Si eres de los que envía correos electrónicos a su ‘yo’ del futuro, te escribes en la palma de la mano cada dos por tres o tienes un problema para gestionar todos los ‘post-it’ que se almacenan sobre la mesa de la oficina, necesitas leer este artículo. Hoy hablamos de Evernote, es una de las herramientas más populares para tomar notas y recordar mejor las cosas importantes. Piensa que un empresario no se puede permitir ni un solo despiste.
La funcionalidad de Evernote es tan simple como hacer anotaciones, aunque de una forma mucho más sofisticada y, sobre todo, organizada, que esos borrones que sueles dejar en la parte trasera de los papeles usados. Digamos que esta podría ser perfectamente una aplicación a la altura de Monica Geller.
¿Cuáles son los usos que puede aportar Evernote?
Principalmente, como hemos comentado, todo se basa en los recordatorios. Con Evernote puedes hacer lo siguiente:
- Anotar ideas. La inspiración viene sin avisar y te resultará muy útil guardar lo que se te haya pasado por la mente en tu móvil, tablet u ordenador para recurrir a ello cuando te haga falta.
- Hacer listados de tareas. Puedes aprovechar para organizar mejor tu agenda, marcarte los objetivos diarios, tacharlos cuando los hayas conseguido y destacar las fechas de entrega.
- Digitalizar documentos. ¿Te han entregado alguna vez un briefing en papel? La verdad es que es más común de lo que parece y lo más fácil es acabar perdiéndolo. Por suerte, la tecnología OCR de Evernote permite escanear los documentos con la cámara del móvil y editarlos en la aplicación. También puedes hacer fotos de facturas, tickets de compra que no quieres perder de vista o cualquier otro archivo que necesites tener localizado.
- Guardar páginas web y enlaces. Quizá en tu pequeño descanso para el desayuno, te hayas topado con unas cuantas noticias interesantes en las redes sociales. En lugar de pararte a leerles y perder tiempo de trabajo, solo tienes que guardarlas con clic y acceder a ellas más tarde. Así conseguirás aumentar la productividad.
- Crear citas en el calendario. Recuerda que en la vida de cualquier autónomo o empresario es imprescindible tener las reuniones bien localizadas. Con esta misma herramienta puedes hacer, además, las anotaciones correspondientes a cada cita.
Lo más novedoso de Evernote es el modo de capturar todos esos datos. Más allá de escribir un simple mensaje, la aplicación permite escribir a mano, hacer dibujos o grabar notas de audio. Sea cual sea el método elegido, encontrar después el contenido resulta muy sencillo, ya que es posible incluso buscar entre las palabras escritas a mano. Además, la información se organiza en libretas, que funcionan de un modo similar a las diferentes secciones de un archivador.
A las grandes ventajas de este sistema hay que añadir que es posible compartir las notas con otros usuarios, algo que resulta muy útil en entornos de trabajo. Imagina que se te ocurre una buena idea, haces un boceto y rápidamente tienes la posibilidad de hacérselo llegar a tu colaborador. No obstante, también puedes bloquear tus notas con contraseña para garantizar que los asuntos confidenciales permanezcan seguros.
En cualquier caso, como habrás podido comprobar, estas funcionalidades no son nada nuevo. Lo que hace a Evernote diferente del resto de aplicaciones es que todo está integrado y, por tanto, la gestiones se simplifican.
¿Qué es necesario para utilizar Evernote?
El funcionamiento de la aplicación es muy sencillo y te costará poco acostumbrarte a él. Para empezar, solo necesitas registrarte con un correo electrónico y una contraseña. Después, puedes elegir entre tres packs diferentes, dependiendo de tus necesidades. El más básico es gratuito, te deja cargar 60 MB de contenido nuevo cada mes y sincronizar hasta dos dispositivos.
Y tú, ¿cómo te organizas para no olvidar nada?
