Los seguros sociales de los trabajadores: qué son y cómo se calculan

En este artículo web sobre los seguros sociales de los trabajadores te ofrecemos la siguiente información:

1. ¿Qué son los seguros sociales?
2. Las bases de cotización y los seguros sociales
3. ¿Cómo se calcula el coste de los seguros sociales?
4. ¿Quién tiene que pagar los seguros sociales?
5. ¿Cuándo se pagan los seguros sociales?
6. ¿Cómo se pagan los seguros sociales?
7. ¿Qué ocurre si no se paga a tiempo?
8. Ejemplo de cálculo de bases de cotización y seguros sociales

Uno de los aspectos más importantes de la legislación laboral española es la determinación de los llamados seguros sociales.

Se trata de aportaciones diseñadas para crear un escudo de protección para el empleado ante situaciones en las que pueda requerir apoyo o se encuentre sin ingresos.

Por ejemplo, al ocurrir una baja laboral por enfermedad o accidente, maternidad o paternidad e incluso a efectos de jubilación, la Seguridad Social se encargará de otorgar una prestación, pensión o ayuda monetaria.

Se trata de una responsabilidad de carácter obligatorio para empresarios y trabajadores. Cada caso requiere del análisis de diferentes aspectos que vamos a ver.

A continuación, te explicamos todos los detalles necesarios para entender y calcular el importe que corresponde pagar por concepto de cotización a la Seguridad Social y los correspondientes seguros sociales.

1. ¿Qué son los seguros sociales?

Los seguros sociales son todos aquellos pagos que realizan cada mes a la Seguridad Social tanto los empresarios como los trabajadores y empleados.

Su principal objetivo es actuar como fondo de cobertura ante posibles contingencias contempladas en la ley, en las cuales el trabajador no pueda ejercer sus actividades.

El total a pagar a razón de los Seguros Sociales dependerá de diversos factores como el salario del empleado, las bases de cotización y el porcentaje que le corresponde a cada una.

Además, la empresa y los empleados no contribuyen de igual forma, ni lo hacen para cubrir las mismas eventualidades.

Así pues, los trabajadores se encargan de cotizar únicamente por concepto de contingencias comunes, desempleo, horas extra y formación profesional.

Por su parte, los empresarios, además de las anteriores, también cotizan por contingencias profesionales y fondo de garantía salarial (FOGASA).

2. Las bases de cotización y los seguros sociales

Las bases de cotización son uno de los parámetros más importantes con los que hay que familiarizarse antes de poder calcular los seguros sociales.

Según lo establecido en el artículo 147 de la Ley General de la Seguridad Social,se definen como la retribución mensual en bruto que recibe un trabajador por parte de la empresa.

Abarca las horas trabajadas, las pagas extra prorrateadas y las vacaciones tanto retribuidas como no disfrutadas.

En el caso particular de los trabajadores por cuenta propia, la base de cotización la fija el mismo autónomo según su voluntad, de acuerdo con los beneficios que espera recibir.

Sin embargo, hay que mencionar que a partir de 2023 solo será posible acogerse a una base que corresponda con los ingresos reales.

De cualquier forma, a partir de ellas es que se estipulan porcentualmente las cuotas a pagar en la Seguridad Social.

Tipos de base de cotización

De acuerdo con lo establecido por la ley, existen tres tipos de bases de cotización:

• Por contingencias comunes.
  
  
• Por contingencias profesionales.
  
  
• Sujetas a retención de IRPF.

Aun así, para realizar los cálculos y trámites referentes a los Seguros Sociales solo se tienen en cuenta las dos primeras.

Base de cotización por contingencias comunes (BCCC)

Es aquella empleada para la estimación de prestaciones económicas por incapacidad temporal o permanente, viudedad y orfandad resultante de enfermedad común y accidente no laboral, maternidad, paternidad y pensión de jubilación.

A efectos de cálculo, comprende el salario base, los incentivos y los pluses que recibe el trabajador, a excepción de los de transporte u otros adicionales que así lo indiquen.

Base de cotización por contingencias profesionales

Se utiliza para la determinación de prestaciones por desempleo, riesgo durante el embarazo y la lactancia, incapacidad temporal o permanente, viudedad y orfandad derivadas de accidente laboral o enfermedad profesional.

Matemáticamente, se obtiene al sumar las horas extra trabajadas al resultado de la base por contingencias comunes.

3. ¿Cómo se calcula el coste de los seguros sociales?

El total a pagar por seguro social puede variar entre empleados y empleador, entre los mismos trabajadores e incluso mes a mes para una persona.

La razón principal es que su cálculo depende de la evaluación individual de ciertos factores que crean un escenario diferente para cada caso.

En este sentido, para que la cuota a ingresar sea la correcta hay que cumplir con los siguientes pasos.

Determinar las bases de cotización del empleado

Tal y como mencionamos en el apartado anterior, el cálculo de los seguros sociales requiere de la determinación de las bases de cotización por contingencias comunes y profesionales.

