Si tuviéramos que elegir la situación más temida por la mayoría de autónomos sería, sin duda, la inspección de Hacienda.
Por alguna razón, incluso haciendo todo bien, el cuerpo del emprendedor se tensa.
La inspección puede hacerle perder el sueño y hasta los nervios.
La mayoría no sabe cómo funciona el proceso, por qué se inicia y qué hacer para afrontarlo correctamente.
Te contaremos las claves para abordar una inspección de Hacienda como autónomo, incluyendo consejos para dejar atrás el estrés que conlleva.
¿Qué es exactamente una inspección de Hacienda?
Una inspección de Hacienda es el procedimiento mediante el cual la Agencia Tributaria (AEAT) comprueba que los datos declarados por el autónomo (o la persona implicada) son correctos y completos.
En esa definición, la palabra más importante es comprobar.
Porque lo que quiere Hacienda es verificar si todo lo que has presentado se ajusta a la legislación vigente.
En la práctica, la inspección supone la revisión de facturas, extractos bancarios y cualquier otra documentación que permita verificar la correcta liquidación de los impuestos.
Su objetivo último es prevenir y corregir el fraude fiscal, no castigar la actividad económica legítima.
Esto también es importante porque si actúas de buena fe y te apoya una buena asesoría online habrás hecho lo más importante.
¿Por qué Hacienda puede inspeccionar a un autónomo?
No existe un listado oficial de motivos que pueden iniciar una inspección de Hacienda al autónomo, pero, de forma general, la inspección suele iniciarse cuando saltan alguna de estas alertas:
- Incongruencias: una de las principales señales de alerta es que detecten cosas que no encajen. El ejemplo más típico es declarar numerosos gastos con ingresos muy bajos.
- Diferencias entre modelos informativos: la inspección también puede iniciarse por diferencias entre los distintos modelos que debes presentar trimestral y anualmente. También podría darse por incoherencias con la información que ofrece tu banco.
- Estadísticas: esto lo ignoran muchos emprendedores y es uno de los motivos por los que se inspecciona al autónomo. Consiste en que existan incoherencias con el entorno. Sucede cuando tu negocio presenta discrepancias significativas con las de negocios similares de tu zona. Pueden ser diferencias llamativas en rentabilidad, ingresos, gastos... Cuando algo escapa de la norma es más probable que Hacienda llame a tu puerta.
- Operaciones sensibles: existen ciertas operaciones que suelen alertar a la Agencia Tributaria y dar inicio a la comprobación mediante la inspección. Sucede cuando se obtienen subvenciones, se venden inmuebles o se realizan operaciones con criptomonedas.
- Sectores con alto riesgo: a veces, el simple hecho de tener un negocio en un “sector sensible” dará lugar a la inspección de Hacienda. Esto sucede con frecuencia en la hostelería, los comercios minoristas o las tiendas online.
Arriba te hemos contado cinco situaciones frecuentes, pero hay más.
¿Cómo saber si la Agencia Tributaria te está investigando?
No puedes saber con exactitud cuando Hacienda te está investigando como autónomo.
Sin embargo, existen tres indicios importantes.
- Requerimientos de información previos: haber recibido solicitudes de información o documentación específica sobre alguna declaración o dato concreto son procedimientos de comprobación limitada, no inspecciones. Sin embargo, pueden ser un paso previo si no se atienden correctamente o si se detectan irregularidades.
- Retrasos en devoluciones: si una devolución solicitada se retrasa más de lo habitual sin una comunicación que lo justifique, también puede indicar que te están investigando (quizá como paso previo a una inspección de Hacienda).
- Comunicaciones de terceros: en ocasiones, los clientes o proveedores te informan que Hacienda les ha solicitado información sobre operaciones realizadas contigo. Esto indica que, efectivamente, hay en marcha una investigación previa que podría derivar, o no, en una inspección.
En cualquier caso, la única forma de saber que se ha iniciado un procedimiento de inspección es mediante la recepción de una notificación por parte de la Agencia Tributaria.
Esta comunicación indicará el motivo de la inspección, el lugar donde se realizarán las actuaciones y la documentación que deberás aportar.
Procedimiento de una inspección tributaria paso a paso
Se compone de cinco pasos:
- Inicio: comienza con la recepción de la notificación o la llegada del inspector.
- Comprobaciones: se comprueban las facturas, los inventarios, los movimientos bancarios, los modelos presentados y todo lo que se considere relevante para la investigación. En este punto debes aportar la documentación pertinente.
- Diligencias: se llevan a cabo las entrevistas y aclaraciones que sean necesarias sobre los datos recopilados en el punto anterior.
- Propuesta de liquidación y acta: Hacienda comunica la cuota resultante con las posibles sanciones (si las hubiera). Tú, como autónomo, puedes formular alegaciones.
- Liquidación definitiva: este punto pone fin a la inspección tributaria. Concluye con el pago, recurso o reclamación económico-administrativa.
¿Cuánto puede durar la inspección tributaria?
La duración de una inspección de Hacienda es variable, aunque la Ley General Tributaria establece los siguiente plazos máximos.
- Plazo general: las actuaciones inspectoras deben concluir en un plazo máximo de 18 meses desde la notificación de inicio.
- Plazo ampliado: este plazo puede extenderse hasta 27 meses en determinadas circunstancias, como cuando la cifra de negocios del autónomo sea igual o superior al requerido para auditar cuentas, cuando se investiguen tramas complejas o cuando el autónomo forme parte de un grupo que tribute en régimen de consolidación fiscal y también esté siendo inspeccionado.
