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Una de las dudas más comunes que surgen antes de la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), el próximo 25 de mayo, es si existe la obligación de tener un Delegado de Protección de Datos (DPO) en el conjunto de empresas y negocios.
El Delegado de Protección de Datos en el RGPD
El RGPD incorpora nuevos compromisos en materia de privacidad y protección de datos pero la normativa europea es poco precisa sobre la contratación de un delegado de protección de datos.
Los artículos 37 y 39 del Reglamento europeo regulan la figura del Delegado de Protección de Datos. La obligatoriedad de designación se establece en tres supuestos:
- Si el tratamiento de los datos corre a cargo de una autoridad u organismo público
- Si las actividades y operaciones principales del responsable de datos exigen seguimiento regular y sistemático a gran escala
- Si las actividades y operaciones principales del responsable requieren tratamientos a gran escala de datos personales que tienen que ver con delitos y condenas
El primero de los puntos no deja lugar a dudas ya que se circunscribe únicamente a organismos públicos pero los dos restantes pueden resultar poco específicos.
En pro de precisar conceptos indeterminados el Grupo de Trabajo del artículo 29 (el GP29), un órgano consultivo formado por las autoridades de Protección de Datos de los Estados miembros, el Supervisor Europeo de Protección de Datos y la Comisión Europea, concreta estos conceptos.
Además, el Proyecto de Ley Orgánica de Protección de Datos, del pasado 24 de noviembre de 2017, redactado para adaptar la ley española a la normativa europea, aclara algunas inexactitudes que se dan en el Reglamento General de Protección de Datos.
Actividades principales
¿Qué entiende el RGPD por actividades principales del responsable de tratamiento?
Estarán obligados a tener un delegado de protección de datos aquellos negocios y empresas que tengan como objetivo el tratamiento de datos por la propia naturaleza de su actividad y/o para permitir el desarrollo de la misma.
Pongamos un ejemplo para entender cómo se materializan estas indicaciones.
Pensemos en un autónomo que lanza una aplicación móvil para ligar que maneja los perfiles de sus usuarios, un colegio profesional de abogados, una asesoría o una clínica sanitaria privada. Todo ellos manejan datos que inciden directa o indirectamente con datos personales. Por tanto, ¿estarían obligados estos autónomos y pymes a contar con un Delegado de Protección de Datos? Para obtener respuesta habría que tomar en consideración también los siguientes factores.
Datos a gran escala
Otro de las circunstancias que ha de darse en la actividad principal del empresas y negocios que obliga a disponer de un Delegado de Protección de Datos es que el tratamiento de los datos sea a gran escala. Aquí influye no solo el volumen de datos o el número de perfiles involucrados sino también el alcance el alcance geográfico o la duración y permanencia de los datos en el seno de la empresa.
El RGPD no ha establecido unos parámetros objetivos y cuantitativos para estandarizar lo estos factores influyentes en el significado de datos a gran escala.
Seguimiento regular y sistemático
Las empresas obligadas a contratar los servicios de un delegado de protección de datos deben realizar un seguimiento regular, es decir continuado y recurrente, y sistemático, o lo que es lo mismo, preestablecido, organizado y metódico, como parte fundamental de una estrategia.
Este seguimiento no se refiere exclusivamente al tratamiento online de los datos sino a todas las empresas que realicen seguimiento y tratamiento de datos con independencia de los mecanismos para ello.
El artículo 34 del Proyecto de la Ley General de Protección de Datos (PLOPD) detalla algunas de las entidades que están obligadas a la designación de un delegado de protección de datos:
- Colegios profesionales y sus consejos generales
- Centros docentes
- Entidades que exploten redes y presten servicios de comunicaciones electrónicas
- Prestadores de servicios de la sociedad de la información
- Entidades de crédito
- Establecimientos financieros de crédito
- Entidades aseguradoras y reaseguradoras
- Empresas de servicios de inversión
- Distribuidores y comercializadores de energía eléctrica y de gas natural
- Entidades responsables de ficheros comunes para la evaluación de la solvencia patrimonial y crédito o de los ficheros comunes para la gestión y prevención del fraude
- Entidades que desarrollen actividades de publicidad y prospección comercial
- Centros sanitarios
- Entidades que tengan como uno de sus objetos la emisión de informes comerciales acerca de personas y empresas.
- Operadores que desarrollen la actividad de juego
- Quienes desempeñen las actividades de Seguridad Privada
- Aquellas empresas que no figuren en este listado pueden designar voluntariamente un delegado de protección de datos.
Cuál debe ser el perfil de un Delegado de Protección de Datos
El delegado de protección de datos, que puede formar parte de tu plantilla o externalizar el servicio, debe tener conocimientos jurídicos que le servirán de base para el tratamiento de los datos y el correcto desarrollo de sus competencias profesionales que más abajo detallaremos.
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) lanza, en aras de certificar esas competencias profesional, el esquema de certificación de Delegados de Protección de Datos.
Además, los responsables del tratamiento en las empresas han de comunicar en un plazo de diez días a la AEPD el nombramiento del delegado de protección de datos.
Competencias profesionales de un Delegado de Protección de Datos
Las funciones del delegado de protección de datos se especifican en el artículo 39 del Reglamento europeo:
- Informar al responsable o a los responsable del tratamiento de datos sus obligaciones en el tratamiento.
- Supervisar al el correcto cumplimiento de la normativa y las labores derivadas de la misma como la asignación de responsabilidades o la formación del personal.
- Asesorar sobre la evaluación de impacto relativa a la protección de datos y cerciorarse de la aplicación conforme a la normativa europea y la propia ley orgánica de protección de datos.
- Colaborar con la autoridad de control comunitaria y nacional encargada de velar por la aplicación de la normativa y ser punto de contacto.
En líneas generales, el delegado de Protección de Datos es una figura novedosa certificada para custodiar el procedimiento que siguen las empresas para el control de datos personales de sus clientes.
