El mismo dilema se repite cada trimestre cuando llega el momento de hacer la declaración. No nos engañemos: reducir la factura fiscal es de lo más tentador. Sin embargo, arriesgarse a engrosar la lista de gastos tiene serias consecuencias y puede llegar a salirte muy caro. Y es que hay gastos que no puedes deducirte como autónomo. Esto se debe a que Hacienda es cada vez más exigente en su lucha contra el fraude de los autónomos. Por eso, cualquier coste fuera de lugar puede acarrear una inspección o, mucho peor, una multa.
Para evitarte el susto, lo mejor es que te ciñas a deducirte solo los gastos que te corresponden realmente. ¡Y ojo! Porque a veces no es tan sencillo distinguir cuáles puedes declarar y cuáles no. Para empezar, conviene que tengas en cuenta los tres requisitos que la Agencia Tributaria marca como indispensables:
- Los gastos tienen que estar vinculados a la actividad económica que realizas como autónomo.
- Todos ellos deben estar justificados con sus correspondientes facturas, aunque en determinadas ocasiones se aceptan los recibos.
- Han de estar registrados en la contabilidad, es decir, en el libro de gastos e inversiones que obligatoriamente tienes que cumplimentar como autónomo.
Dicho esto es importante que sepas que los gastos derivados de tu actividad se desgravan, por un lado, a través del modelo 303 con el que declaras el IVA cada trimestre y, por otro lado, en la declaración anual de la renta (IRPF).
Los gastos que NO puedes deducirte en el IRPF
Como regla fundamental, no puedes hacer la “trampa” de declarar los gastos personales, que no estén relacionado con el trabajo. Aquí se incluirían comidas en restaurante, viajes por placer o compras para el hogar. Pero, además de eso, que resulta más o menos evidente, tampoco debes deducirte los costes económicos que correspondan a estas partidas:
- Las multas y sanciones, teniendo también en cuenta los recargos que hayas podido contraer por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
- Los donativos y liberalidades.
- Las pérdidas del juego.
- Los gastos que hayas tenido con personas o entidades que residan en paraísos fiscales.
- El IVA soportado que ya te hayas deducido en la declaración trimestral de IVA.
Todos estos gastos son explícitamente no deducibles. El problema es que hay otras partidas “especiales” que suelen generar bastantes dudas y con las que Hacienda es cada vez más contundente. Nos referimos a los gastos que en parte se dedican al trabajo y, en parte, a la vida personal, lo que hace difícil determinar el grado de afectación a la actividad. Podemos hablar de los siguientes:
- Local u oficina en una vivienda. Si trabajas en casa puedes declarar solo un porcentaje de los gastos. Para no tener problemas, lo recomendable es que sea entre un 15% y un 50%, tanto del alquiler como de las facturas. Además, ahora Hacienda está empezando a pedir contadores separados para la parte profesional y para la privada.
- Teléfono móvil. En el caso de que solo tengas una línea, está permitido imputarte un 50% del gasto, ya que se considera que la otra mitad la dedicas a asuntos personales.
- Vehículo particular y gastos asociados. Solo es posible desgravarlo en el IRPF si lo utilizas en tu actividad (taxistas, repartidores, autoescuelas, etc.).
- Viajes. Es posible imputar los gastos de hoteles, desplazamientos y manutención, pero siempre que estén justificados profesionalmente.
- Vestuario. Puedes deducírtelo si en tu actividad necesitas un vestuario profesional, como ropa de protección o uniforme.
Los gastos que NO puedes deducirte del IVA
Cada trimestre puedes deducirte en el modelo 303 el IVA que has soportado en ese período como autónomo. No obstante, en este punto, hay que ampliar los tres requisitos generales que hemos comentado, ya que la desgravación está mucho más reglada. No podrás deducirte el IVA si…
- No tienes un factura del gasto, ya que en este caso el ticket de compra es insuficiente.
- Han pasado más de cuatro años desde que te emitieron la factura, ya que pierdes el derecho a declararla.
Además, debes tener en cuenta que si llevas a cabo dos actividades económicas y una de ellas está exenta del impuesto, es necesario que apliques una prorrata del IVA para saber cuánto te corresponde. También tendrás que deducirte solo una proporción si el grado de afectación a la actividad no es del 100%.
En cualquier caso, este tema resulta algo complejo, por lo que, si llegado el momento de la verdad te surgen dudas, lo mejor es que consultes tu caso particular directamente con un asesor.
