En la rutina de autónomos y pymes está generalmente la búsqueda de la rentabilidad y la optimización de recursos.
A la hora de economizar en los gastos derivados del desarrollo de la actividad por cuenta propia, las deducciones fiscales contribuyen de forma directa a la reducción del Impuesto sobre sociedades en caso de pymes, del IRPF en autónomos y del IVA que compete a unos y a otros.
En este artículo nos centramos en el IVA deducible para autónomos, pasando antes por unas claves sencillas para entender el funcionamiento de este impuesto y la repercusión que tiene sobre vuestra actividad.
Encontrarás las siguientes secciones:
- Introducción al IVA: IVA repercutido, IVA soportado e IVA deducible
- Requisitos para la deducción del IVA soportado
- Reglas de funcionamiento de la deducción del IVA
- Gastos deducibles en el IVA del autónomo
- Gastos no deducibles en el IVA del autónomo
1. Introducción al IVA: IVA repercutido, IVA soportado e IVA deducible
Antes de abordar específicamente los gastos deducibles en el IVA de autónomos y pymes comenzamos por apuntar que el IVA es un impuesto indirecto al consumo.
Esto significa que es precisamente el profesional o empresario cuya actividad económica está sujeta al IVA, el encargado de recaudarlo para después abonarlo a Hacienda con periodicidad trimestral.
Por tanto, el autónomo realiza la intermediación entre la Administración Tributaria y el cliente.
Para entender el funcionamiento del IVA es fundamental conocer la diferencia entre IVA repercutido (o devengado), IVA soportado e IVA deducible.
La diferencia entre los dos primeros radica básicamente en la condición de vendedor o receptor del servicio o producto.
El IVA repercutido es el que paga el cliente, el que repercutimos al consumidor final, de ahí su nombre.
Pero si hablamos de IVA soportado es el profesional o empresario, el que paga el IVA de los productos o servicios que adquiere de sus proveedores, asumiendo el rol de cliente.
Generalmente IVA soportado y deducible coinciden. Pero, como más adelante veremos, no todas las cuotas de IVA soportado son a su vez deducibles.
Puedes ampliar información sobre estos conceptos en nuestro artículo sobre el funcionamiento del IVA.
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2. Requisitos para la deducción del IVA soportado
Lejos de tecnicismos lo que como autónomo o pyme debes entender es que Hacienda permite la deducción del IVA de aquellos gastos necesarios para el desarrollo profesional siempre que se den la siguientes condiciones contempladas en la Ley del IVA (artículo 92,93 y 94):
Sujetos pasivos empresarios o profesionales
Tienen derecho a deducción los contribuyentes del impuesto con la consideración de empresario o profesional. Para ello han de figurar en el censo de empresarios de Hacienda al que se incorporan los trabajadores autónomos y las pymes mediante el modelo 036 o modelo 037.
Cuotas de IVA de operaciones en el interior del país
Los profesionales y empresarios pueden deducirse las cuotas de IVA de operaciones realizadas en el interior del país y devengadas también en el mismo.
Operaciones que originan el derecho a deducción
Los gastos del autónomo cuyas cuotas de IVA son deducibles han de estar destinados a:
- Entregas y prestaciones de servicios sujetas y no exentas del IVA.
- Prestaciones de servicios exentas por incluirse en la base imponible de las importaciones.
- Exportaciones.
- Entregas intracomunitarias de bienes.
En definitiva, han de ser gastos necesarios para la realización de ventas por las que se repercuta IVA y otras operaciones que no se facturen con IVA por tratarse de ventas realizadas a otros países.
Estos gastos vinculados a la actividad no tendrán la consideración de deducibles si no cumplen con estos otros dos requisitos:
- Que se encuentren convenientemente justificados, preferiblemente mediante factura.
- Que se hallen registrados en la contabilidad que, con carácter obligatorio, deben llevar los contribuyentes que desarrollen actividades económicas.
Requisitos temporales para la deducción del IVA
El derecho a deducción nace en el momento de devengo (generalmente el momento en que se produce la venta o la prestación del servicio) de las cuotas deducibles.
Como norma general, las deducciones se aplicarán en la declaración correspondiente al periodo de liquidación en que el autónomo soportó el IVA deducible del gasto.
Pero, en cualquier caso, la deducción del IVA debe realizarse antes de que pasen cuatro años de la emisión de la factura o se perderá el derecho a deducción.
3. Reglas de funcionamiento de la deducción del IVA
El IVA será deducible en la proporción que el gasto este afecto a la actividad, es decir, si un gasto está imputado al 50% a la actividad, el IVA correspondiente sólo será deducible al 50%.
Si realizas dos actividades económicas con distintos tipos de IVA y una de ellas está exenta de IVA, debes aplicar la regla de la prorrata del IVA, que determina el porcentaje de IVA soportado que te puedes deducir.
Esta gestión del IVA, que a priori puede parecer bastante complicada, se torna en una tarea sencilla si se dispone de las herramientas adecuadas.
