La obligación de conservar los albaranes

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La obligación de conservar los albaranes

Resumen > Entre las obligaciones del autónomo está la de llevar la contabilidad al día. Y no solo debes guardar las facturas, también existe la obligación de conservar albaranes. En el siguiente artículo te contamos cuándo es obligatorio que este documento mercantil sea tratado con el mismo cuidado que la factura.
Albaran Principal

Por Mónica

13 de marzo de 2018

3 minutos de lectura

Última actualización

12 de noviembre de 2021

Si lo prefieres también puedes escuchar este artículo sobre la obligación de conservar albaranes:

Entre las obligaciones del autónomo está la de llevar la contabilidad al día. Ya sabes que debes guardar con esmero y extremo cuidado las facturas puesto que puedes enfrentarte a sanciones si no lo estás haciendo correctamente. Pero ¿qué pasa con los albaranes? ¡Atento! porque en este artículo te contamos cuándo se inicia la obligación de conservar albaranes. 

Qué es un albarán

Un albarán es un documento mercantil que sirve para acreditar la entrega de un bien o servicio. Básicamente tiene por finalidad garantizar que el vendedor tenga constancia de que el comprador ha recibido la mercancía.

Si en el proceso de compra y venta hay una empresa que hace entrega de ese bien o producto, ésta también conserva una copia del albarán para demostrar que ha sido entregado y recepcionado el paquete.

No es un documento obligatorio y en ningún caso sustituye a una factura, por lo que no tiene validez fiscal. Pero para que tenga validez de garantía debe cumplir con determinados requisitos:

  • Lugar y fecha de emisión del alabarán
  • Código o número del documento
  • Datos identificativos de emisor y de receptor
  • Lugar y fecha de entrega
  • Firma y sello
  • Cantidad y descripción de productos/servicios

Entonces ¿qué lo diferencia de una factura al uso? Básicamente que no tiene por qué venir descrito el precio o valor del bien o servicio que contempla.

Albarán Valorado y Sin Valorar

Y no tiene por qué incluir ese precio porque, como decíamos anteriormente, se trata de un documento que no tiene valor fiscal. En el momento en el que un albarán sí incluye el precio por unidad de producto y el coste total de la transacción, estamos ante un Albarán Valorado.

Cuando solo contiene la descripción de los productos y la cantidad de los mismos, sin incluir condiciones económicas, estamos antes un Albarán Sin Valorar o No Valorado.

A parte de no incluir precios, le diferencian de las facturas que tampoco cumple funciones tributarias y que no es obligatorio en una transacción comercial. Factores determinantes e indispensables de la factura.

¿Cuándo es obligatorio conservar albaranes?

Lo normal es que la información que aporta el albarán se refleje posteriormente en una factura, que es garantía en sí misma de todo el proceso y además el documento con el que podrás deducir gastos o tributar el IVA.

Pero cuando la factura, en vez de reflejar la información que aparece en el albarán, lo menciona o hace referencia directamente a él, remitiendo a lo consignado en el mismo, tendrás la obligación de conservarlo del mismo modo que la propia factura y anexarlo a la misma.

Esto es algo que pasa habitualmente en las facturas recapitulativas. Aquellas en las que se incluye información relativa a distintas operaciones realizadas en diferentes fechas para un mismo destinatario, siempre que éstas se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural.

Ejemplo de albarán

Facturas recapitulativas y albaranes

Las facturas recapitulativas suelen ser utilizadas porque agilizan y simplifican los procesos de facturación. Se sustentan en la emisión de albaranes y, según la Agencia Tributaria (AEAT), cuando se recurre a ellas pueden pasar dos cosas:

  • Que la propia factura incluya de forma detallada la información de los albaranes, por lo que éstos pueden ser destruidos, no existe la obligación de conservarlos.
  • Que, la factura solo haga mención expresa a los mismos, pero no reproduzca su contenido.

En este segundo caso, sí existe la obligación de conservarlos del mismo modo que hay obligación de guardar la factura. Y es que la AEAT entiende que como en la factura existe la obligación de “describir las operaciones” y no se describe porque remite a la información consignada en los albaranes, estos son parte esencial de la propia factura.

Por tanto, los albaranes deberán conservarse debidamente anexados a dicha factura y quedan sujetos a sus mismas obligaciones de conservación. Dicho de otro modo, en este supuesto los albaranes deben conservarse con las facturas de las que forman parte.

Si, después de leer este artículo mantienes dudas acerca de la obligación de conservar los albaranes o prefieres que un especialista lleve tu facturación y olvidarte de todo este papeleo, no dejes de contactar con nuestra asesoría.