Todos los autónomos tenemos algo de Juan Palomo, de hombre o de mujer orquesta. Y es que, en nuestro caso, el trabajo casi nunca acaba cuando lo entregamos al cliente. En lugar de eso, nosotros solemos ser pinche, chef y comensal al mismo tiempo, así que además de producir nos encargamos de gestionar el negocio. Una tarea que incluye el tedioso proceso de emitir facturas y, en determinados casos, hasta de gestionar la contabilidad.
Pero ¿qué pasa si cometemos algún error? Las prisas y la falta de formación sobre fiscalidad nos pueden llevar a equivocaciones en los datos de las facturas, las operaciones matemáticas, la numeración o el concepto. Si te ha ocurrido, no te preocupes porque tiene solución.
¿Cómo corregir una factura del mismo trimestre?
Enmendar un error en una factura que todavía no has declarado es muy sencillo. Cuando se trata de algún fallo en la información que detectas de forma inmediata, basta con que lo expliques a tu cliente y le envíes una nueva versión corregida. Recuerda que solo nos referimos a errores simples, como el nombre, la dirección o el DNI, y que jamás debes romper la correlatividad de las facturas.
En el caso de que se trate de una equivocación en las operaciones o de una devolución, puedes emitir una nota de crédito. Se trata de un documento legal que actúa como una factura negativa. Es decir, imagina que facturaste 250 euros a tu cliente. Con la nota de crédito se los abonarías de nuevo y anularías esa cantidad de tu contabilidad. Después, podrías realizar otra factura con la cantidad correcta.
La nota de crédito cuadra la contabilidad para evitar problemas posteriormente en la declaración trimestral. Además, permite que no se produzcan saltos ni repeticiones en la numeración de las facturas. Y es que legalmente los números deben ser correlativos y nunca pueden reutilizarse, aunque correspondan a facturas anuladas.
¿Cómo corregir una factura de otro trimestre?
Cuando el error que quieres corregir afecta a una factura de un trimestre anterior, la nota de crédito ya no es una opción. En este caso, será necesario hacer una factura rectificativa para que Hacienda pueda devolverte el IVA que hayas pagado.
Este documento debe expedirse en el momento en que sepas los motivos por los que es necesario corregir la factura errónea, siempre y cuando no hayan pasado más de cuatro años desde que la emitiste. Para ello, tienes que incluir los datos básicos de cualquier factura y también añadir la siguiente información:
- La condición de factura rectificativa.
- Los datos que identifican la factura rectificada (número, fecha de expedición, etc.).
- La rectificación que se lleva a cabo en el nuevo documento.
- Los motivos por los que se realiza esa modificación.
- El importe de la rectificación (ya sea positivo o negativo).
Para que sea más fácil realizar este documento, puedes descargar gratis el modelo en Excel de factura rectificativa. De este modo, solo tendrás que completar la plantilla con tus datos. Ten en cuenta también que es posible rectificar varias facturas en un mismo documento, siempre que identifiques todas ellas.
Prevenir, mejor que curar
En cualquier caso, como dicta el refrán prevenir siempre es mejor que curar. Por eso te recomendamos seguir estos cinco consejos básicos:
- Factura en cuanto acabes un trabajo.
- Revisa el documento antes de enviarlo al cliente.
- Conserva todas las facturas, tanto las emitidas como las recibidas.
- Utiliza un software especializado que haga las operaciones por ti para evitar los errores matemáticos.
