Orden y método: claves de una buena productividad

Hay días que tengo la sensación en que me faltan horas. Tanto para el trabajo como para mis quehaceres diarios. Supongo que a muchos os ocurrirá lo mismo, y en este caso, pues parafraseo textualmente el célebre refrán popular “no por mucho madrugar, amanece más temprano”.

Porque hemos de reconocerlo, es uno de nuestros males endémicos que, con el paso del tiempo descubrimos y sólo la veteranía y el rigor nos ayuda a corregirlo.  Podemos trabajar llevados por la ilusión, las ganas, la intuición… pero el orden y las pautas son también elementos claves en nuestro rendimiento profesional.

Conozco compañeros que trabajan las 24 horas del día, no es una exageración, es algo palpable y casi, casi, medible. Y eso, a la larga, no es bueno ni en ocasiones, productivo. La llegada de las nuevas tecnologías han reventado las pautas comunicativas y los procesos de producción. Si antes estabas pendiente del teléfono como mal menor e inherente al puesto de trabajo, ahora, hemos de reconocer que las blackberrys nos convierten en “esclavos” de nuestra responsabilidad. Y a veces, si lo valoramos con objetividad, para tonterías supinas.

La moraleja de todo esto es que los autónomos tenemos que aprender a gestionar nuestro tiempo de  manera práctica y eficiente. Sólo reflexiona ante esta pregunta… ¿Cuánto tiempo inútil pasas delante del ordenador y con el móvil? Mucho, seguro que pensarás.  Y ahora réstale las llamadas incoherentes, las dudas, o las múltiples tareas productivas no hacen más que retrasar procesos… seguro que te sobraría tiempo para descansar y desconectar. Un orden que debe de llegar a nuestras vidas, Y en este caso, cabe apostar por dos vías:

1-     Conciliación de la vida familiar y laboral

2-     Organización y eficiencia del proceso productivo

Por un lado, hemos de reconocer que cada vez más,  las empresas están trabajando a favor de la conciliación laboral y familiar. Casi todo aquel que es ahora empresario ha sido trabajador y queda claro que un empleado contento es un empleado productivo; Mientras que uno descontento o quemado, es un problema en potencia… que además, evidenciará una nula capacidad de liderazgo por nuestra parte en labores directivas.

Así pues, si como autónomo tienes gente a tu cargo, acuérdate de éste término: Asertividad. Y recuerda, la exigencia laboral nunca está reñida ni con las buenas formas ni con el respeto y la comprensión en los momentos y situaciones extraordinarias (véase problemas familiares, médicos, cambios de residencia, situaciones extraordinarias en el hogar… y muchas otras).

Por otra parte, hay dos cuestiones fundamentales que todos necesitamos para rendir y que nos pidan cuentas a lo hecho: tener organizado nuestro trabajo y saber qué responsabilidad nos corresponde en ello. Eso es algo fundamental,  tanto para nosotros los autónomos, como para los empleados dependientes de nosotros.

Tener claras estas cuestiones son aspectos relacionales que nos ayudarán mucho en nuestro día a día.  Llevar una agenda ordenada, pese a los muchos picos de trabajo que podamos tener, es una muestra de cómo hacer bien las cosas. Pero nuestro reto pasa por hacer todos estos aspectos eficaces en la organización interna de nuestro equipo de trabajo.

Así pues, en este caso os dejamos un abc del cual no hay que saltarse ni una pauta si de verdad queremos administrar bien nuestro tiempo en el trabajo:

Reuniones.

Mucha gente las detesta mientras que a otros les encantan. La clave del éxito de las reuniones de trabajo pasa por dos pruebas de fuego: los teléfonos y la duración. Una reunión sin orden, llena de divagaciones y suposiciones y de objetivos por marcar, es síntoma de perder el tiempo. Y además, si comienzan a sonar los teléfonos…mal vamos. Así pues, un índice temas, una distribución de contenidos y labores por personas y una concreción de tiempo y de asuntos por tratar, nos ahorrará mucho tiempo.

Distribución del trabajo.

No hay nada peor que salir de una reunión y que una faena no quede bien definida. ¡Y más si lleva un trabajo colectivo! Los autónomos debemos saber tanto ejecutar, como delegar y asignar las responsabilidades de nuestro equipo de trabajo.

Criterios de correo electrónico.

Una multinacional con 20.000 trabajadores utilizará canales de comunicación que a nosotros los autónomos jamás nos serán eficientes. La comunicación, cuanto más directa y filtrada, mejor. De hecho, no hay nada mejor que establecer con nuestro equipo de trabajo una operativa en cuanto a los emails. Saber en cuales hay que incluir CC, en cuales CCO o incluso, para qué tipo de cuestiones conviene utilizar el mail y para las que no. Muchas veces, una llamada de teléfono ahorra 5 emails y 25 minutos de nuestro ansiado tiempo, pero otras veces, las cosas por escrito dan fuerza a la hora de resolver problemáticas.

Horarios y operativas de crisis

En ocasiones, los canales de comunicación no son los idóneos en las pequeñas entidades. Según el cliente, siempre conviene marcar una pauta de cómo y a quién mandar un determinado tipo de información o contactar con ellos. Hay e-mails que interesan que lleguen, pero por otra parte, hay que reconocer que otros son inoportunos. Tanto en día, como en horas, como en su acuse de recibo. Así pues, limita tus respuestas a tu operatividad; Y por supuesto, no exijas respuestas inmediatas.

Así pues, desde infoautonomos.com te dejamos una sola premisa: orden y método. Sabemos que sólo con las experiencias que podemos aportar cada uno de los miembros de la comunidad, podríamos hacer unos diez libros de experiencias vinculadas con las horas intempestivas,  llamadas inesperadas o las producciones salvadas en el último instante, pero la previsión y el orden son los aspectos que a la larga serán las constantes de nuestro éxito. Y qué mejor que tener tiempo para el trabajo y también, tiempo para el ocio y la familia sin tener que estar pendiente de comprobar un e-mail que puede que entre…o no.

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3 Comentarios en Orden y método: claves de una buena productividad

  1. Miguel dijo:

    Muy buenos consejos. Son cosas muy básicas que parece que todos sabemos, pero hasta que no te pones y analizas cada una te das cuenta de lo importante que puede ser realizarlas.

    En mi caso también estoy intentando mejorar mis hábitos y costumbres (como cada año jejeje) a nivel de trabajo. Tengo la ayuda de un programa que se llama WorkMeter (http:/www.workmeter.com) y que nos han puesto en la oficina. Sirve para analizar toda la actividad que paso frente al PC y ver en que procesos pierdo más tiempo. He pasado de generar 5 a 6 horas productividad al día. No es gran cosa, pero cualquier avance es bueno no?

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