Un buen ejemplo de ello es el programa seleccionado por Infoautónomos como software de facturación y contabilidad, integrado en la plataforma ya que se trata de un programa especialmente pensado para facilitar la gestión de la contabilidad e impuestos a los autónomos, sin requerirles conocimientos previos de contabilidad.
Con este software el autónomo puede gestionar su contabilidad con los registros de facturas/gastos que marca la normativa, permitiéndole indicar el porcentaje de imputación a la hora de registrar cada factura recibida, gasto o bien de inversión, a la par que asignar el tipo de gasto adecuado.
Estas acciones son suficientes para que pueda automatizar el cálculo de impuestos a final de trimestre, con el consiguiente ahorro de tiempo que ello supone al autónomo.
4. Gastos deducibles en el IVA del autónomo
- Consumos de explotación: el IVA soportado en este tipo de gasto será deducible si cumple los requisitos vistos anteriormente. Baste decir a este respecto que cuando se compran materiales para el desarrollo de la actividad, el IVA que se soporta en la compra es plenamente deducible. También sería deducible el IVA de las actividades accesorias, como pudiera ser el que cobra el transportista por el transporte de los mismos.
- Sueldos y salarios y Seguridad Social: este tipo de gasto está exento de IVA, por lo que no requiere mayor análisis.
- Arrendamientos y cánones: es un tipo de gasto muy frecuente. Si se trata de alquileres sujetos a IVA, este será deducible. Por ejemplo, el pago de un alquiler por el local donde se ejerce la actividad económica (ya sea despacho, taller, bar,…) sería deducible. En este caso, el pago sí que lleva IVA y se podría deducir en su totalidad.
- Servicios de profesionales independientes: este tipo de gasto casi siempre llevará la oportuna factura y sí está sujeto a IVA (que nos podremos deducir). Los ejemplos más típicos de estos servicios son los honorarios de economistas, abogados, auditores o notarios.
- Otros servicios exteriores: el IVA de este tipo de gasto es deducible en la medida en que lo sean los gastos. Entre los más habituales cabría destacar los suministros, la publicidad o el consumo de teléfono.
- Tributos fiscalmente deducibles: estos tributos no suelen llevar IVA, no obstante, hay algunos precios públicos que sí están sujetos a este impuesto. Tal es el caso del canon de recogida de residuos cuyo IVA sería deducible.
- Gastos financieros: por su naturaleza, no llevan IVA.
- Bienes de inversión: el IVA de los bienes que por su naturaleza e importe deben amortizarse, también es deducible y a diferencia de lo que ocurre con el gasto del IRPF, el IVA es deducible en el periodo en que se realiza la compra del bien. De este modo, si se compra un equipo informático de 1.000 euros de base imponible y 210 euros de IVA, los 210 los podremos deducir en el trimestre en que realicemos la compra, mientras que las base imponible la tendremos que amortizar a lo largo de varios periodos en el impuesto el IRPF. No obstante, existen circunstancias que pueden dar lugar a la regularización de este IVA en los cuatro años siguientes a la adquisición.
El caso especial de la deducción de gastos de vehículo
Por norma general, el IVA de los vehículos afectos a la actividad se puede deducir al 50%, como también ocurre con el IVA de los gastos relacionados con el mismo (proveniente de reparaciones, carburante, revisiones, etc.).
Así lo indica el artículo 95.3 que establece que se presumirán afectadas al desarrollo de la actividad empresarial o profesional al 50% las cuotas soportadas por adquisición, importación, arrendamiento o cesión de uso de vehículos automóviles de turismo, motocicletas….
Además, los gastos derivados del vehículo también se deducen en este porcentaje.
También se puede deducir un porcentaje superior si se prueba la afectación a la actividad en la misma medida o la totalidad del vehículo en determinadas actividades para las que el uso del vehículo se considera fundamental, como: taxista, autoescuela o transporte de mercancías.
Es importante tener en cuenta que la afectación hay que probarla frente a Hacienda.
Para garantizar la correcta deducción de tus gastos lo más conveniente es que cuentes con un servicio de gestoría online experta en fiscalidad.
5. Gastos no deducibles en el IVA del autónomo
Se tiende a asimilar el IVA soportado como IVA deducible. Pero ten cuidado porque, si bien es cierto que generalmente coinciden, no siempre el IVA soportado será deducible.
El artículo 96 de la Ley del IVA recoge los supuestos en que las cuotas de IVA soportado están excluídas del derecho a deducción:
- Alimentos (salvo circunstancias especiales), tabaco y bebidas.
- Espectáculos o servicios de carácter recreativo.
- Joyas, alhajas, piedras preciosas, perlas y objetos elaborados con oro o platino.
- Bienes o servicios destinados a atenciones a clientes, asalariados o a terceras personas.
- Servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración, salvo que tengan la consideración de gasto deducible a efectos del IRPF o del Impuesto sobre Sociedades.
Los detallados, son gastos controvertidos en la fiscalidad del autónomo que engrosan este artículo 96 de gastos no deducibles.
Y lo son debido a la dificultad para probar su verdadera finalidad en el desarrollo de la actividad, ya que la vinculación del gasto a la actividad económica es requisito fundamental para que éste sea deducible.