Para ello, se debe extraer de la nómina los datos requeridos y aplicar las siguientes ecuaciones:

• BCCC = salario base + complementos salariales sujetos a cotización + prorrateo de las pagas extras.
  
  

• Base de cotización por contingencias profesionales = BCCC + valor de horas extras realizadas.

Comprobar si la BCCC está dentro del rango mínimo y máximo

Para hacerlo, es necesario comparar el valor de BCCC obtenido con los topes mínimos y máximos del grupo profesional al que corresponda el empleado.

A continuación, proporcionamos una tabla con los límites de cotización para el año 2023:

Grupo	Categoría profesional	Base de cotización mínima (€/mes)	Base de cotización máxima (€/mes)
1	Ingenieros y licenciados	1.629,30	4.495,50
2	Ingenieros técnicos, peritos y ayudantes titulados	1.351,20	4.495,50
3	Jefes administrativos y de taller	1.175,40	4.495,50
4	Ayudantes no titulados	1.166,70	4.495,50
5	Oficiales administrativos	1.166,70	4.495,50
6	Subalternos	1.166,70	4.495,50
7	Auxiliares administrativos	1.166,70	4.495,50
8	Oficiales de primera y segunda	38,89	149,85
9	Oficiales de tercera y especialistas	38,89	149,85
10	Peones	38,89	149,85
11	Trabajadores menores de 18 años	38,89	149,85

Además, habrá que tener en cuenta las tablas salariales del convenio colectivo aplicable en cada empresa o sector, que normalmente se ubicarán entre estos importes mínimo y máximos.

Ten en cuenta que en ocasiones los mínimos establecidos por los convenios colectivos pueden ser superiores a los establecidos en la Ley de Presupuestos Generales del Estado.

Por su parte, todo aquel profesional dado de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) tendrá un límite inferior de cotización de 960,60 euros y uno máximo de 4.139,40 euros mensuales.

En este punto, es importante tener presente que:

• Si el resultado obtenido para la BCCC es inferior al tope más bajo, se debe tomar la base mínima.
  
  
• Si el resultado obtenido para la BCCC es mayor al tope más alto, se deberá trabajar en función a la base máxima.

Calcular los porcentajes de aportación

Una vez establecidas las bases, se determinan los totales porcentuales correspondientes a cada uno de los conceptos de cotización.

Para los empleados, dichos conceptos y porcentajes son:

• Contingencias comunes: 4,7% de la BCCC.
  
  
• Horas extras: si son de fuerza mayor, 2% del pago recibido por su realización. Si son de carácter normal, 4,7%.
  
  
• Desempleo: 1,55% de la base por contingencias profesionales en caso de contrato de duración indeterminada y 1,6% si es de duración determinada (tiempo parcial o completo).
  
  
• Formación profesional: 0,1% de la base por contingencias profesionales.

Por otra parte, los empresarios cotizan la Seguridad Social de sus trabajadores a razón de lo siguiente: 

• Contingencias comunes: 23,6% de la BCCC.
  
  
• Horas extras: 12% del pago recibido si son de fuerza mayor y 23,6% por el resto.
  
  
• Desempleo: 5,5% de la BCCC para contratos de duración indeterminada y 6,7% en los de tiempo parcial o completo.
  
  
• Formación profesional: 0,6% de la BCCC.
  
  
• FOGASA: 0,2% de la BCCC.

Contingencias profesionales: varía de acuerdo al trabajador y la actividad que realiza. El porcentaje se obtiene de la tabla de Tarifa de Primas publicada por la Seguridad Social.

Determinar el importe a pagar por trabajadores y empresarios

Finalmente, es posible saber la cuantía mensual que corresponde a ambas partes por separado al sumar cada uno de los totales obtenidos en el paso anterior.

4. ¿Quién tiene que pagar los seguros sociales?

En teoría, tanto los empresarios como los trabajadores en Régimen General o por cuenta propia están obligados a hacer aportaciones de los seguros sociales.

Sin embargo, son las empresas quienes se encargan de materializar los pagos frente a la Seguridad Social.

Para hacerlo, además de la cuantía propia que le corresponde como empleador, cada compañía opta porretener de las nóminas la cantidad que le toca pagar a sus empleados.

Cabe destacar que las empresas tienen también el deber de notificar a la Seguridad Social las fechas de alta y baja de sus trabajadores para evitar inconvenientes.

Así mismo, deberán compartir con su plantilla el origen del descuento que se les realiza.

Por otra parte, en el caso de los autónomos, son ellos mismos quienes se encargan de efectuar sus abonos por seguros sociales durante todos los meses del año.

5. ¿Cuándo se pagan los seguros sociales?

Los seguros sociales se pagan de manera mensual, durante los primeros 20 días del mes cuando la operación se realiza por domiciliación, o hasta el último día si es mediante transferencia bancaria.

Además, las cotizaciones a la Seguridad Social se inician al mes siguiente de su devengo.

Es decir, en el mes próximo a la aparición en la nómina de cada trabajador.

6. ¿Cómo se pagan los seguros sociales?