Además, existen otros supuestos que pueden suspender o dilatar estos plazos, como la solicitud de un periodo de cortesía por parte del contribuyente (hasta 60 días), la necesidad de recabar información de otras administraciones o retrasos imputables al propio autónomo en la aportación de documentación.
¿Qué multas puede suponer el proceso?
Si como resultado de la inspección se detectan irregularidades, Hacienda procederá a regularizar la situación exigiendo el pago de la cuota defraudada más los intereses de demora.
Adicionalmente, puede imponer sanciones tributarias.
La cuantía de las sanciones depende de la gravedad de la infracción.
- Leves: cuando la base de la sanción es inferior a 3.000 euros o cuando no existe ocultación. La sanción suele ser del 50 % de la cantidad dejada de ingresar.
- Graves: cuando se utilizan facturas falsas, hay anomalías sustanciales en la contabilidad, o se dejan de ingresar cantidades retenidas o ingresos a cuenta repercutidos, entre otros supuestos. La sanción oscila entre el 50 % y el 100 % de la cuota defraudada.
- Muy graves: cuando se utilizan medios fraudulentos o se dejan de ingresar cantidades retenidas o repercutidas que superen el 50 % de la base de la sanción. La sanción puede ir del 100 % al 150 % de la cuota.
Existen reducciones en las sanciones por conformidad con la propuesta de liquidación y por pronto pago.
Por otro lado, no atender requerimientos y obstruir la labor inspectora también conlleva sanciones específicas que pueden ser cuantiosas.
¿Te pueden hacer una inspección de Hacienda sin previo aviso?
Sí, la Agencia Tributaria puede personarse sin previo aviso en el domicilio fiscal o en el local donde el autónomo desarrolla su actividad económica.
Sin embargo, para que esa actuación sea legal, deben cumplirse los siguientes requisitos:
- Autorización judicial: si la entrada implica el acceso al domicilio del contribuyente (que puede ser la vivienda si el autónomo trabaja desde casa), se requiere una autorización judicial previa, salvo que el autónomo consienta expresamente la entrada.
- Inspección en curso: el Tribunal Supremo ha establecido que, para que una inspección sin previo aviso sea legal, debe existir un procedimiento inspector ya iniciado y notificado al contribuyente.
- Alcance limitado: durante esas visitas sorpresa, el Tribunal Supremo también ha limitado la capacidad de los inspectores para realizar interrogatorios en ese mismo momento si no se garantizan los derechos del contribuyente.
Tanto si los funcionarios de Hacienda se presentan de improviso como si lo hacen de la forma habitual (previo aviso), es fundamental tener claro el siguiente punto:
Cómo frenar la inspección
Como es lógico, enfrentarse a una inspección de Hacienda siempre genera tensión, especialmente si eres autónomo.
Por ello, para terminar, te queremos explicar cómo pedir una “tregua” y prepararte para afrontar la inspección de forma proactiva.
Periodos de cortesía de Hacienda: qué son, cómo pedirlos y cuánto duran
Los periodos de cortesía son pausas que Hacienda concede para detener temporalmente la inspección.
No se paran oficialmente, pero sí se aplazan, permitiendo que te tomes un respiro.
Así puedes disfrutar de vacaciones o centrarte en un momento de máxima actividad en el negocio sin tener que preocuparte por notificaciones urgentes.
Puedes solicitar hasta 60 días en total (no necesariamente seguidos, pero en bloques mínimos de una semana).
Eso significa que, si estás en plenas vacaciones o lanzando una promoción, puedes pedir una pausa para evitar sobresaltos fiscales.
Requisitos para "paralizar" una inspección
Para que Hacienda acepte esa pausa, debes cumplir estos requisitos:
- Momento de la solicitud: debes pedirlo antes de que empiece el trámite de audiencia, es decir, entre que recibes la notificación y antes de la apertura oficial del expediente.
- Antelación mínima: la petición debe hacerse al menos 7 días naturales antes del inicio del periodo solicitado.
- Justificación razonada: debes explicar claramente por qué necesitas esta tregua: vacaciones, temporada de mucho trabajo, causas personales, etc.
Si cumples los requisitos, Hacienda acostumbra a aprobar la solicitud de forma automática, salvo que lo considere contraproducente para la inspección. En ese caso puede denegarla, y su decisión no admite recurso.
Estrategias para afrontar la inspección
Y aquí te traemos algunas recomendaciones para gestionar mejor una inspección:
- Atención a las fechas: identifica en tu calendario los periodos complicados (vacaciones, lanzamientos, campañas) y prepara la solicitud con antelación.
- Actúa rápido: revisa periódicamente tus notificaciones en la sede electrónica, porque Hacienda puede enviar avisos con poco margen.
- Prepara la documentación: deja listos los justificantes, facturas, declaraciones y cualquier soporte que pueda pedir Hacienda.
- Cuenta con un buen asesoramiento: si Hacienda deniega tu solicitud o altera las condiciones, contar con una asesoría fiscal profesional y de confianza te ayudará a organizarlo todo con garantías y evitar sanciones.
Informarte bien y actuar con antelación puede marcar la diferencia: esos periodos de cortesía de hasta 60 días suman tiempo extra dentro de los plazos máximos de inspección, que suelen ser de 18 meses (ampliables a 27).
Como ves, llevar tu documentación al día y contar con apoyo profesional te permitirá afrontar la inspección con mayor tranquilidad.
Con una buena estrategia, puedes convertir un proceso estresante en una gestión más ordenada y llevadera.
