Antes de que llegue, ya tienes pesadillas con ese momento. De primeras te llevó un par de días relajarte, olvidar las tareas, los objetivos y las fechas de entrega, en definitiva: desconectar del trabajo y, sobre todo, de tu correo electrónico.
Y ahora que lo conseguiste, toca volver al trabajo. La noche antes ese terrible, aunque ya familiar monstruo, te atenaza. Se llama inbox y la víspera ya sueñas con él: saturado, repleto de mensajes por leer… Un número junto al icono del sobre que crece y crece tras iniciar el programa. El contador para y la cifra final tiene tres dígitos. ¡Horror! Hay quien abandona la idea de dejarlo a cero y hay quien no puede aguantar que no sea así. Pero para todos, estas historia es una constante odisea a la que enfrentarse después de las vacaciones o algún puente.
Esta escena ya forma parte del imaginario colectivo, familiar para una mayoría de trabajadores del mundo. Estrés compartido. Hoy por hoy sólo son unos pocos se han liberado del fantasma o usan técnicas realmente efectivas para gestionar su correo electrónico corporativo.
De hecho, es un tema recurrente, pero es que los datos son abrumadores:
- Dedicamos una media del 28% de la jornada laboral a usar y organizar el email, según un estudio de la consultora McKinsey de 2012.
- Además, la gente que comprueba el correo regularmente en el trabajo es menos productiva y está más estresada, aseguran desde la Universidad de California.
- A lo que se añade la incapacidad de muchos para olvidarse de él una vez llegan a casa. Los dispositivos móviles tampoco han ayudado a este respecto.
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¿De verdad estamos obligados a depender del correo electrónico a la hora de trabajar?
Cada vez son más las voces que critican su uso en la empresa y lo tildan de poco eficaz e improductivo, además de pasado de moda. Aun así, en España todavía es la principal forma de comunicación entre profesionales dentro de una misma empresa o entre varias.
Si pensamos en cómo gestionamos nuestro correo electrónico de forma tradicional, pronto comprobarás la cantidad de tiempo que se pierde revisando mensajes de interminables cadenas de emails para retomar el hilo de una conversación o hacer balance de las últimas decisiones.
Además, el correo corporativo no es un gestor de tareas ni proyectos, ni tampoco ha de ser el principal pilar de la comunicación en la empresa. Su uso puede minimizarse para causar un impacto más positivo en los trabajadores y dejar de ser una fuente de malestar y presión psicológica que merma la productividad del capital humano.
Afortunadamente, otra manera de trabajar es posible. De hecho, hay países donde ya lo tienen superado y las herramientas de colaboración on line o las redes sociales corporativas han ido aliviando el peso del correo en la comunicación de la empresa.
Alternativas hay muchas, la mayoría aplicaciones web que se apoyan en la nube para alojar información y conocimiento con total garantía de privacidad y seguridad de los datos. ¿No resultaría más productivo que toda la información relativa a la gestión de un proyecto en equipo pudiera consultarse en un mismo lugar de forma rápida y sencilla?
Y cada vez son más los negocios en España que se apoyan en la nube y en plataformas colaborativas de trabajo. Herramientas que capaces de ofrecer una oficina virtual móvil, donde profesionales de una misma o varias empresas pueden colaborar de manera eficaz y productiva. Además, se reducen costes, puesto que ya no es necesario instalar softwares, pagar licencias ni usar equipos potentes que permitan alojar enormes bases de datos.
Vistas las ventajas que este tipo de herramientas pueden revertirle a cualquier autónomo o pequeña empresa, te recomiendo que pruebes a trabajar con alguna de éstas plataformas que te ayudarán a mejorar notablemente tu productividad y a reducir tu nivel de estrés. Recientemente, nosotros hemos descubierto Yepalí, una herramienta con la que conseguirás olvidarte de aluviones de mensajes que se te vienen encima cada vez que regresas a la oficina tras tus días de descanso.
