Organizar, planificar un día de trabajo forma parte de la rutina diaria de todos nosotros y que ayudan a aumentar nuestra productividad. El cómo organizarlo puede ser muy variado: unos el mismo día, otros el día antes, otros no organizan y van apagando fuegos y realizando el trabajo a medida que avanza el día sin ton ni son.
A lo largo de los años vas probando, cambiando, ajustando y volviendo a ajustar hasta diseñar un método que te sirve como modelo de planificación diaria. Hoy quiero mostraros mi modelo de planificación diaria, cómo diseño mi planificación diaria, los pasos y el sistema.
Este sistema es el que yo utilizo, el que a lo largo de los años, mejor se adapta a mí, con esto, quiero decir que a lo mejor a ti, justo este método no te sirve para copiar y pegar, pero sí te pueda servir para extrapolar a tu sistema algo interesante.
¿Cuando hago mi planificación diaria?
El día anterior, dedico todos los días 15-20 minutos antes de finalizar mi día a revisar el día con el objetivo de sacar una foto de mi jornada y preparar la siguiente jornada.
La razón de la preparación del día anterior son varias y poderosas:
- Tranquilidad. No hay nada como empezar el día con tu hoja de ruta.
- Claridad. La hoja de ruta te dará claridad en tus objetivos diarios, la claridad seguridad, la seguridad confianza, la confianza calidad.
¿Qué tengo en cuenta para realizar mi planificación diaria?
1º El tiempo del que no dispongo.
Es decir, el tiempo bloqueado, reuniones, eventos etc. Es vital conocer el tiempo real que dispones para fulminar tareas, mientras estás en una reunión o en un evento no ejecutas tareas. En función del tiempo neto que dispongo calculo un tiempo para ejecución de tareas y otro para imprevistos.
A la hora de seleccionar tus tareas, no es lo mismo disponer de 3 horas a lo largo del día, que disponer de 6 horas para realizar tareas.
2º Selecciono mis tareas en base a…
Fechas de entrega.
Vital. Todos trabajamos con fechas de entrega, la fecha de entrega de un informe próximo, la salida de nuevo producto... son parámetros de peso a la hora de seleccionar una tarea.
Proyectos activos.
Intento todos los días avanzar en mis proyectos, así que casi por norma trabajo todos los días en alguna tarea de mis proyectos activos.
3º Un momento para cada tarea y una tarea para cada momento.
¿ Son todas las tareas iguales? ¿ En todas las tareas necesitas imprimir la misma implicación y concentración? ¿ Qué hay detrás de cada tarea.
Estas 3 preguntas, definen lo que yo llamo El peso específico de la tarea; nivel de energía-concentración y consecuencia de la tarea.
Una tarea que exige un alto grado de energía y concentración y/o que detrás de la ejecución de la tarea existe un alto impacto, esa tarea es una tarea especial, es una tarea clave.
La palabra lo dice todo, Tarea Clave, la/s tareas etiquetadas así, son, sin duda, las tareas más importantes día. Entonces ¿Es lógico asignar nuestro momento más lucido del día, el momento que nos garantice la mayor concentración y rendimiento a esa/s tareas? Para mí,Si, y así lo hago.
Tarea clave = momento clave, el resto de tareas las distribuyo también a lo largo del día en función de mi energía-concentración y la exigencia de la tarea.
Así lo hago yo, me funciona y me ayuda a optimizar y rentabilizar la energía-concentración y el tiempo. Y tú ¿como planificas tu día?
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