?
Gracias a la conectividad que proporcionan las plataformas online de gestión de tareas, la comunicación y la coordinación entre los miembros de los equipos de trabajo mejora considerablemente, lo que también mejora la productividad.
Cuando un grupo de personas debe coordinarse para realizar una tarea en grupo o distintas tareas al mismo tiempo, es sumamente importante disponer de herramientas de gestión potentes y ágiles: asignación mutua de tareas, calendarios compartidos, sistema de alertas automáticas...Gracias a estas prestaciones, los distintos integrantes del equipo pueden trabajar de forma mucho más fluida, optimizando así la eficiencia de la empresa.
Pero éstas herramientas no sólo están diseñadas para el trabajo en equipo, ya que cualquier autónomo o freelance puede organizar de forma mucho más integrada sus tareas, calendarios o alertas.
En resumen, computación en el cloud significa simplificar la gestión del negocio, hacerlo más fácil, en menos tiempo, y de forma más eficiente.
Tercer punto crítico: ¿Por qué cambiar a facturación en la nube?
El proceso de facturación tradicional es una tarea rutinaria a la que se le debe dedicar mucho tiempo y, como consecuencia, otras tareas con repercusión importante sobre el desarrollo del negocio tienen que esperar.
La facturación en la nube ataca directamente este problema automatizando el proceso y haciéndolo mucho más rápido y llevadero, en especial para aquellos autónomos o microempresarios que llevan ellos mismos su facturación y contabilidad.
Normalmente, solo es necesario establecer los parámetros respecto al tiempo y al precio, y el software se encargará de realizar todo el proceso.
Otra ventaja que tiene la facturación en el cloud o en la nube es el fácil acceso a la información, ya que los datos de facturación quedan registrados y todos los usuarios pueden ver el rendimiento del proceso en el panel de análisis de la herramienta.
Cómo elegir las herramientas para gestionar mi negocio en la nube
El mercado de la gestión empresarial en la nube presenta diferentes alternativas: herramientas de facturación online, herramientas CRM en el cloud, herramientas para mejorar la gestión online de tus tareas... La oferta es amplia y es fácil perdernos en ella. Por eso, es necesario establecer algunos criterios antes de decantarnos por alguna de ellas.
- Debemos hacer un análisis de necesidades de nuestra empresa y elegir aquellas cuya funcionalidad mejor se adapte a las mismas. De nada sirve escoger una herramienta “mastodóntica” si no vamos a sacar provecho del 90% de su funcionalidad.
- Ampliación de funcionalidades y escalabilidad. Antes de decantarnos por una u otra herramienta y comenzar a volcar datos y procesos en ella, debemos prever las necesidades futuras de nuestro negocio y escoger aquella que sea capaz de satisfacer las demandas de nuestra empresa a medida que ésta va creciendo.
- Seguridad y servicio de soporte. Son dos puntos clave. Deberemos cerciorarnos de que los datos de nuestra empresa (información sensible y de gran valor) está a buen recaudo y que podremos hacer copias de seguridad de la misma. Además, es muy conveniente contar con un servicio de soporte eficaz capaz de solucionar cualquier incidencia en el menor tiempo posible.
- Capacidad de Integración. Si utilizamos diversos servicios o herramientas para gestionar los diferentes ámbitos de nuestro negocio, es importante poder integrar y sincronizar éstas debidamente para evitar errores o contenidos duplicados. Sin embargo, lo mejor y lo más práctico es tener todas estas funciones concentradas en una misma aplicación. De hecho, ya existen algunas herramientas en el mercado que hacen esto posible, como es el caso de Billage, una aplicación web de gestión del negocio orientada a pequeñas empresas y autónomos y que integra todas las funciones en un mismo entorno de forma sencilla y rápida.
Imagen | Billage
