Las dietas son cantidades que la empresa paga para compensar los gastos que el trabajador ha tenido por motivos laborales (viajes, comidas, hotel, kilometraje, peajes…).
Pero no siempre son obligatorias, ya que depende de lo que marque el convenio colectivo, el contrato o la política interna.
Además, si se cumplen ciertos requisitos y límites, pueden estar exentas de IRPF (y, en muchos casos, también fuera de la base de cotización).
Para ayudarte, te vamos a explicar cómo funcionan, cuándo hay que abonarlas, cuánto cuestan realmente y cómo tienes que declararlas.
¿Cómo funcionan las dietas en el trabajo y qué tipos existen?
Para empezar, debes tener claro que las dietas no son salario, porque su finalidad no es retribuir el trabajo, sino reembolsar gastos derivados de un desplazamiento o actividad fuera del centro habitual.
Se pueden agrupar de la siguiente manera:
| Locomoción (desplazamiento) | - Transporte público: se puede abonar el importe del billete y, si está justificado con factura o documento equivalente, puede estar exento. - Vehículo propio: existe un límite exento por kilometraje de 0,26 €/km, más peajes y aparcamiento justificados. |
| Manutención (comidas) | Son los importes diario máximos exentos que dependen de si hay pernocta y si el viaje es en España o en el extranjero. |
| Estancia (alojamiento) | Normalmente se vincula al importe justificado (hotel), siempre que se cumplan los requisitos del desplazamiento. |
¡Atención! para que sean “dietas” de verdad (y no un plus encubierto), debe existir desplazamiento real por trabajo y una mínima trazabilidad (orden de viaje, fecha, destino, motivo, tickets/facturas).
¿Es obligatorio pagar dietas a los trabajadores?
En España no hay una obligación universal de pagar dietas “porque sí”.
Lo habitual es que la obligación se produzca por:
- El convenio colectivo aplicable: muchos convenios fijan cuándo y cuánto.
- El contrato de trabajo: si se pactan, obligan.
- La política interna o uso empresarial: si la empresa lo aplica de forma general y constante, conviene tratarlo como regla interna.
En la práctica, cuando un trabajador tiene que desplazarse por orden de la empresa, lo razonable (y lo más seguro laboralmente) es que la empresa no traslade esos costes al empleado: o bien paga sus dietas, o bien le reembolsa los gastos reales, o le facilita los medios para hacerlo (tarjeta de empresa, reservas directas, etc.).
¿Cuándo hay que pagar la dieta de un trabajador?
Va a depender del tipo de gasto y del “hecho causante”:
- Cuando hay un desplazamiento fuera del centro habitual para trabajar en otro lugar.
- Manutención: se devenga por día de desplazamiento, con límites distintos si hay pernocta o no.
- Estancia: se paga cuando hay alojamiento necesario (hotel) por el desplazamiento, normalmente contra factura.
- Kilometraje: cuando se usa un vehículo propio por trabajo y se puede justificar la realidad del desplazamiento (ruta, cliente, fechas), con el límite exento correspondiente.
¿Cuánto le cuesta a la empresa la dieta de un trabajador?
El “coste real” no es solo el importe pagado, ya que también importa si cotiza y si lleva retención:
- Si la dieta cumple los requisitos y límites exentos:
- No tributa por IRPF para el trabajador (no aumenta su base imponible).Y, cuando está bien configurada como dieta por desplazamiento, puede quedar excluida de la base de cotización, conforme a los criterios habituales y la referencia a los límites del Reglamento del IRPF.
- Para la empresa, suele ser un gasto deducible (siempre que esté correlacionado con la actividad y justificado).
- Si se paga por encima de los límites o sin cumplir requisitos:
- El exceso (o incluso todo, si no hay desplazamiento real) puede considerarse retribución. Por tanto, tributa y puede cotizar.
Cómo declarar las dietas de los trabajadores
Aunque estén exentas, no “desaparecen”.
Por ello hay que registrarlas bien:
- En la nómina, como concepto extrasalarial (dietas/locomoción/manutención/estancia), separadas del salario.
- Conserva los justificantes y evidencias del desplazamiento (agenda, parte de trabajo, orden de viaje, facturas).
- Modelo 190: las instrucciones del modelo indican que deben incluirse los rendimientos del trabajo, incluidas las dietas por desplazamiento y los gastos de viaje exceptuados de gravamen.
Ejemplo práctico del pago de una dieta de un trabajador
Imaginemos a un empleado de una pyme de Madrid que viaja a Valencia por una reunión con un cliente.
- Sale el lunes y vuelve el martes: 1 pernocta.
- Va en su coche: 720 km en total (ida y vuelta).
- Peajes: 18 € (con ticket).
- Parking: 12 € (con ticket).
- Hotel: 95 € (factura).
- Manutención: la empresa decide pagar el máximo exento con pernocta en España: 53,34 €/día.
Cálculo:
- Kilometraje: 720 km × 0,26 €/km = 187,20 € (exento si se justifica el desplazamiento).
- Peajes + parking: 18 + 12 = 30 € (exentos si justificados).
- Estancia (hotel): 95 € (justificado).
- Manutención: 2 días × 53,34 € = 106,68 € (dentro de límite).
Total a abonar: 187,20 + 30 + 95 + 106,68 = 418,88 €.
Si la empresa, por ejemplo, pagara 70 € por día de manutención, el exceso sobre 53,34 € sería el que tendría más papeletas de tributar/cotizar.
