En función del punto de vista desde el que se mire, la contabilidad de tu empresa puede ser un medio o un fin:
- Con los datos que de ella se obtienen se elaboran las declaraciones fiscales. Por lo tanto es un medio para cumplir con las obligaciones con hacienda convenientemente.
- También es un fin en sí misma porque ofrece toda la información referente al funcionamiento de la empresa.
Pero tanto en un caso como en otro, lo ideal es llevarla lo más al día posible.
Sin embargo, es muy habitual estar pendiente de las facturas, contabilizarlas para las declaraciones trimestrales y olvidar que en la contabilidad hay más datos que esos, por ejemplo:
- Todo lo relativo a la tesorería: cobros y pagos realizados por banco o en efectivo
- Gastos de personal y de seguridad social.
- Intereses y otros gastos financieros.
Sin esta información la contabilidad de tu empresa no se puede terminar, y es cuando está completa y actualizada verdaderamente se le puede sacar partido.
Las ventajas de llevarla lo más al día posible son múltiples. Aquí te cuento 3:
[Nota aclaratoria: Las sociedades están obligadas a llevar contabilidad conforme al Código de Comercio, obligación que no afecta a las personas físicas. Ahora bien, el hecho de que un autónomo sólo tenga que llevar unos libros registro no implica que no sea muy recomendable llevar una contabilidad más compleja. En este artículo verás por qué]
1.- Podrás tomar decisiones que repercutirán en la “factura fiscal” del ejercicio.
El dato fundamental y que más interesa al empresario es el beneficio o pérdida de la actividad: en función de su montante tendrá que tributar más o menos.
Los impuestos que gravan el beneficio se liquidan 6 meses después del cierre del ejercicio, tanto el Impuesto de Sociedades como el I.R.P.F. (para los autónomos).
Sin embargo si se analizan los datos con tiempo suficiente antes de que acabe el año, se pueden tomar decisiones que afectan a esa tributación:
- Por ejemplo, si se tenía previsto hacer ciertos gastos más adelante se pueden adelantar a este ejercicio con el fin de minorar la tributación.
- Igual interesa cerrar una operación de venta a principios del ejercicio siguiente y no aumentar así la progresividad del impuesto en el año en curso.
Y cuando menos, servirá para saber con gran antelación el importe que saldrá a pagar después, lo cual es importante para poder hacer previsiones de tesorería.
2.- Podrás saber en todo momento lo que te deben y lo que debes.
Es muy habitual que los titulares de pequeñas empresas lleven los números de su empresa mentalmente.
¿A que si?
A grandes rasgos, no con detalle, pero sí que casi todos saben, de una forma bastante aproximada, cuanto tienen que pagar y cuanto “tienen en la calle”.
Sin embargo, el “llevar tantas cosas en la cabeza” tiene grandes inconvenientes: cansancio mental, estrés y fallos de memoria.
Ahora bien, si la contabilidad de tu empresa está actualizada, con solo darle a una tecla del ordenador podrás saber exactamente:
- Lo que tienes que pagar exactamente y a quien: proveedores, hacienda, seguridad social, el banco que te hizo el préstamo, trabajadores, …
- Lo que te deben exactamente y quien: clientes, hacienda, otros deudores…
- O, por ejemplo, el importe de IVA pagar en cualquier momento del trimestre.
Todo esto es de gran ayuda porque podrás realizar previsiones de tesorería con gran precisión. Y, por supuesto, despejar tu mente, lo cual no tiene precio…
3.- Tendrás contento a tu asesor.
Si…
Si a tu asesor le proporcionas los datos con la suficiente antelación estará muy, muy feliz de tenerte como cliente.
Y no es broma: lo que cualquier profesional quiere es ofrecer el mejor servicio posible a su cliente y que éste esté contento con su trabajo.
Por eso, al poder trabajar más desahogadamente:
- Cometerá menos errores al poder dedicar más tiempo a tus datos (esto también te interesa a ti).
Ten en cuenta que si muchos de los clientes de la asesoría entregan el día 19 la documentación para realizar las declaraciones trimestrales que vencen el día 20 ya me dirás el tiempo que le puede dedicar a cada empresa … - Podrá prestarte un mejor servicio.
Al contar con los datos actualizados te podrá proporcionar los reportes que necesites y que te servirán, como hemos dicho antes, para tomar decisiones y hacer previsiones. - Te incluirá en la lista de clientes favoritos, que estoy segura de que tienen en todas las asesorías del mundo
Ya ves, el llevar la contabilidad de tu empresa al día son todo ventajas, tanto si la contabilidad se lleva en internamente como si se encarga de ella un asesor externo.
Yo sólo te he contado 3, pero hay más. ¿Se te ocurre alguna?