Para efectuar el pago, la empresa o autónomo tendrá que presentar dos modelos oficiales: el RLC (Relación de Liquidación de Cotizaciones)y el RNT (Relación Nominal de Trabajadores), antes conocidos como TC1 y TC2, respectivamente.

En cada uno de ellos, deberá plasmarse el conjunto de los trabajadores que han liquidado durante el mes en cuestión.

Luego, se presentan a la Seguridad Social vía telemática a través de su propia Sede Electrónica (SEDESS), mediante el Sistema RED o en alguna Oficina Recaudadora.

Como ves, la gestión laboral de un negocio es un proceso complejo y con múltiples aspectos y gestiones a las que prestar atención para no cometer errores. Por eso, lo mejor es externalizarlo y contar con la ayuda de profesionales expertos como los de la asesoría laboral de Infoautónomos.

7. ¿Qué ocurre si no se paga a tiempo?

Si por cualquier circunstancia se termina el plazo reglamentario y no se ha efectuado el pago de los seguros sociales, aún es posible hacerlo después, pero con cierto porcentaje adicional por la demora.

En concreto, si se presenta el RNT en el plazo reglamentario de los meses posteriores, los recargos serán:

• 3% si es en el próximo mes.
  
  
• 5% si es en el segundo mes.
  
  
• 10% si se paga al tercer mes.
  
  
• 20% si el abono ocurre en cualquiera de los meses posteriores al tercero.

Ahora bien, en el caso de no presentarse el RNT, se aplicará un recargo de un 20% si se cancela en el plazo establecido en la reclamación de deuda, o un 35% si se abona fuera de ese lapso de tiempo.

En este escenario se aplican los intereses correspondientes por retraso.

Por otro lado, también existe la posibilidad de solicitar un aplazamiento que permita el pago de las deudas fuera de las fechas reglamentarias.

Sin embargo, se trata de una modalidad parcial, ya que las cuotas referentes a accidentes laborales, enfermedades profesionales y las aportaciones de los trabajadores de régimen general y asimilado no se pueden aplazar bajo ninguna circunstancia.

8. Ejemplo de cálculo de bases de cotización y seguros sociales

Con el fin de que entiendas mejor cómo se realiza el cálculo de los seguros sociales, vamos a ayudarte con un ejemplo práctico.

Supongamos que un trabajador que se desempeña como auxiliar administrativo con jornada completa y contrato indefinido refleja los siguientes ingresos en la nómina de un mes en particular:

• Salario base: 1.400 euros/ mes.
  
  
• Plus de antigüedad: 150 euros.
  
  
• Plus de actividad establecido en contrato colectivo: 120 euros.
  
  
• Horas extraordinarias: 500 euros.

A partir de estos datos es posible determinar las bases de cotización usando las ecuaciones señaladas anteriormente:

BCCC = Salario base + Complementos salariales (pluses) + Prorrateo de las pagas extras*

BCCC = 1400 € + 150 € + 120 € + 233,3 €

BCCC = 1903,3 €

*Para determinar las pagas extras prorrateadas se debe multiplicar por 2 el salario base y luego dividir el resultado entre los 12 meses del año.

En relación con la base por contingencias profesionales, bastará con añadir el valor pagado por horas extras al resultado. Por lo tanto:

Base de cotización por contingencias profesionales = 1.903,3 € + 500 € = 2.403,3 €

A continuación, comparamos el valor obtenido de BCCC (1.903,3 euros) con el tope mínimo (1.166,70 euros) y el máximo (4.139,40 euros) del grupo 7 en la tabla de límites de base de cotización.

Como se encuentra dentro del rango, puede emplearse para la determinación de los porcentajes a pagar.

Por parte del empleado:

• Contingencias comunes: 4,7% x 1.903,3 € = 89,5 €.
  
  
• Horas extras: 4,7% x 500 € = 23,5 €
  
  
• Desempleo: 1,55% x 2.403,3 € = 37,3 €
  
  
• Formación profesional: 0,1% x 2.403,3 € = 2,4 €

Por parte de la empresa:  

• Contingencias comunes: 23,6% x 1.903,3 € = 449,2 €
  
  
• Horas extras:  23,6% x 500 € = 118 €
  
  
• Desempleo: 5,5% x 1.903,3 € = 104,7 €
  
  
• Formación profesional: 0,6% x 1.903,3 € = 11,4 €
  
  
• FOGASA: 0,2% x 1.903,3 € = 3,8 €
  
  
• Contingencias profesionales: 1,5% x 2.403,3 € = 36 €

Para finalizar, se suman los totales obtenidos y se obtiene que el coste de los seguros sociales para el empleado durante ese mes será de 152,7 euros.

Por su parte, la empresa pagará un total de 723,1 euros por ese trabajador.

El cálculo correcto de los seguros sociales es un procedimiento que puede resultar complicado si no se tienen conocimientos de los conceptos involucrados.

Sin embargo, su determinación y pago es de carácter obligatorio para empleadores y empleados.

La finalidad es garantizar un sistema de coberturas y prestaciones que brinde bienestar a los trabajadores en situaciones en las que se ve comprometida su capacidad de trabajar.

Asesoría laboral para autónomos