En este artículo te vamos a explicar:
- ¿Qué es una factura impagada?
- ¿Cuándo se considera que una factura está impagada?
- ¿Cuándo reclamarla?
- ¿Cómo reclamarla?
- Cómo evitar el impago de una factura
- Cómo recuperar el IVA de una factura impagada
1. ¿Qué es una factura impagada?
Una factura impagada es aquella que no se abona dentro del plazo acordado entre las partes.
Las razones detrás del impago pueden ser múltiples.
Por lo general, van desde problemas financieros temporales del cliente hasta olvidos administrativos o desacuerdos con la calidad del producto o el servicio ofrecido.
Estos impagos no sólo generan pérdidas por el propio perjuicio económico, sino también por el tiempo que tendrás que invertir en la recuperación del dinero.
2. ¿Cuándo se considera que una factura está impagada?
Depende del incumplimiento de los términos acordados en el contrato del servicio.
Generalmente, las facturas se consideran impagadas cuando se supera el plazo de pago establecido.
¿Cuáles suelen ser los plazos de pago?
- 30 días: este es el plazo estándar en la mayoría de las transacciones comerciales.
- 60 días: algunos sectores, como la construcción o las administraciones públicas, suelen usar este plazo extendido. Por ley, este es el plazo máximo para abonar las facturas.
- Pago inmediato o a la recepción: en transacciones donde el riesgo de impago es alto, puede requerirse el pago al momento de la entrega del producto o servicio.
El plazo debería estar reflejado en la propia factura.
3. ¿Cuándo reclamarla?
Los tiempos son una de las claves a la hora de reclamar una factura impagada.
Hacerlo demasiado pronto puede ser percibido como agresivo, mientras que esperar demasiado tiempo puede reducir la efectividad de la reclamación.
Si el cliente tiene detrás un historial de impagos, el seguimiento debería ser más exhaustivo.
Sin embargo, el cauce habitual suele seguir estos pasos:
- Enviar un recordatorio: tras la fecha de vencimiento envía un recordatorio amable e informal recordando el impago de la factura. Sé empático, recuerda que muchos impagos se producen por simples despistes administrativos.
- Enviar un segundo recordatorio: si no obtienes respuesta, envía un recordatorio más formal unos días después. De nuevo, trata de ser amable y empático.
- Notifica un aviso de impago: si no obtienes respuesta y persiste el impago, notifica al cliente sobre las acciones que emprenderás.
Actuar con profesionalismo es clave para controlar eficazmente las facturas impagadas.
Si nada de lo anterior funciona, tendrás que dar un paso más.
4. ¿Cómo reclamarla?
Recuperar una factura impagada implica seguir una serie de pasos estructurados para que aumenten las posibilidades de éxito:
Envía un recordatorio formal por escrito
Si las comunicaciones anteriores no han dado resultado, envía un aviso formal por escrito que incluya:
- Referencia a la factura impagada.
- Mención de las comunicaciones previas.
- Advertencia sobre acciones futuras en caso de continuar el impago.
Negocia un plan de pago
En algunos casos, el cliente retomará la comunicación y mostrará interés en abonar la factura, pero mediante un plan de pagos.
Negociar un plan de pagos a medida suele ser lo mejor para ambas partes, ya que permite la recuperación gradual del dinero sin comprometer la relación comercial con el cliente y sin invertir más tiempo en el proceso de reclamación.
Inicia la vía judicial
Si todos los pasos anteriores han fallado y tu paciencia se ha agotado, no te quedará más remedio que optar por la alternativa judicial.
Esta vía suele dar mucho respeto por los costes y plazos que se manejan, pero hay un “camino corto” que muchos desconocen y evita esos problemas.
Se conoce como procedimiento monitorio y tiene tres características:
- Si el importe no supera los 2.000 euros, no necesitarás un abogado.
- Es rápido, tu cliente tendrá un plazo de 20 días para pagar.
- De primeras no intervendrá el juez, simplificando el proceso.
Es una vía ideal para autónomos y pymes que necesitan reclamar el pago de pequeñas facturas.
¿Cómo iniciar este procedimiento?
- Reunir las pruebas documentales. Tendrás que aportar la propia factura, el presupuesto aceptado o un contrato. También puedes adjuntar emails y otras pruebas que ayuden a completar el proceso.
- Realizar la petición en el juzgado de primera instancia. Esta petición se debe hacer en el juzgado que corresponda con el domicilio del deudor.
Llegados a este punto, la mayoría de las facturas se suelen cobrar por la vía amistosa.
Es decir, se suelen abonar dentro de los 20 días que da el juzgado.
¿Qué pasa si el cliente no paga y tampoco responde?
En este caso, se supone que acepta las condiciones y el pago de la deuda.
Si no abona la factura podría solicitarse el embargo de sus bienes.
¿Y si no reconoce la deuda?
Este sería el supuesto más complejo y delicado, ya que supondría iniciar un juicio con todo lo que eso supone en cuanto a plazos y gastos.
5. Cómo evitar el impago de una factura
Prevenir el impago de facturas es fundamental para mantener una salud financiera sólida.
Implementar medidas preventivas puede reducir significativamente el riesgo de enfrentar nuevas facturas impagadas.
Aquí tienes algunas estrategias efectivas:
- Evalúa la solvencia del cliente: antes de establecer una nueva relación comercial, evalúa la solvencia financiera del cliente. Esto puede incluir la revisión de su historial crediticio y pedir referencias a otros proveedores.
- Solicita anticipos: esta estrategia funciona con clientes nuevos. Consiste en adelantar facturas antes de iniciar cualquier trabajo. De esta forma aumenta la confianza y se reduce el riesgo.
- Detalla claramente las condiciones de pago: evita malentendidos con las facturas. Haz que tu cliente entienda en un rápido vistazo cuándo y cómo debe pagar.
- Ofrece incentivos por el pago anticipado: otra excelente estrategia consiste en ofrecer descuentos por pronto pago o beneficios que podrías aplicar en futuros pedidos si paga puntualmente.
6. Cómo recuperar el IVA de una factura impagada
Primero, tendrás que declarar el IVA de la factura impagada.
Es decir, aunque el cliente no te haya pagado, esta obligación fiscal se mantiene.
Deberás incluirla en el trimestre correspondiente a través del modelo 303.
¿Puedes recuperar el IVA de esta factura impagada?
Sí, aunque para ello tendrás que cumplir los siguientes requisitos:
- Que hayan pasado al menos seis meses desde la emisión de la factura impagada.
- Que hayas reclamado por vía judicial (procedimiento monitorio).
- Que hayas registrado la factura en tu contabilidad.
Si cumples lo anterior, puedes seguir estos pasos para recuperar el IVA:
- Emitir una factura rectificativa.
- Enviar la factura rectificativa a Hacienda en el plazo de un mes.
Por último, tendrás que declarar la factura rectificativa en el modelo 303 del trimestre correspondiente.
En definitiva, las facturas impagadas son un problema que toda empresa y autónomo suele enfrentar a lo largo de su vida.
Tener claro el proceso te permitirá solucionar el problema en menos tiempo y sin el estrés que suele acompañar a los impagos.
Y si lo anterior te ha parecido demasiado complejo, o simplemente quieres ahorrar tiempo y dinero, te recomendamos buscar asesoramiento profesional, como el de nuestra asesoría online para autónomos.
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