Cada vez trabajamos más a distancia y casi desde cualquier lugar. Con todas las tecnologías que tenemos a nuestro la alcance, compartir la mesa de la oficina ya no es necesario. Pero, eso sí, para compensar el cara a cara hace falta una buena dosis de organización. Si eres freelance o permites el teletrabajo en tu empresa, necesitas conocer estas 5 herramientas gratuitas para mejorar el trabajo en equipo y fomentar la productividad.
Asana
Se trata de una aplicación de gran utilidad a la hora de gestionar proyectos en los que intervienen diversos miembros de un equipo. La versión gratuita es bastante completa y basta con registrarse rápidamente mediante un correo electrónico.
Aunque solo está disponible en inglés, no te preocupes si tu nivel no es muy avanzado. La aplicación es intuitiva y fácil de usar. Lo primero que necesitarás hacer será invitar al resto de miembros del equipo. Después, puedes ir creando proyectos y, dentro de cada uno de ellos, las tareas que hay que abordar.
Lo mejor de Asana es que te permite hacer una descripción detallada de cada trabajo: fecha de entrega, archivos adjuntos, estado del proyecto, personas implicadas en cada una de las tareas, etc. También cuenta con un chat y un calendario visual con los plazos clave señalados.
Google Drive
Sin duda, es la herramienta de herramientas. Si todavía te limitas a utilizarla como almacenamiento, deberías ir explorando nuevos usos. Documentos, hojas de cálculo, presentaciones, dibujos, sites… Todos los archivos se pueden editar en tiempo real por varios miembros. Se acabó eso de redactar un Word, enviarlo, esperar la respuesta y volver a revisarlo. Pásate a Google Drive y verás cómo aumenta la productividad. Además, la aplicación registra los cambios que ha realizado cada editor en los documentos y guarda automáticamente todas las versiones, por lo que aporta un extra de seguridad.
Join.me
Esta es una aplicación fantástica para organizar reuniones. Cuenta con una versión gratuita limitada, aunque por el momento permite disfrutar de las ventajas de un plan Premium durante las primeras semanas. Join.me se integra con Google Calendar y Outlook para programar las citas.
Con la aplicación puedes hacer videoconferencias o llamadas de audio de hasta 50 participantes. Otra de las funcionalidades es que la de asignar un presentador o líder de la reunión. También es posible compartir la pantalla o una pizarra para mostrar mapas de ideas y esquemas con todos los miembros del equipo.
Junto a esta, hay otras herramientas similares para hacer reuniones y compartir el escritorio como TeamViewer, Vyew o Screen Leap. Puedes ir probando hasta quedarte con la que más fácil te resulte de utilizar.
Invision
Hay determinados trabajos que requieren la colaboración de profesionales de distintas ramas. Por ejemplo, el diseño de una página web, la creación de una presentación o la maquetación de un folleto. Si tienes que hacer algún trabajo de este tipo, Invision te ayudará a ser más productivo. Y es que la aplicación está concebida para que todos los miembros del equipo trabajen en tiempo real en un mismo entorno.
De ese modo, los diseñadores pueden hacen su función, mientras los redactares preparan el contenido acorde para ese diseño o los programadores desarrollan la web. La aplicación es rápida y sencilla. Además, también puede ser útil para mostrar una primera versión del trabajo a los clientes.
WeTransfer
Cuando trabajas a distancia y necesitas enviar archivos pesados como vídeos, fotografías o folletos a otros miembros del equipo, la tarea puede convertirse en un problema. En ese sentido WeTransfer es una opción idónea, ya que permite enviar hasta 2GB a 20 personas al mismo tiempo. Esta es la herramienta más popular, pero si tienes hacer envíos más pesados cuentas con otras alternativas con planes gratuitos como DropSend (8GB), FileMail (30GB) o Mega (50GB).
