Claves para la externalización de tareas empresariales

La productividad, la competitividad, la rentabilidad y la calidad son aspectos que han de dirigir el servicio y el funcionamiento de cualquier empresa. Precisamente en pro de estos cuatro caballos de batalla puedes plantearte la externalización de algunas de las tareas de tu negocio. ¿Qué debes tener en cuenta para lanzarte a ello?, ¿qué rutinas son susceptibles de externalización?

¿Qué aspectos influyen en la externalización de tareas empresariales?

Antes de lanzarte a la piscina debes analizar el estado de situación y valorar los factores que van a facilitarte la toma de decisión. En la subcontratación de procesos internos o externos influye:

•  El tipo de tarea: ¿Qué pretendes externalizar? ¿La gestión de almacén, el servicio de mantenimiento, el departamento de ventas, un servicio complementario…? Pregúntate si el proceso es interno o externo; si forma parte de la producción, la comercialización o la administración; si se va a llevar a cabo dentro de tus instalaciones o fuera.
• La frecuencia de la tarea: Cuando se trata de una tarea que, lejos de ser rutinaria, se da ocasionalmente, las posibilidades de que contrates personal interno para ello son muy limitadas.
• El tamaño de la plantilla: Suele ocurrir que pequeñas empresas y autónomos cuenten con pocos recursos humanos; a veces el número de trabajadores es tan reducido que falta cualificación para aquellas tareas que no tienen que ver directamente con la actividad económica que se desarrolla.
• Los recursos económicos y costes asociados: Pregúntate que conlleva menor coste: si la contratación de personal para tareas complementarias o la diversificación de las mismas mediante la contratación de terceros.

¿Qué tareas empresariales son susceptibles de externalización?

A la hora de tercerizar tareas empresariales las más habituales son:

• Fiscalidad: Según el primer Estudio Nacional del Autónomo (ENA), más de el 50% de autónomos y pymes confían en los servicios de una asesoría fiscal para la gestión de su fiscalidad. Y es que cuando se trata rendir cuentas ante Hacienda no hay que tomar riesgos. La fiscalidad del autónomo es compleja; requiere conocimiento y experiencia en la materia.
• Contabilidad: La gestión contable de la actividad económica quita tiempo a autónomos y pymes que en muchos casos no cuentan con el conocimiento suficiente para garantizar lo mejores resultados. En aras de ello puedes contratar una empresa externa que gestione tu contabilidad; pero si facilitar información confidencial te hace desconfiar también puedes decantarte por un programa de facturación y contabilidad que te dé soporte.
• Recursos Humanos: Reclutamiento, formación, contratación, seguimiento… Son tantos los aspectos que inciden sobre las plantillas de trabajadores que externalizar todo o parte de ello es una opción muy socorrida. No pierdas tiempo en calcular costes sociales de un nuevo contrato o hacer nóminas mensuales. En el apartado de Recursos Humanos, también puedes recurrir a una asesoría laboral.
• Diseño gráfico, web y corporativo: Es fundamental asegurarte una buena proyección online y offline de tu marca pero hacerlo internamente es una empresa difícil si tu actividad no es propiamente el diseño. Por ello es del todo recomendable poner la imagen de tu negocio en manos expertas.
• Atención al cliente: Para ventas, para realizar encuestas u otras acciones comerciales. Contar con un servicio de call center controla la efectividad de esas acciones comerciales redundando en su productividad y rentabilidad. Además, los call center ofrecen especialización y escalabilidad en función de tus necesidades.
• Mantenimiento técnico: Contar con equipos informáticos requiere atención, cuidado y conocimiento. La labor del contratista en la externalización del mantemimiento para por las resolución de todos los problemas técnicos que puedas surgir .
• Protección de datos: Son numerosas las novedades legales sobre la protección de datos. Tanto el Reglamento Europeo como la Ley Orgánica de Protección de Datos han endurecido esta tarea que debe contar con la figura del delegado de protección de datos. También puedes optar por su externalización.

¿Qué tareas empresariales no se pueden subcontratar?

Como acabamos de leer hay un gran número de tareas que se pueden externalizar pero entre aquellas que de ninguna manera se han de subcontratar están las que forman parte del negocio principal y tienen un impacto directo. Estos tareas son precisamente las que nos hacen diferenciarnos de la competencia y confiarlos a un tercero, además de ser una decisión ilógica, te harían perder el control sobre el negocio y competitividad.