Productividad: ¿Quieres ser más eficaz en el trabajo? Adopta la técnica japonesa de las 5 “S”

Sois muchos los que durante el verano disponéis de más tiempo para, además de descansar, reflexionar sobre qué aspectos podéis mejorar en vuestro negocio y un elemento fundamental, en especial si se trabaja de forma autónoma, es la productividad. Porque, seamos realistas, la soledad del autónomo o freelancer hace que, en muchas ocasiones, baje nuestro rendimiento y seamos menos eficaces a la hora de desempeñar nuestras tareas.

Los motivos son variados: las distracciones, un lugar de trabajo poco adecuado, la ausencia de un horario reglado o la falta de comunicación con otros profesionales o los tradicionales “compañeros” que nos sitúan fuera de un ambiente de trabajo y, en ocasiones, nos hacen caer en la atonía e, incluso, la desidia.

Y pese a que son infinidad las listas de consejos a las que puedes acceder en un solo click para aumentar tu productividad, hoy nosotros queremos darte a conocer una que, por su simplicidad y su eficacia, seguro podrás adoptar, sea cual sea tu sector de actividad o condiciones de trabajo.

Se trata de la técnica japonesa de las 5 “S”, basada en 5 principios simples: clasificación y descarte, organización, limpieza, higiene y visualización, y disciplina y compromiso. El nombre viene dado porque, en japonés, cada término comienza por “S” y, sin caer en demasiados tópicos ni estereotipos, nadie duda de que la cultura japonesa es una de las más efectivas a la hora de llevar a cabo las tareas de forma eficaz. Veamos a continuación cómo aplicar éstos principios para mejorar tu rendimiento:

1. Clasificación y descarte (Seiri):

Significa separar las cosas necesarias y las que no la son manteniendo las cosas necesarias en un lugar conveniente y en un lugar adecuado. En este sentido, debemos preguntarnos:

• ¿Qué debemos tirar?
• ¿Qué debe ser guardado?
• ¿Qué deberíamos reparar?
• ¿Qué debemos vender?

Elimina todo lo que no sea necesario para trabajar. Evita, por ejemplo, tener a mano distracciones como el uso del teléfono móvil para asuntos personales. Otra buena práctica sería,  colocar en un lugar determinado todo aquello que va ser descartado.

2. Organización (Seiton):

El orden es clave. Mantener tu puesto de trabajo ordenado invita a la concentración, lo que te permitirá realizar tus tareas en menor tiempo e incurriendo en un menor número de errores (que luego no deberás subsanar).

La organización es el estudio de la eficacia. Es una cuestión de cómo de rápido uno puede conseguir lo que necesita y cómo de rápido puede devolverla a su sitio nuevo. Cada cosa debe tener un único, y exclusivo lugar donde debe encontrarse antes de su uso, y después de utilizarlo debe volver a él. Todo debe estar disponible y próximo en el lugar de uso.

3. Limpieza para la productividad (Seiso):

Un lugar de trabajo sucio o que no reúna las condiciones necesarias para desempeñar tus tareas con comodidad harán que baje tu productividad. Para ello es conveniente preguntarse:

• ¿Crees que realmente puede considerarse como “Limpio”?
• ¿Cómo crees que podría mantenerlo Limpio siempre?
• ¿Qué utensilios, tiempo o recursos necesitarías para ello?
• ¿Qué crees que mejoraría el grado de Limpieza?

4. Higiene y visualización (Seiketshu)

Una técnica muy usada es el “visual management”, o gestión visual. Esta Técnica se ha mostrado como sumamente útil en el proceso de mejora continua. Entre las ventajas de mantener un espacio higiénico y visualmente saludable encontramos:

• Mayor facilidad para seguridad y el desempeño de las labores
• Se evitan daños en la salud
• Mejora la imagen de la empresa
• Se leva el nivel de satisfacción y motivación

5. Compromiso y disciplina (Shitsuke)

Aunque parece obvio, la fuerza de voluntad y la disciplina a la hora de ejecutar tareas, por muy engorrosas que se nos antojen, son vitales a la hora de aumentar nuestra productividad.

Por disciplina se entiende que no es necesario que otras personas estén pendientes de nosotros para que realicemos las tareas pendientes, es la voluntad de hacer las cosas como se supone se deben hacer, lo que crea un entorno de trabajo cuya base son los buenos hábitos.

Se trata, en definitiva, de entrenarnos para romper con los malos hábitos y comenzar a poner en marcha buenas prácticas que nos ayuden a aumentar nuestra productividad y eficacia como emprendedores, autónomos o freelancers.

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