Sí, Hacienda puede pedirte una factura de hace 10 años en determinadas circunstancias, aunque el plazo general de prescripción tributaria sea de 4 años.
Y puede hacerlo cuando la operación antigua sigue teniendo efectos fiscales en un ejercicio no prescrito, cuando se revisan deducciones o bases pendientes, o cuando el plazo de prescripción se interrumpió.
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Qué hacer si Hacienda me pide facturas de hace 10 años
Lo primero es empezar leyendo con atención el requerimiento que te ha llegado.
Comprueba qué impuesto y ejercicio está revisando Hacienda, qué operación quiere justificar, qué documentación solicita y cuál es la fecha límite para responder.
Y no ignores la notificación aunque consideres que la factura pertenece a un ejercicio prescrito.
Porque el plazo de 4 años no se cuenta desde la fecha de la factura, sino, generalmente, desde el día siguiente a la finalización del plazo para presentar la declaración correspondiente.
Además, una comprobación, un recurso o determinadas actuaciones del contribuyente pueden interrumpir la prescripción.
Y cuando esto sucede, el cómputo vuelve a comenzar.
Por tanto, tendrás que localizar la factura y reunir todos los documentos relacionados: contrato, justificante bancario, albarán, correos electrónicos y asiento contable.
Si consideras que Hacienda no puede exigirte esa documentación, responde dentro del plazo y presenta las alegaciones correspondientes, porque guardar silencio puede ocasionarte problemas adicionales.
Qué hacer si no localizo una factura
En primer lugar, pide una copia o duplicado al proveedor.
También puedes buscarla en tu programa de facturación, correo electrónico, almacenamiento en la nube o extractos bancarios.
Si el proveedor ya no existe, reúne pruebas alternativas que acrediten la realidad de la operación. Por ejemplo:
- Contratos o presupuestos aceptados.
- Justificantes de pago.
- Albaranes o documentos de entrega.
- Correos electrónicos.
- Anotaciones en los libros de gastos.
- Fotografías o documentación del bien adquirido.
La factura es el justificante prioritario para demostrar un gasto deducible.
Hacienda puede valorar otros medios de prueba, pero estos no siempre sustituyen a la factura, especialmente cuando se pretende deducir el IVA soportado.
Aunque no consigas localizarla, contesta al requerimiento. Explica las gestiones realizadas y aporta toda la documentación disponible.
Nunca fabriques, modifiques o reconstruyas una factura por tu cuenta.
¿Cuántos años hay que guardar las facturas?
Como recomendación, no deberías destruir automáticamente una factura cuando hayan pasado 4 años.
Porque, aunque la Agencia Tributaria establece un plazo general de conservación de 4 años (coincidente con el periodo habitual de prescripción tributaria), la normativa mercantil obliga a conservar durante 6 años los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes relacionados con el negocio.
Además, algunas facturas deben guardarse durante más tiempo porque continúan produciendo efectos fiscales.
Puede suceder con bienes que todavía se están amortizando, deducciones pendientes, bases imponibles negativas o cuotas que se compensan en declaraciones posteriores.
Los plazos que marca la ley
Los plazos que debes tener en cuenta son:
| Cuatro años | Plazo general para que Hacienda determine una deuda tributaria mediante una liquidación |
| Seis años | Plazo mercantil para conservar libros, documentación y justificantes del negocio, contado desde el último asiento realizado |
| Diez años | Plazo para que Hacienda inicie la comprobación de bases o cuotas compensadas o pendientes y de deducciones aplicadas o pendientes. |
El plazo de 4 años puede interrumpirse.
Por eso, no basta con contar 4 años desde la emisión de la factura.
Si el documento respalda una operación que sigue afectando a declaraciones posteriores, debes conservarlo hasta que prescriba el último ejercicio en el que produzca efectos.
Cuándo puede pedirte Hacienda facturas de ejercicios prescritos
Hacienda puede comprobar hechos de un ejercicio prescrito cuando sea necesario para revisar correctamente otro ejercicio que todavía no haya prescrito.
Por ejemplo, puede pedirte la factura de una máquina comprada hace diez años si todavía estás deduciendo su amortización en una declaración actual.
También puede revisar una operación antigua que haya generado una deducción o una base imponible negativa utilizada posteriormente.
La Administración dispone de 10 años para iniciar la comprobación de bases o cuotas compensadas o pendientes y de deducciones aplicadas o pendientes.
En estos casos, no tiene por qué estar liquidando el impuesto del año antiguo, ya que puede estar comprobando si el beneficio fiscal aplicado después era correcto.
Y también puede ocurrir que el ejercicio no esté realmente prescrito. Una notificación de Hacienda, un recurso o una actuación fehaciente relacionada con la deuda pueden interrumpir el plazo y reiniciar su cómputo.
Qué pasa si no tengo las facturas que pide Hacienda
Si no puedes justificar un gasto, una deducción o una amortización, Hacienda puede rechazarlos.
Esto puede aumentar la cantidad que tienes que pagar, reducir una devolución o disminuir una base negativa pendiente de compensación.
Después, la Agencia Tributaria puede reclamarte la diferencia y los correspondientes intereses de demora.
Perder una factura no significa automáticamente que hayas cometido fraude.
Sin embargo, te deja en una posición más débil para demostrar que la operación existió, que estaba relacionada con tu actividad y que cumplía los requisitos para ser deducible.
Multas y consecuencias de no presentar una factura solicitada por Hacienda
No encontrar una factura y explicar lo ocurrido no es lo mismo que ignorar deliberadamente un requerimiento.
Y no atender una solicitud debidamente notificada o impedir que Hacienda examine facturas y justificantes puede considerarse resistencia, obstrucción, excusa o negativa a las actuaciones de la Administración tributaria.
Cuando se solicita documentación a una persona o entidad que realiza actividades económicas, la Ley General Tributaria contempla sanciones de 300 euros por incumplir el primer requerimiento y de 1.500 euros por incumplir el segundo.
Si se desatiende un tercer requerimiento, la multa puede alcanzar hasta el 2 % de la cifra de negocios, con un mínimo de 10.000 euros y un máximo de 400.000 euros.
Y en un procedimiento de inspección, las sanciones específicas pueden ser todavía más elevadas.
A estas multas pueden sumarse las consecuencias de la regularización.
Si Hacienda rechaza un gasto o una deducción, tendrás que pagar la cuota resultante y los intereses.
Cuando exista una cantidad dejada de ingresar y se aprecie culpabilidad, la sanción puede oscilar entre el 50 % y el 150 % de la cuota no ingresada, dependiendo de la gravedad de la infracción.
Por eso, ante la solicitud de una factura antigua, te recomendamos actuar rápido, preparar todas las pruebas que puedas recopilar y responder siempre dentro de plazo.
